Koosolekuid on igasuguse kuju ja suurusega ning ainus püsiv on see, et need täidavad meie ajakava. Kuna meil on nii palju koosolekuid, on oluline olla koosoleku korraldamisel, ajakavastamisel ja läbiviimisel võimalikult tõhus. Õnneks sisaldab Microsoft Teams mitmeid funktsioone, mis on koosoleku tõhustamiseks eriti kasulikud.
Kõige tavalisem tegevus, mida Microsoft Teamsis teen, on teiste inimestega vestlemine. Ja minu arvates on eriti abiks see, kui saan Teamsi koosoleku ajal kolleegidega vestelda. Grupivestlus luuakse automaatselt iga Teamsi koosoleku alguses, mis hõlmab kõiki koosolekul osalejaid. Ekraani paremasse serva ilmub vestlusaken. Sel ajal, kui koosolek toimub ning inimesed esinevad ja räägivad heliga, saavad teised inimesed vestlusaknas vestelda. See lihtne mehhanism osutub uskumatult võimsaks. Oletagem näiteks, et teil jäi saatejuhi öeldu kahe silma vahele. Selle asemel, et katkestada kogu koosolek ja paluda esinejal end korrata, võite lihtsalt sisestada vestluse ja paluda kelleltki vestluses selgitusi või lünka täita. Ma leian, et teen seda kogu aeg suurtel koosolekutel.
Pärast koosoleku lõppu on vestlus jätkuvalt aktiivne ja igaüks saab jätkata sõnumite postitamist. Korduvate koosolekute puhul kandub vestlus üle koosolekult koosolekule, nii et varasemate koosolekute kohta on alati salvestatud ja igaüks, kes on koosolekukutse saanud, saab eelseisvate koosolekute vestlusesse hüpata. Olen näinud, et suuremad ettevõtted kasutavad seda eelseisvate koosolekute päevakorrapunktide jälgimiseks. Inimesed postitavad korduvate koosolekute vestlusesse nädala jooksul ja seejärel vaatab meeskond koosoleku ajal vestluse üle ja arutab koosoleku ajal teemasid.
Mulle meeldib koosoleku ajal sõnumite märguanded välja lülitada, kui paljud inimesed vestlevad samal ajal, kui keegi räägib helis. Iga uue sõnumiga heliseb märguanne ja see võib minu arvates häirida. Sissetulevate sõnumite heli väljalülitamise valiku leiate seadete teavituste jaotisest. Klõpsake oma profiilipildil, mis kuvatakse Teamsi ekraani paremas ülanurgas, ja valige Seaded. Ilmuvas rippmenüüs valige Teavitused ja otsige jaotist Muu. Sealt leiate märguandehelide sätte, mille saate välja lülitada.
Ma ei oska öelda, mitu korda on koosoleku salvestus mu meeskonnale suurest peavalust säästnud. Salvestis jäädvustab kõik koosolekul toimunu. Salvestist saab jagada teistega, kes koosolekul ei osalenud, ja koosolekul osalenud isikud seda üle vaadata. Kui kõik mõistavad ja nõustuvad, et koosolekud salvestatakse, soovitan soojalt koosolekuid salvestada.
Teams ei luba teil privaatsuskaalutlustel kahe või vähema inimesega kõnet salvestada. Kui kõnes on rohkem kui kaks inimest, muutub see koosolekuks ja saate selle salvestada.
Teams teavitab koosolekul osalejaid salvestamise algusest. Siiski meeldib mulle veenduda, et kõik tunnevad end koosoleku lindistamisega täiesti selgelt ja mugavalt, et ei tekiks probleeme, mainides alguses, et kavatsen koosoleku salvestada.
Koosolekut on Teamsis lihtne salvestada. Salvestamise alustamiseks:
Liituge olemasoleva koosolekuga või alustage uut.
Avage koosoleku juhtelemendid, valides tööriistaribalt ellipsi.
Valige kuvatavast hüpikmenüüst Start Recording, nagu näidatud.
Teamsi koosoleku salvestamise alustamine.
