Outlook 2002 annab teile võimaluse seadistada rühmi nii, et saate vaadata kõigi rühmaliikmete ajakavasid vaid mõne hiireklõpsuga. Näiteks saate luua rühma, mis sisaldab kõiki teie projektimeeskonna liikmeid; Kui plaanite regulaarselt koosolekuid kogu meeskonnaga, saate kõiki neid ajakavasid kiiresti vaadata, et leida koosolekuaeg, kui need kõik on saadaval. Ajakavade saamiseks ei pea enam meeskonnaliikmete nimesid ükshaaval sisestama. Ja enam ei pea meeles pidama iga meeskonnaliikme nime – ja paratamatult jäetakse keegi nimekirjast välja!
Grupi ajakavade täielikuks kasutamiseks peavad kõigi rühmaliikmete kalendrid olema avalikuks vaatamiseks saadaval. Võtke ühendust oma organisatsiooni infosüsteemide guruga, et näha, kas teil on ajakavadele avalik juurdepääs.
Kõigi rühma ajakavade vaatamiseks toimige järgmiselt.
1. Avage oma Outlook 2002 kalender.
2. Valige Toimingud, Vaata rühmagraafikuid. Ilmub dialoogiboks Rühmaplaanid, kus on loetletud kõik teie loodud rühmad.
Kui te pole veel gruppe loonud, klõpsake selleks nuppu Uus. Või võite vanad rühmad oma loendist kustutada.
3. Topeltklõpsake rühma, mida soovite vaadata, või tõstke rühm esile ja klõpsake nuppu Ava.
Ilmub ajakava aken, mis näitab kõiki rühmaliikmete ajakavasid. Saate grupi liikmeid lisada ja kustutada.
4. Rühmas tehtud muudatuste salvestamiseks klõpsake nuppu Salvesta ja sulge.
Saate isegi koosolekuid ajastada rühma ajakava aknast. Lihtsalt tõstke esile aeg, mil kõik on saadaval, ja seejärel klõpsake käsul Koosta koosolek ja valige Tee koosolek kõigile. Ilmub uus kohtumise aken, kus väljal Saaja on kõigi rühmaliikmete nimed. Soovi korral muutke teemat ja lisage sõnum ning seejärel klõpsake kõigi rühma liikmete koosolekule kutsumiseks nuppu Saada.