Office 365 ja SharePoint Online'iga on teil kõigi dokumentide jaoks tsentraliseeritud kodu. Saate neile dokumentidele juurde pääseda mitmest arvutist (või isegi mobiiltelefonist) ja mitme inimese kaudu. Olenemata sellest, kui palju inimesi või seadmeid dokumendile juurde pääseb, on SharePointis ainult üks dokumendi versioon.
Kuna SharePoint on pilves ja sellele pääseb juurde Interneti kaudu, vajate oma ettevõtte andmetele juurdepääsuks ainult Interneti-ühendust või mobiilivastuvõttu.
Tõeline ebatõhususe suurendaja on see, et dokumentide erinevad versioonid on kõikjal laiali. Teil võib tööl olla dokumendi üks versioon ja koduarvutis teine versioon ning sülearvutis veel üks versioon. Ka dokumentidel on halb komme paljuneda.
Kui saadate inimestele dokumendi e-kirjaga, salvestavad nad selle oma arvutisse ja teevad seejärel muudatusi. Väga kiiresti on olemas mitu dokumenti ja peaaegu võimatu on kindlaks teha, milline versioon sisaldab vajalikku teavet.
Lisaks dokumentidele võimaldab Office 365 sünkroonida kõiki oma e-kirju, kalendrit ja kontakte mitme seadmega. Kui kasutate Outlooki kodus ja kontoris, ei pea te kartma, et olete tööl kontakti otsides vales arvutis.
Te ei pea muretsema kohtumisest ilmajäämise pärast, sest kõik teie kasutatavad arvutid sünkroonitakse Exchange Online'iga. Tulemuseks on see, et teie kohtumised, e-kirjad ja kontaktid elavad pilves ja sünkroonitakse teie meiliprogrammiga.
Saate oma nutitelefoni sünkroonida ka Exchange Online'iga, et te ei oleks kunagi oma kohtumistest, kontaktidest ja e-kirjadest kaugel. See omadus on üks väärtuslikumaid.