Kui salvestamine algab, teavitatakse sellest kõiki koosolekul osalejaid.
Salvestamise lõpetamiseks klõpsake uuesti ellipsil ja valige Stop Recording.
Salvestamise saate lõpetada ka koosoleku lõpetamisega.
Salvestis tehakse koosolekukanalile kättesaadavaks, nagu näidatud. Kõik kanali liikmed saavad koosoleku vaatamiseks klõpsata salvestisel.
Koosoleku salvestise vaatamine kanalis.
Koosoleku salvestus on uskumatult võimas asi. Saate seda jagada teistega, kes ei saanud koosolekul osaleda, või kasutada seda tee peal arutatu ja/või otsustatu meeldetuletuseks. Salvestis ise asub teenuses nimega Microsoft Stream. Otselingi koosolekule saate, kui valite kanali salvestiselt ellipsi ja seejärel valite Hangi link, nagu näidatud. Lisaks saate salvestuse otse Streamis avada või isegi muuta salvestise kanalis oma vahekaardi.
Otselingi hankimine koosoleku salvestusele.
Kui ma koosolekul osalen, meeldib mulle mikrofoni vaigistada, kui ma just ei räägi. Nii ei kuule teised osalejad mingit taustamüra, mis minu ümber võib tekkida. Enamik inimesi järgib sama koosolekute etiketti, kuid kõik unustavad aeg-ajalt. Keegi võib küsida, kas igaüks võiks oma mikrofoni vaigistada, kuid see võib koosolekut segada.
Kui olete Teamsi koosolekul, saate teiste osalejate mikrofoni vaigistada. Olen seda korduvalt kasutanud, kui kellegi mikrofon võtab vastu taustamüra, näiteks haukuv koer, kuid ma ei taha koosolekut segada, paludes inimesel mikrofoni vaigistada.
Ühe koosolekul osaleja vaigistamiseks minge koosolekuakna paremas servas kuvatavasse koosoleku nimekirja, valige inimese nimi ja valige Summuta osaleja. Kõigi vaigistamiseks valige loendist Vaigista kõik. Mõlemad valikud on näidatud siin. Osalejaid, kelle vaigistate, teavitatakse, et nad vaigistasite, ja nad saavad igal ajal enda vaigistuse tühistada.
Teamsis koosolekul osaleja mikrofoni vaigistamine.
Pärast kellegi vaigistamist on hea mõte saata sellele inimesele privaatne vestlussõnum, et anda talle teada, et tegite seda. Peaaegu iga kord, kui olen seda teinud, tänab inimene mind ja annab teada, et ta jooksis lihtsalt kohvi võtma või vannituppa ja unustas mikrofoni vaigistada.
Mulle meeldib paindlikkus, mis annab võimaluse pidada koosolekuid meeskonnaliikmetega kõikjal, kus mul on Interneti-ühendus. Ja video kasutamine lisab koosolekule tohutult väärtust; samas toob see kaasa ka väljakutse. Mis saab siis, kui leiate end töötamast kuskil, mida te ei soovi, et kõik näeksid? Näiteks võtan sageli koosoleku kodust kaasa, selle asemel, et kontorisse jalutada. Kui ma oma köögilaua taga istun, näete taustal meie koheselt avatud sahver. See oleks suurepärane taust, kui osaleksin kokkadega kohtumisel, kuid see võib häirida mis tahes muud tüüpi kohtumist.
Teamsil on lahe funktsioon, mis võimaldab teil tausta hägustada, kuid videokõne ajal oma nägu fookuses hoida. Kõik koosolekul osalejad näevad teid selgelt, isegi kui liigutate oma pead rääkimise ajal, kuid kõik, mis on teie taga ja taustal, on hägune. Enam ei pea muretsema musta pesu pärast, sõna otseses mõttes, mis võib teie teadmata ilmuda!
Enne koosolekuga liitumist kuvatakse teile kaamera ja mikrofoni sisselülitamise lülitid. Nende lülitite vahel on, nagu näidatud, hägustamise lüliti, mida saate kasutada tausta hägundamiseks. Kui lülitate hägususe sisse, muutub teie taust uduseks, kuid teie nägu jääb fookusse. Kui olete juba koosolekuga liitunud, leiate hägustamise valiku hüpikmenüüst Rohkem toiminguid, nagu näidatud.
