Rõõmsa ja terve kontaktide kausta säilitamine Outlookis

Patoloogias, mis uurib haigusi ja nende edasikandumist, on kontakt isik, kes edastab nakkushaiguse, kuid Outlookis on kontakt inimene, kelle kohta teavet hoiate. Teavet kontaktide kohta hoitakse kaustas Kontaktid. See kaust on ülivõimsusega aadressiraamat. Sellel on kohad inimeste nimede, aadresside, telefoninumbrite, e-posti aadresside, veebilehtede, piiparinumbrite, sünnipäevade, tähtpäevade, hüüdnimede ja muu kraami salvestamiseks. Kui adresseerite e-kirja, saate aadressi otse kaustast Kontaktid, et olla kindel, et aadress on õigesti sisestatud.

Kontaktide kaust on täpselt nii hea ja põhjalik, kui palju on sinna sisestatud teave kontaktide kohta. Nendel lehtedel selgitatakse, kuidas sisestada kontakti kohta teavet ja värskendada teavet, kui see juhtub muutuma.

Uue kontakti sisestamine kausta Kontaktid

Kellegi lisamiseks kontaktide loendisse avage kaust Kontaktid ja alustage ühega järgmistest.

• Klõpsake nuppu Uus kontakt.

• Vajutage Ctrl+N (kontaktide kausta aknas) või Ctrl+Shift+C.

• Valige Fail -> Uus -> Kontakt.

Näete kontaktivormi. Sellel vormil on kohad, kuhu saab sisestada peaaegu kõik, mida inimese kohta teada on vaja, välja arvatud tema armuelu ja salapahed. Sisestage kogu teave, mida soovite salvestada, pidades silmas järgmisi liiklusreegleid.

• Täisnimed, aadressid ja nii edasi: kuigi teil võib tekkida kiusatus lihtsalt aadresse, telefoninumbreid, nimesid ja nii edasi tekstikastidesse sisestada, ärge seda tehke! Nime sisestamiseks klõpsake vahekaardil Üldine nuppu Täisnimi. Aadressi sisestamiseks dialoogiboksis Kontrolli aadressi klõpsake nuppu Ettevõte või Kodu. Nuppudel klõpsates ja dialoogiboksidesse andmeid sisestades lubate Outlookil eraldada nimede, aadresside ja telefoninumbrite komponendid. Sellisena saab Outlook nimesid ja aadresse hõlpsamini sortida ning kasutada nimesid ja aadresse masspostituste ja massimeilide allikana Microsoft Wordiga.

• Ettevõtte, mitte isiku andmete sisestamisel jätke väli Täisnimi tühjaks ja sisestage väljale Ettevõte ettevõtte nimi.

• Teie jaoks oluline teave: kui näib, et vormil pole kohta teatud tüüpi teabe sisestamiseks, proovige klõpsata kolmnurga nuppu ja valida hüpikmenüüst uus teabekategooria. Kui soovite sisestada ettevõtte aadressi asemel koduaadressi, klõpsake nuppu Ettevõtte kõrval oleval kolmnurga nupul ja valige Kodu.

• Fail kui: avage rippmenüü Fail kui ja valige kontakti kaustas Kontaktid salvestamise valik. Kontaktid esitatakse tähestikulises järjekorras perekonnanime, eesnime, ettevõtte nime või nende kolme kombinatsiooni järgi. Valige suvand, mis kirjeldab kõige paremini seda, kuidas soovite kontakti kaustast Kontaktid leida.

• Postiaadressid : kui säilitate kontakti jaoks rohkem kui ühe aadressi, kuvage aadress, millele soovite kirju saata, ja märkige ruut See on postiaadress.

