Pidev õppimine Microsoft Project 2019 projektidest

Ärge arvake, et Microsoft Project 2019 on lihtsalt hiiglaslik elektrooniline ülesannete loend; pigem on see keerukas tööriist, mida kasutatakse projektide haldamiseks. Ja selle juhtimise loogiline kõrvalsaadus on fantastiline teabevaramus, mille abil saate saada kõrgema kvalifikatsiooniga projekti kasutajaks – ja seega ka pädevamaks projektijuhiks .

Pärast viimase projektiga seotud memo saatmist ja ülemuse viimase kiituse või kriitika vastuvõtmist leidke hetk, et Microsofti projekti ajakava veel kord üle vaadata.

Vaadake projekt üle

Te ei mõista oma esimese, teise või isegi kolmanda projekti käigus kõiki projektijuhtimise aspekte. Kuid tunnete end oma oskustega mugavamalt. Samuti ei mõista te oma esimese projekti Microsoft Projecti ajakava kõiki nüansse. Te ei avasta isegi oma teise projekti käigus kõiki Projecti võimalusi. Kuid järk-järgult, kui omandate projektide haldamise ja Projecti kasutamise läbi ja lõhki, rakendate projektijuhtimise oskusi tõhusamalt ja omandate Projecti genereeritud teabe hõlpsamini – ja saate kiiremini aru, kuidas see aitab teil vigu vältida. tulevaste projektide kohta.

Vaadake iga projekt iga etapi lõpus ja projekti lõpus üle, et näha, mida tegite õigesti ja mida valesti. Seejärel saate avastatut kasutada oma oskuste parandamiseks järgmises projektis.

Kui ilmneb suur risk või probleem või kui toimub ettenägematu oluline muutus, on hea mõte teha ülevaatus elutsükli iga faasi lõpus.

Õppige oma vigadest

Teate, mida nad ütlevad: kui te ajalugu ei uuri, olete määratud seda kordama. Ja vea kordamine on viimane asi, mida projekti haldades teha tahate.

Projekti läbivaatamisel kaaluge neid strateegiaid:

• Võrrelge esialgset algplaani tegeliku lõpliku tegevusega, nagu näidatud. Isegi kui lõite drastiliste muutustega kohanemiseks vahe- või algplaanid, vaadake kõige suuremat lõhet selle vahel, mida esialgses plaanis eeldasite ja mis juhtus. See strateegia võib olla parim viis näha valdkondi, kus kipute kõige rohkem alahindama või kus muutused projekti ulatuses põhjustasid dramaatilisi muutusi.
• Vaadake üle oma ülesannete kohta tehtud märkmed, et meelde tuletada esilekerkinud muudatusi või probleeme. Sisestage Gantti diagrammi lehele veerg nimega Märkused ja lugege kõiki märkmeid ühe korraga.
• Pange tähele, millised ressursid ei suutnud lubatuid täita; kui te neid juhite, andke neile konstruktiivset tagasisidet. Kui te ressursse ei halda, tehke nende töökiiruse ja kvaliteedi kohta märkmeid, et aidata tulevaste ülesannete täitmisel. Pange tähele ka seda, millised välistarnijad ei toiminud ootuspäraselt (ja teisaldage need lepingute loendi lõppu).
• Hinnake oma suhtlust salvestatud meilides või memodes. Tehke kindlaks, kas andsite meeskonnale tõhusaks tööks piisavalt teavet ja kas teavitasite juhtkonda projekti probleemidest õigeaegselt.
• Hinnake tagasisidet oma ülemuselt, klientidelt ja teistelt sidusrühmadelt. Tehke kindlaks, kas üldised piirangud, nagu projekti eelarve või tulemused, on projekti käigus dramaatiliselt muutunud. Küsige, kas lõppkasutajad jäid projekti lõpuleviimise ja lõpptoote tarnimise kiirusega rahule. Küsige meeskonna toimivuse kohta nende vaatenurgast ja selle kohta, kas nad loodavad teile mõne muu sarnase projekti juhtimisel.

Lähte- ja tegelikud arvud.

Andke meeskonnale ülevaade

Ükski projekt ei ole ühe inimese provints. Isegi kui keegi teine ​​projektiplaani kunagi ei puudutanud, andis teie meeskond siiski sellesse plaani sisendit nende tegevustundide ja teabe kaudu, mida nad teile projekti käigus edastasid.

Suhtlusprotsessi täpsustamiseks järgige neid soovitusi.