Tausta hägustamine enne Teamsi koosolekuga liitumist.
Tausta hägustamine pärast Teamsi koosolekuga liitumist.
Kui teil pole Teamsiga ühendatud hägustamisvalikut toetavat videokaamerat, ei näe te kaamera sisselülitamise ja tausta hägustamise lülitit. See on Teamsis ja üldiselt Microsofti toodetes levinud teema. Kasutajaliidese elemendid ilmuvad ja kaovad, kui vajalik komponent (nt hägustamisfunktsiooni toetav kaamera) pole ühendatud.
Koosoleku salvestamine sobib ideaalselt koosoleku jäädvustamiseks tervikuna, kuid praktilise asjana on koosoleku lõppedes tavaliselt vaja koosolekumärkmeid. Saate kasutada märkmeid, mida nimetatakse ka koosoleku protokollideks, et jäädvustada peamised otsused ja toimingud.
Teamsil on funktsioon, mis on mõeldud koosolekute märkmete jäädvustamiseks. Märkmeid jagatakse, et kõik koosolekul osalejad saaksid lisada ja vaadata märkmeid nende lisamise ajal. Ma ei oska öelda, mitu korda olen koosolekul osalenud ja keegi tegi märkmeid valesti. Lihtne suhtlemisviga võib kaasa tuua lainetuse. Kui kõik vaatavad koosoleku ajal koosolekumärkmeid üle ja lisavad neid reaalajas, väheneb kommunikatsioonihäirete võimalus oluliselt.
Saate lisada koosoleku kohta märkmeid enne koosoleku algust või koosoleku ajal. Kui koosolek oli seadistatud ja seotud Teamsi kanaliga, saate siseneda kanalisse ja arutada koosolekut seal. Kui koosolekul kanalit polnud, saate siiski märkmeid lisada.
Koosolekuelsete märkmete lisamiseks toimige järgmiselt.
Avage kalender ja valige koosolek, millele soovite märkmeid lisada.
Valige osalejatega vestlemiseks, nagu näidatud.
Teams loob koosoleku jaoks vestluse ja kõik koosolekul osalejad lisatakse sellele automaatselt. Kui koosolek toimub, on vestlus koosoleku osaks.
Koosolekule eelnevate märkmete lisamine.
Kui koosolek algab, saate koosolekule lisaks vestlusele lisada ametlikke märkmeid. Koosoleku märkmete avamiseks või märkmete tegemise alustamiseks toimige järgmiselt.
Valige koosoleku valikute menüüst suvand Kuva koosoleku märkmed.
Kui olete koosoleku jaoks juba märkmed loonud, avanevad koosoleku märkmed ekraani paremas servas, nagu näidatud. Või kui koosolekule pole veel märkmeid lisatud, on tal võimalus koosoleku kohta märkmeid luua pärast koosoleku algust, nagu näidatud. Uute koosoleku märkmete loomiseks jätkake 2. sammuga.
Klõpsake nuppu Tee märkmeid.
Meeskonnad loovad koosoleku jaoks koosoleku märkmed ja näete ekraani paremas servas uut märkmete jaotist. Nüüd saate lisada märkmeid või vaadata üle kõik enne koosoleku algust lisatud koosolekueelsed märkmed.
Koosoleku märkmete loomine Teamsi koosoleku jaoks.
Koosoleku märkmete ülevaatamine ja lisamine koosoleku ajal.
Kui lisate koosoleku märkmeid, teavitatakse kanali või koosoleku vestluse liikmeid, et kõik saaksid jälgida ja lisada oma märkmeid või vaadata üle olemasolevad märkmed.
Saate koosoleku märkmed isegi lisada koosolekule vahekaardina. Koosoleku märkmete vahekaardina lisamise võimaluse leiate, kui klõpsate märkmete ekraani ülaosas asuval ellipsil ja valite märkmete lisamise vahekaardina.