• E-posti aadressid: iga kontakti jaoks saate sisestada kuni kolm e-posti aadressi (klõpsake kolmnurga nuppu ja valige teise või kolmanda aadressi sisestamiseks E-post 2 või E-post 3). Outlook näitab tekstiväljal Kuva kui, kuidas näeb välja meilisõnumite rida Saaja, kui saadate kontaktile meilisõnumi. Vaikimisi kuvatakse real Saaja kontakti nimi, millele järgneb sulgudes tema e-posti aadress. Küll aga saate tekstiväljale Display As sisestada mida iganes soovite ja kui millegi muu sisestamine aitab meiliaadresse eristada, sisestage midagi muud. Näiteks sisestage Lydia – Isiklik, et saaksite aru, millal saadate e-kirja Lydia isiklikule aadressile, mitte tema ettevõtte aadressile.

• Fotod: kontaktivormile digifoto lisamiseks klõpsake nuppu Lisa kontakti foto ja dialoogiboksis Lisa kontakti pilt valige pilt ja klõpsake nuppu OK.

Kindlasti kirjutage vahekaardile Üldine paar sõna, et kirjeldada, kuidas ja kus kontaktiga kohtusite. Kui saabub aeg kontaktide loendist Kontaktid välja rookida, aitab kirjelduste lugemine otsustada, keda rohitakse ja keda mitte.

Kui olete teabe sisestamise lõpetanud, klõpsake nuppu Salvesta ja sulge. Kui teil on kontaktandmete sisestamisega kiire, klõpsake nuppu Salvesta ja uus. See avab tühja vormi, et saaksite salvestada teavet teise kontakti kohta.

Siin on kiire viis teile meilisõnumi saatnud inimese kontaktandmete sisestamiseks: avage sõnum, paremklõpsake saatja nimel real Saaja ja valige kiirmenüüst käsk Lisa Outlooki kontaktidesse. Näete kontaktivormi. Sisestage võimalusel saatja kohta lisateavet ja klõpsake nuppu Salvesta ja sulge.

E-posti ja aadresside importimine teisest programmist

Oletame, et kasutasite oma meili- ja kontaktaadresside haldamiseks Outlook Expressi, Eudorat või Lotus Organizerit, kuid nüüd olete muutunud Outlooki teisendajaks. Mida teete teises programmis olevate e-kirjade ning nimede ja aadressidega? Sa ei saa lasta neil seal lihtsalt istuda. Saate need Outlooki importida ja jätkata sealt, kus pooleli jäite.

E-posti ja kontaktaadresside importimiseks mõnest teisest programmist valige kõigepealt File –> Import and Export. Näete impordi- ja ekspordiviisardit. Edasine tegevus sõltub sellest, kus te nüüd oma e-posti ja aadressi jälgite:

• Outlook Express: valige Import Internet Mail and Addresses ja klõpsake nuppu Edasi. Dialoogiboksis Outlooki imporditööriist valige Outlook Express, märkige ruudud, et otsustada, mida eksportida (post, aadressid ja/või reeglid), ja klõpsake uuesti nuppu Edasi. Järgmises dialoogiboksis valige suvandid, et otsustada, mida teha duplikaatkirjetega; seejärel klõpsake nuppu Lõpeta.

• Eudora: valige Import Internet Mail and Addresses ja klõpsake nuppu Edasi. Valige dialoogiboksis Outlooki imporditööriist Eudora, valige suvandid, et otsustada, mida teha duplikaatkirjetega, ja klõpsake uuesti nuppu Edasi. Valige dialoogiboksis Browser for Folder fail, kus Eudora andmeid hoitakse, ja klõpsake nuppu OK.

• Lotus Organizer: valige Import teisest programmist või failist, klõpsake nuppu Edasi, valige Lotus Organizeri versioon (4.x või 5.x) ja klõpsake uuesti nuppu Edasi. Kui klõpsate edasiliikumise ajal nuppu Edasi, küsitakse teilt, kuidas käsitleda dubleerivaid üksusi, leida Lotus Organizeri andmefail ja valida Outlooki kaust, kuhu andmed sisestada.

Outlook ei installi mõnda impordi- ja ekspordifiltrit automaatselt. Outlook võib paluda teil sisestada Office'i CD, et see saaks filtri installida.