• Küsige meeskonnaliikmetelt tegeliku tegevuse aruandluse edukuse kohta. Kas saatsite ressursside teabe kogumiseks meile, ajakava märkmeid või kasutasite Project Web Appi tööriistu (nt ajatabelit)? Kas kaalusite võrgukoostöö kõigi eeliste ärakasutamist? Kas peaksite seda järgmise projekti puhul tegema?
• Tehke kindlaks, kas teie meeskond hindab teie suhtlust sagedaseks ja põhjalikuks. Kas jagasite ressurssidega liiga vähe teavet projekti kohta või uputasite neid liiga palju? Kas saatsite lihtsaid aruandeid projekti konkreetsete aspektide kohta või saatsite terveid (tühilikke) projektifaile? Kas juhtkond tundis, et teie projekti aruandlus oli nende vajaduste jaoks piisav? Kas peaksite õppima paremini ära kasutama muud tarkvara, nagu Excel ja Visio, millele pääsete juurde visuaalsete aruannete kaudu?

Võrrelge projekti versioone

Projektijuhid eelistavad mõnikord salvestada projektiplaanide uusi versioone, mitte töötada vaheplaanidega. See lähenemisviis võib toimida, kuid see ei võimalda projekti ajalugu ühte projektifaili jäädvustada. Pole tähtis – projekti versioonide võrdlemise funktsioon võimaldab teil näha kahe projektiplaani faili erinevusi. Need failid võivad olla kas ühe projekti plaani kaks erinevat versiooni või failid kahe erineva projekti jaoks, mis juhtuvad olema sarnased.

Seda meetodit saate kasutada lõpetatud projekti sündmuste ülevaatamiseks või sarnaste uute projektide võrdlemiseks nende ehitamise ajal. Valmis võrdlusaruanne näitab graafiliselt projekti erinevusi ja annab aruande funktsioonide tuvastamiseks legendi.

Projektis kahe faili võrdlemiseks toimige järgmiselt.

Avage fail, mida soovite võrrelda.
Aktiivset faili peetakse praeguseks projektiks.

Klõpsake vahekaardi Aruanne nuppu Võrdle projekte rühmas Projekt.
Kuvatakse dialoogiboks Projekti versioonide võrdlemine, nagu näidatud.

Projekti versioonide võrdlemine.

Kui võrreldavat faili ei kuvata ripploendis Võrdle praegust projekti (failinimi) selle eelmise versiooniga, klõpsake sobiva faili otsimiseks ja valimiseks nuppu Sirvi.
Valitud faili loetakse eelmiseks projektiks.

Muude kui kuvatavate vaiketabelite tabelite võrdlemiseks valige ripploendist Task Table ja Resource Table vastavad tabelid.

Klõpsake nuppu OK.

Kui näete teadet, mis näitab, et teil on võrdlemiseks liiga palju veerge, klõpsake jätkamiseks nuppu OK.
Projekt käivitab võrdluse ja kuvab võrdlusaruande, nagu näidatud. Võrdlusaruanne kuvatakse ülemisel paanil ja üksikud projektifailid kuvatakse kahel alumisel paanil. Vasakpoolne legend kirjeldab aruande veerus Indikaatorid olevaid sümboleid.

Projektide võrdlemine.

Klõpsake vahekaardi Võrdle projekte jaotises Vaade nuppu Ressursi võrdlus.
Võrdlusaruande paan muutub ressursiteabe kuvamiseks.

Paani sulgemiseks klõpsake paanil Legend for Comparison Report (Võrdlusaruande legend) nuppu Sule võrdlus (X).
Klõpsake kiirjuurdepääsu tööriistaribal nuppu Salvesta ja andke failile nimi nii, et järgmisel korral, kui soovite seda võrdlusaruannet vaadata, oleksid projektid ja väljad juba seadistatud.

Toetudes Microsoft Project Successile

Kuigi inimloomus sunnib inimesi sageli tarbetult keskenduma projektist tulenevatele puudustele, on tõsiasi, et olete tõenäoliselt palju asju hästi teinud . Enne mõne teise projekti planeerimist soovite positiivsed küljed salvestada kuhugi, mida saate hiljem hõlpsasti leida.

Loo mall

Üks võimalus praegusest projektist teabe salvestamiseks on luua mall, mis on lihtsalt salvestatav fail, mis sisaldab sätteid, mida soovite kopeerida. Kui avate malli, saate selle salvestada projektidokumendina uue nimega ja kõigi nende sätetega, mis on juba sisse ehitatud.

Projekt sisaldab oma malle tavapäraste projektitüüpide jaoks, kuid iga projekti saate mallina salvestada. Kui kordate projektis sageli samu ülesandeid – nagu teevad inimesed paljudes tööstusharudes –, säästate aega nende ülesannete uuesti loomisel.

Mallid võivad lisaks projekti mis tahes ülesannetele sisaldada nende ülesannete kohta mis tahes või kõiki seda tüüpi teavet.