Koosoleku märkmete vaatamine vahekaardina.
Mõned kõige produktiivsemad kohtumised, mis mul oma karjääri jooksul on olnud, on grupi inimestega, kes seisavad tahvli ees ja visandavad ideid. See on suhtluse aspekt, mida on raske ületada. Microsoft on selle ära tundnud ja lisanud Teamsile funktsiooni nimega Whiteboard.
Microsoft Whiteboard on jagatud ekraan, mis võimaldab teil visandada diagramme. Ekraanil joonistamise viis sõltub teie seadmest. Kui kasutate tavalist lauaarvutit, kasutate hiirt või graafikatahvelarvutit, mis ühendab digitaalse pliiatsi arvutiga. Kui kasutate puuteekraaniga seadet, saate ekraanile joonistamiseks kasutada sõrme. Minu lemmikviis Teamsi tahvlil visandada on Surface'i sülearvuti pliiats. Minu arvates on see väga loomulik ja lihtne kasutada.
Tahvli funktsiooni kasutamiseks Teamsis toimige järgmiselt.
Liituge olemasoleva Teamsi koosolekuga või alustage uut.
Laiendage koosoleku juhtelementidest dialoogiboksi Jagamine, valides ikooni, mis näeb välja nagu arvutimonitor, mida läbib nool.
Ekraani alumine osa laieneb ja näete ekraani jagamise valikuid, ekraanil olevat akent või PowerPointi faili. Ekraani paremas servas näete valgetahvli valikut, nagu näidatud.
Valige Tahvel ja ekraan värskendatakse, kuvades digitaalse tahvli, nagu näidatud.
Saate valida pliiatsi värvi ja laiuse ning alustada ekraanile joonistamist. Kõik koosolekul osalejad näevad, mida te joonistate, ning nad saavad sisse hüpata ja lisada oma jooniseid või muuta olemasolevat joonist.
Tahvel püsib ka pärast koosolekut, nii et saate selle juurde alati tagasi pöörduda ja uusi visandeid lisada või olemasolevaid visandeid muuta. Kui olete tahvli aktiveerinud, kuvatakse see kanali või vestluse vahekaardina. Tahvli oleku saate igal ajal eksportida, klõpsates ekraani paremas ülanurgas sätete ikoonil ja valides Ekspordi pilt. Mulle meeldib seda teha, et tahvel lukustada ja igal ajahetkel olekut jäädvustada. See on sama, mis füüsilise tahvli pildistamine, et veenduda, et joonis on käepärast, juhuks kui keegi tuleb ja selle kustutab.
Tahvli avamine jagamiskastist Teamsi koosolekul.
Teamsis jagatud digitaalsel tahvlil visandamine.
Igal Teamsi meeskonnal on digitaalne tahvel, mida saab koosolekutel kasutada.
Ekraani jagamine on üks minu lemmikaspekte digitaalsel koosolekul. Ma kasutan ekraani jagamist kogu aeg. Kasutan ekraani jagamist isegi siis, kui inimesed, kellega jagamist vajan, on minuga samas ruumis. Ilma ekraani jagamiseta peaksin laskma kõigil mu arvuti ümber kobiseda, et saaksin neile oma ekraani näidata. Ekraani jagamisega saan jagada seda, mida ma oma ekraanil näen, ja nemad näevad seda oma ekraanidel.
Palju lihtsam on vaadata oma arvutiekraani kui vaadata üle kellegi teise õla. Teamsi kasutades saate oma ekraani teistega jagada ja nemad saavad oma ekraani teiega jagada.
Teamsi koosoleku ajal saate jagada kogu ekraani, konkreetset akent, PowerPointi esitlust või tahvlit (seda käsitleti eelmises jaotises). Mulle isiklikult meeldib koosolekul jagada ainult seda akent või PowerPointi slaidi, millest ma räägin. Näiteks kui ma näitan veebisaiti, jagan kogu töölaua asemel veebibrauseri akent. Kui ma käin läbi PowerPointi esitluse, jagan lihtsalt PowerPointi akent.
