SharePointi saidi haldamine

G haldamine on saanud omamoodi halva räpi, osaliselt seetõttu, et see on seotud viimaste aastate pangandusskandaalidega. Inimesed kuulevad seda sõna ja muutuvad närviliseks ja ärevaks, eriti kui keegi teeb ettepaneku valitseda, mis neid mõjutab. Kuid hästi koostatud SharePointi veebisaidi halduskava ei tähenda inimeste piiramist; tegelikult sisaldab see täpselt nii palju üksikasju, et tagada teatav järjepidevuse ja järelevalve tase. Veebisaidi haldamine hõlmab inimesi, poliitikaid ja protsesse, mis teie saiti loovad. Teie juhtimine aitab teil välja mõelda, kuidas rakendada kõiki parimaid uusi SharePointi funktsioone.

Ebaõnnestumine pole valik (ei vaata kõrvale ega vilista)

Üks Microsofti peamisi SharePointi tootedraivereid oli eesmärk anda suurem kontroll ja konfigureerimine kasutajate kätte; SharePoint loodi inimeste platvormiks.

Ja inimesed, nagu olete ilmselt märganud, kipuvad olema ettearvamatud. Nii et SharePoint + inimloomus = kaos. Varem või hiljem põhjustab saitide ja alamsaitide, tegevusviiside, metaandmete märgistamise ja rakendamise ning dokumentide haldamise viiside kontrollimatu levik tõesti väga kohmaka SharePointi installi. Sel hetkel valitsemise kindlakstegemine ja rakendamine võib olla pettumust valmistav.

See on pikk viis öelda, et varem või hiljem peate juhtimisega tegelema. Kasutage seda nõuannet: muutke SharePointi juhtimine esmatähtsaks ja alustage kohe.

Juhtkonna sisseostu ja toe saamine

Edukatel juhtimisplaanidel on tavaliselt nähtav advokaat, kes neid toetab ja edastab. Nii et leidke tegevjuht, keda sisse osta. Teil ei ole liiga raske aega juhtkonna poole pöörduda; nad on juba investeerinud võimsasse SharePointi platvormi ja tõenäoliselt toetab see funktsioone, mis on teie organisatsiooni edu jaoks üliolulised. Koostage juhtkonna tugi ja kasutage seda toetust, et juhtida juhtimiskomiteede moodustamist ja selles osalemist.

Tõhusa juhtimisrühma loomine

IT-meeskond domineerib tavaliselt juhtimiskomiteedes; nad peavad haldama serveriruumi, tegelema turvagruppidega ja juurutama uusi funktsioone. Need on piisavad motivatsioonid, et vormistada suur osa sellest, mida nad SharePointiga teevad. Kuid täielikult või isegi suures osas IT-ressurssidest koosnev juhtimiskomitee ei vii teid sinna, kuhu vajate.

Lisaks teie tegevsponsorile peaks teie juhtimisrühm esindama mitmekesist kombinatsiooni:

• Kaasake ettevõtte esindajad. Teabetöötajad, kes kasutavad sageli SharePointi, on parimal positsioonil realistlike juhtimispoliitikate koostamiseks ja ka juhtimislünkade tuvastamiseks.
• Kaasake esindajad kõigist vastavuspiirkondadest. Nad võivad propageerida juhtimist, mis soodustab teie ettevõtet mõjutavate eeskirjade järgimist.
• Värbage inimesi ettevõtte suhtlusest ja koolitustest. Need inimesed on heas positsioonis mitte ainult tegelemaks juhtimisega sellistes valdkondades nagu bränding, vaid võivad aidata koostada ka juhtimisotsuste avalikustamise plaani ja pakkuda nende otsuste toetamiseks organisatsiooniliste muudatuste juhtimist.

Õige taseme leidmine

Ärge püüdke tuvastada ega käsitleda kõike, mida keegi võib SharePointiga teha; pakkuma kaitsepiirdeid, et suunata oma kasutajaid sobivatele asjadele, mida teha või vältida. Need asjad on organisatsiooniti erinevad; pole maagilist nimekirja, millega tegeleda. (Suuremad organisatsioonid vajavad tavaliselt rohkem juhtimist kui väiksemad organisatsioonid.)

Aja jooksul avastab teie juhtimisrühm valdkonnad, mis vajavad valitsemist, ja see aitab kaasa, kui teil on juba olemas selge protsess, mille alusel ja kus vajaduse korral valitsemist ettepanekuid teha, hinnata ja rakendada.

Sinu, minu, meie: otsustamine, kellele mida kuulub

Alustage juhtimistööd, mõeldes sellele, kes: kes mida saab teha? Kellele mida kuulub? Näiteks võite alustada tuvastamisest, kes saavad pakkuda tipptasemel saite ja kes alamsaite. Või kes peaks määrama, kuhu teatud tüüpi dokumendid kuuluvad. Või kes otsustab, mis uut sisutüüpi väärib (ja kellele selle muudatused kuuluvad).

Kui teil on globaalne navigeerimine, tehke kindlaks, kes otsustab, mis sinna läheb. Ja nii edasi. Kes soovitab, kuidas, nii et võite seda järgmisena kaaluda.

Üks meie lemmikjuhtimisharjutusi on oma juhtimisrühma kodulehe kuvamine ekraanile. Seejärel küsige, kellel on õigus lehte uuendada. Kuna avaleht viitab tavaliselt nii paljudele teistele lehtedele, viib see loomulikult arutelu portaali muudesse valdkondadesse, mis vajavad omandiõigust.

(Uuesti) sotsiaalvõrgustike poliitikate külastamine

Kui teil on sotsiaalmeedia juhtimisplaan, võib see olla välja töötatud väliste suhtlusvõrgustike tööriistade juhtimiseks; kui see nii on, peate selle SharePointi kontekstis uuesti üle vaatama.