• Kogu teave iga lähtetaseme kohta
• Tegelikud väärtused
• Kõigi ressursside hinnad
• Püsikulud

Saate salvestada kogu selle teabe või ainult valitud üksused. Näiteks kui loote arvukalt püsikulusid (nt seadmed) ja ressursse koos seotud määradega (ja kasutate neid enamikes projektides), saate salvestada malli ainult püsikulude ja ressursimääradega.

Faili mallina salvestamiseks toimige järgmiselt.

Avage fail, mida soovite salvestada, ja seejärel valige Fail → Salvesta nimega.

Valige paanil Salvesta ja sünkroonimine, kuhu soovite malli salvestada.
Saate selle salvestada SharePointi, arvutisse, pilve või muusse lisatavasse asukohta.

Liikuge kohta, kuhu soovite malli salvestada.
Kuvatakse dialoogiboks Salvesta nimega, nagu näidatud.

Faili salvestamine mallina.

Rippmenüüst Save As Type valige Project Template (*.mpt).
Pidage meeles, et seda faililaiendit ei kuvata, kui te pole määranud Windowsi faililaiendeid kuvama.

Klõpsake nuppu Salvesta.
Teil palutakse valida andmete tüüp, mida soovite mallist eemaldada, näiteks kõigi lähteväärtuste väärtused, tegelikud väärtused jne. Märkige ruudud, mida soovite mallis salvestada, ja klõpsake nuppu Salvesta.
Microsoft salvestab mallid keskkausta nimega Mallid.

Õppige Microsofti projektikorraldajat

Projekti imeliselt paindlik olemus võimaldab teil kohandada paljusid sätteid, nagu tabeleid, filtreid, vaateid ja aruandeid. Näiteks saate luua eraldi andmetabeleid, mida kuvada lehtede paane sisaldavates vaadetes. Samuti saate luua eraldi filtreid, aruandeid ja kalendreid. Kui teil on mingisugune elu, ei pruugi te soovida veeta õhtuid, et järgmise projekti raames kõiki neid elemente uuesti luua. Selle asemel kasutage nende kopeerimiseks teistesse projektifailidesse korraldajat.

Saate kasutada korraldajat teabe kopeerimiseks ühest failist teise. Kopeeritava teabe korrastamiseks on üheksa vahekaarti.

• Vaated
• Aruanded
• Moodulid
• Tabelid
• Filtrid
• Kalendrid
• Kaardid
• Väljad
• Rühmad

Kui soovite muuta praeguses failis loodud kohandatud üksuse kõigis projektiplaanifailides kasutamiseks kättesaadavaks, kasutage üksuse kopeerimiseks globaalsesse malli Global.mpt korraldajat. Kuigi mõned üksused kopeeritakse vaikimisi korraldajasse, pole kunagi valus tagada, et olulised üksused sinna salvestatakse.

Korraldaja kasutamiseks järgige neid samme:

Avage projekt, millest soovite üksusi kopeerida, ja projekt, kuhu üksusi kopeerida.

Failis, kuhu soovite kopeerida, valige Fail → Info.
Avaneb lavatagune vaade, mis näitab üldiseid failivalikuid.

Klõpsake nuppu Organiseeri globaalne mall.
Kuvatakse dialoogiboks Korraldaja, nagu näidatud.

Dialoogiboks Korraldaja.

Klõpsake kopeeritava teabe tüübi vahekaarti.

Klõpsake vasakpoolses veerus real, millelt kopeerida.
Vaikimisi valib Project vasakpoolse loendi jaoks malli Global.mpt ja parempoolse loendi jaoks faili, millest avate korraldaja. Kui soovite selle asemel kopeerida üksusi teisest avatud failist, valige see, klõpsates paremal faililoendi all olevat ripploendit. (Sõltuvalt kuvatavast vahekaardilt võib ripploendi nimeks olla Vaated Saadaval, Rühmad Saadaval, Aruanded Saadaval jne.)

Klõpsake nuppu Kopeeri.
Üksus kuvatakse parempoolses loendis.

(Valikuline) Oma loodud kohandatud üksuse ümbernimetamiseks
(a) klõpsake seda parempoolses loendis ja seejärel nuppu Nimeta ümber.
(b) Sisestage kuvatavasse dialoogiboksi Ümbernimetamine uus nimi ja seejärel klõpsake nuppu OK.

Täiendavate üksuste kopeerimiseks samale vahelehele korrake samme 5 ja 6.

Üksuse kopeerimiseks teisele vahelehele korrake samme 4–8.

Kui olete üksuste ühest failist teise kopeerimise lõpetanud, klõpsake nuppu Sule (X).

Ärge nimetage korraldaja vaikeelemente ümber. Nende ümbernimetamine võib põhjustada tõrkeid ja tõrkeid, näiteks võimetust kuvada konkreetset vaadet.