On palju põhjuseid, miks te ei soovi kuvada kogu oma töölauda. Näiteks võib teie digitaalne töölaud olla segamini erinevate failidega, mida parasjagu korraldate. Või võib teil olla tundlikku materjali, mida kõik koosolekul osalejad ei peaks nägema ega salvestama. Olenemata põhjusest saate jagada just seda, millele soovite, et meeskond keskenduks, ja jätta ülejäänud töölaua varjatuks.
Töölaua, akna või PowerPointi esitluse jagamiseks toimige järgmiselt.
Liituge olemasoleva Teamsi koosolekuga või alustage uut.
Laiendage koosoleku juhtelementidest dialoogiboksi Jagamine, valides ikooni, mis näeb välja nagu arvutimonitor, mida läbib nool.
Ekraani alumine osa laieneb ja näete ekraani jagamise valikuid, ekraanil olevat akent või PowerPointi faili.
Valige suvand, mida soovite koosolekuga jagada.
Punane kast näitab, mida teistega jagatakse, et teaksite täpselt, mida nad näevad.
Esitamise lõpetamiseks valige kuvaakna ülaosas nupp Stop Presenting, nagu näidatud.
PowerPointi esitluse jagamine Teamsi koosoleku ajal.
Eelmises jaotises saate teada, kuidas oma ekraani teistega jagada. Samuti võite lasta kellelgi teisel teie ekraani üle võtta või paluda kellegi teise ekraani juhtimise enda kätte võtta. Kui võtate Teamsi kaudu kontrolli teise inimese ekraani üle, saate selle inimese hiirt ringi liigutada ja tema ekraanile oma hiire ja klaviatuuri abil teksti kirjutada. Kasutan seda sageli, kui tahan kellelegi näidata, kuidas midagi tema arvutis teha.
Keegi ei saa ilma teie loata teie ekraani üle kontrolli võtta. Kui keegi soovib teie ekraani üle kontrolli võtta, kuvatakse teade, mis küsib, kas soovite lubada inimesel teie ekraani üle kontrolli võtta või mitte. Kui kiidate taotluse heaks, saab see inimene juhtida teie hiirt teie ekraanil; aga kui keeldute taotlusest, ei saa see inimene kontrolli üle võtta.
Jagatud ekraani juhtimise andmiseks valige jagamisala ülaosas kuvatav nupp Andke juhtimine. Kui valite selle nupu, kuvatakse rippmenüü, mis loetleb kõik koosolekul osalejad. Saate valida, kellele anda oma ekraani juhtimine. Saate kontrolli tagasi võtta sama meetodiga.
Mulle meeldivad enamiku koosolekute jaoks Teamsi vaikeseaded. Meeskonnad teevad sageli nutikaid otsuseid ja vahetavad inimeste põhiekraanil näitamise ja esitluse kuvamise vahel põhiekraanil. Meeskonnad tuvastavad ka, kes räägib, ja suurendavad selle inimese videot, et saaksite kõnelevale inimesele keskenduda.
Siiski võite soovida võtta kontrolli enda kätte ja muuta seda, kuidas te asjadele vaatate. Saate lülituda inimeste ja esitluste vahel, klõpsates osalejate videotel või esitlustel. Samuti võite võtta osaleja video ja kinnitada selle nii, et see oleks alati kuvatud. Mõnikord meeldib mulle mõni video Teamsist välja tõsta ja teisele monitorile lohistada. Kogu see paindlikkus tagab, et saate koosolekut oma vajadustele vastavaks kohandada.
Koosoleku ajal on enamik Teamsi ekraane pühendatud koosolekule. See on väärtuslik, kui soovite keskenduda koosolekule. Siiski saate koosoleku ajal kasutada ka teisi Teamsi osi. Näiteks kui on suur koosolek, mida pean pealt kuulama, kuid mitte kogu tähelepanu koondama, vähendan koosolekut ja kasutan teisi Teamsi osi. Koosoleku minimeerimine on sama lihtne, kui klõpsata mõnel muul Teamsi osal, näiteks teisel kanalil või vestlusel. Kui klõpsate koosolekust väljaspool, minimeerib Teams koosoleku automaatselt väikeseks aknaks vasakpoolse navigeerimispaani ülaosas, nagu näidatud. Koosolekule naasmiseks ja ekraanil kuvatava akna maksimeerimiseks klõpsake lihtsalt koosolekuaknas.