Kui sotsiaalmeedia, näiteks kiirsuhtlus, hakkas levima, lukustasid paljud ettevõtted nendele rakendustele Interneti-juurdepääsu kartuses, mida töötajad ütlevad ja kui palju aega nad nende kasutamisele raiskavad. Samuti suhtuti kahtlustavalt Interneti arutelutahvlitesse ja wikidesse ning nende ümber kerkisid kõikvõimalikud ettevõtete reeglid ja eeskirjad, muutes paljud ettevõtete sisevõrgud rohkem vanglateks. Aja jooksul arendasid mõned ettevõtted juhtimist selle ümber, millal ja kuidas töötajad ettevõtte ajal välist suhtlusvõrgustikku kasutasid või ettevõtte nime kasutades. Eesmärk oli hoida kõik keskendunud dokumentidele ja andmetele ning minimeerida inimestevahelist suhtlust.

Lõpuks mõistsid tulevikku mõtlevad organisatsioonid, et üksikisikute vahelise mitteametliku suhtluse aktiivne hõlbustamine võib organisatsioonile kasuks tulla, muutes teabevahetuse tõhusamaks, paljastades varjatud ekspertteadmiste kogumid ja (oh, muide) tunnistades, et inimesed on sotsiaalsed olendid, kes vajavad teatud inimkontakt, et tunda end tööl õnnelikuna.

SharePoint integreerib reaalses maailmas kasutatava sotsiaalmeedia komponendid töökohale. Ja töötajate võimalus mitte ainult suhelda oma eakaaslastega, vaid kasutada ka ettevõtte heakskiidetud tööriista (SharePoint), et jälgida töökaaslaste tegevusi (reaalajas voogude ja Twitteri-laadsete mikroblogimise olekuvärskenduste kaudu), vahetada kaaslastega arvamusi (sotsiaalse märgistamise ja reitingud) ja kogumiteave (wikid) kujutab endast olulist muutust võrreldes välise sotsiaalmeediaga. Seega, kui teil on sotsiaalmeedia osas konkreetne juhtimispoliitika, vaadake seda sisekommunikatsiooni kontekstis uuesti. Tõenäoliselt avastate, et vajate täiesti uut strateegiat.

Disain ja bränding

Olenemata sellest, kas teie SharePoint on siseportaal või avalik veebisait, peaks liides peegeldama teie ettevõtte kuvandit, kujutama endast teatud tasemel kujundust ja pakkuma kasutajatele ühtset navigeerimisskeemi, mis aitab neil orienteeruda.

Teie juhtimiskava peaks käsitlema välimust ja olemust ning seda, kuidas sellised asjad nagu globaalne navigeerimine teie saidil püsivad.

Sisuhaldus

Metaandmed, sisutüübid ja taksonoomiad (oh imet!) võivad aidata vähendada üleliigse, kuid pisut erineva teabe katku.

SharePointi installi sisuhalduse ärakasutamiseks soodustage metaandmete ja asjade märgistamise järjepidevust. Sisutüübid on suurepärane viis tagada, et sarnasele sisule rakendatakse järjepidevalt põhimärgendeid, muutes sisu hõlpsamini leitavaks, taaskasutatavaks ja filtreeritavaks. Seega tuvastage peamised metaandmed, mis tuleb sisutüüpide kaudu vormistada ja SharePointi saitidel rakendada, ning seejärel arendage nende ümber juhtimine.

Veebiosade taaskasutamine

Üks SharePointi suurepäraseid omadusi on asjaolu, et keegi saab luua tõeliselt kasuliku veebiosa ning seejärel eksportida ja importida selle mujale kasutamiseks. Veebist on allalaadimiseks saadaval palju kolmandate osapoolte veebiosi. Kahjuks sisaldavad mõned veebiosad pahatahtlikku koodi, mis võib tekitada turvaprobleeme või lihtsalt ei tööta nii, nagu reklaamitakse. Samuti võivad isegi mõned sisemiselt arendatud veebiosad tekitada probleeme, kui need võimaldavad kasutajatel neid konfigureerida. Kui olete valmis kasutama kolmanda osapoole veebiosa, vaadake kindlasti hea mainega ettevõtet, kellel on palju SharePointi teadmisi.

Veebiosad tuleb enne SharePointi saitidele lisamist kontrollida. Töötage välja juhtimine selle kohta, kuidas neid testitakse ja heaks kiidetakse, kuidas muudatuste kontrollimise protsess välja näeb ning kuidas need välja antakse ja kättesaadavaks tehakse.

Asjade ajakohasena hoidmine: veebioperatsioonide juhtimine

Veebioperatsioonide haldamine on teie SharePointi saitide hooldus ja toitmine. Võib-olla on lihtne pidada SharePointi saite määratletud alguse, keskpaiga ja lõpuga projektidena. Kuid tegelikult on need orgaanilisemad. Veebisaidid on nagu elusolendid, mis aja jooksul kasvavad ja muutuvad. Nagu dekoratiivsed hekid, vajavad nad pügamist ja hooldust või väljuvad nad üsna kiiresti kontrolli alt.

Mida rohkem liiklust teie sait näeb, seda olulisem on selle hooldusega kursis olla. Veebioperatsioonide juhid kasutavad oksakääre, mis kujundavad SharePointi nii, et need peegeldaksid ettevõtte strateegilist visiooni ja tehnilisi eesmärke, tagades samas, et asjad, nagu näiteks linkide töötamise kontrollimine või ebaolulise või aegunud sisu tuvastamine ja kustutamine, saavad tehtud. Peate määrama rohelise pöidlaga kellegi, kes teie SharePointi saiti pügab ja kasta.