Meeskondade koosolek, mis on viidud miinimumini.
Kui olete esitluse ajal PowerPointi slaididele joonistamiseks kasutanud pliiatsit või markerit, saate joonised järgmise esitluse jaoks salvestada või need kustutada, nii et järgmisel näitamisel alustate puhaste PowerPointi slaididega. Pliiatsi ja markeri jooniste kustutamiseks järgige neid juhiseid: joonte kustutamine […]
Style'i teek sisaldab CSS-faile, XSL-faile ja eelmääratletud mallilehtede, lehepaigutuste ja juhtelementide poolt kasutatavaid pilte rakenduses SharePoint 2010. CSS-failide leidmiseks avaldamissaidi stiiliteegist: valige saidi toimingud → vaade. Kogu saidi sisu. Ilmub saidi sisu. Style raamatukogu asub […]
Ärge uputage oma publikut tohutute numbritega. Microsoft Excelis saate parandada oma armatuurlaudade ja aruannete loetavust, vormindades numbrid tuhandetes või miljonites.
Siit saate teada, kuidas kasutada SharePointi suhtlusvõrgustiku tööriistu, mis võimaldavad üksikisikutel ja rühmadel suhelda, koostööd teha, jagada ja ühendada.
Julia kuupäevi kasutatakse tootmiskeskkondades sageli ajatemplina ja partiinumbri kiirviitena. Seda tüüpi kuupäevade kodeerimine võimaldab jaemüüjatel, tarbijatel ja teenindusagentidel tuvastada toote valmistamise aja ja seega toote vanuse. Juliuse kuupäevi kasutatakse ka programmeerimises, sõjaväes ja astronoomias. Erinevad […]
Veebirakenduse saate luua rakenduses Access 2016. Mis siis ikkagi on veebirakendus? Noh, veeb tähendab, et see on võrgus ja rakendus on lihtsalt "rakenduse" lühend. Kohandatud veebirakendus on veebipõhine andmebaasirakendus, millele pääseb ligi brauseri abil pilvest. Loote ja hooldate veebirakendust töölaua versioonis […]
Enamik SharePoint 2010 lehti kuvab lehe vasakus servas kiirkäivitusribal navigeerimislinkide loendi. Kiirkäivitusribal kuvatakse lingid saidi esiletoodud sisule (nt loendid, teegid, saidid ja avaldamislehed). Kiirkäivitusribal on kaks väga olulist linki: link kogu saidi sisu: […]
Lihtsate ülesannete puhul leiab Exceli lahendaja tavaliselt kiiresti eesmärgifunktsiooni jaoks optimaalsed Lahendaja muutuja väärtused. Kuid mõnel juhul on Solveril raskusi sihtfunktsiooni optimeerivate Solveri muutuja väärtuste leidmisega. Sellistel juhtudel kuvab Solver tavaliselt teate või veateate, mis kirjeldab või arutab probleemi, mida […]
Saate hõlpsasti eemaldada arvutatud välju ja üksusi Exceli liigendtabelist. Arvutatud välja eemaldamiseks klõpsake liigendtabelis lahtrit. Seejärel klõpsake vahekaardi Analüüsi käsku Fields, Items & Sets ja valige kuvatavast alammenüüst Arvutatud väli. Kui Excel kuvab dialoogiboksi Arvutatud välja lisamine, valige […]
Sildid on märksõnad, mille määrate sisule. Lehtede sildistamine teistega jagamiseks on sotsiaalne järjehoidja ning see on veebis väga populaarne ja SharePointis lihtne. Kui olete kunagi kasutanud saiti nagu Delicious, teate juba, kuidas sotsiaalne järjehoidja töötab. Kuna rohkem inimesi määrab samu silte, muutuvad sildid viisiks […]
