Peamised küsimused, mida küsida enne Exceli armatuurlaua levitamist

Enne valmis Exceli armatuurlaua väljasaatmist tasub aega tagasi astuda ja esitada mõned võtmeküsimused. Kasutage neid küsimusi enne armatuurlaua levitamist kontrollnimekirjana.

Kas teie armatuurlaud esitab õiget teavet?

Vaadake esitatavat teavet ja tehke kindlaks, kas see vastab nõuete kogumise käigus tuvastatud armatuurlaua eesmärgile. Ärge kartke armatuurlaua eesmärki oma põhikasutajatega uuesti selgitada. Soovite vältida armatuurlaua ehitamist vaakumisse. Lubage mõnel testkasutajal iteratsioone selle arendamise ajal näha. Nii jääb suhtlus avatuks ja te ei lähe liiga kaugele vales suunas.

Kas kõigel teie armatuurlaual on eesmärk?

Vaadake ausalt, kui palju teavet teie armatuurlaual ei toeta selle peamist eesmärki. Armatuurlaua võimalikult väärtuslikuks hoidmiseks ei tohiks te seda lahjendada meeldivate andmetega, mis on huvitavad, kuid mitte kasutatavad.

Kui andmed ei toeta armatuurlaua põhieesmärki, jätke need välja. Miski ei ütle, et peate lehel iga tühja ruumi täitma.

Kas teie armatuurlaual kuvatakse põhiteade silmatorkavalt?

Igal armatuurlaual on üks või mitu võtmesõnumit. Soovite tagada, et need sõnumid oleksid nähtaval kohal. Kontrollimaks, kas armatuurlaual olevad põhisõnumid on silmapaistvad, seisake armatuurlaua vaatamise ajal tagasi ja kissitage silmi. Vaadake kõrvale ja seejärel mitu korda armatuurlauda. Mis sulle esimesena välja kargab? Kui need ei ole peamised komponendid, mida soovite kuvada, peate midagi muutma.

Siin on mõned toimingud, mida saate teha, et tagada oma põhikomponentide esiletõstmine.

• Asetage armatuurlaua põhikomponendid lehe vasakusse ülaossa või keskele. Uuringud näitavad, et need alad tõmbavad enim tähelepanu pikemaks perioodiks.

• Vähendage ääriste, taustade ja muude armatuurlaua alasid määravate elementide rõhutamist. Proovige armatuurlaua eraldamiseks kasutada komponentide vahelist loomulikku valget ruumi. Kui äärised on vajalikud, vormindage need oma andmetest heledamateks toonideks.

• Vormindage sildid ja muu tekst teie andmetest heledamates toonides. Heledate värvidega sildid annavad teie kasutajatele vajalikku teavet, ilma et nad häiriksid neid kuvatavast teabest.

Kas saate seda armatuurlauda hooldada?

Armatuurlaua värskendamisel ja armatuurlaua ümberehitamisel on suur erinevus. Enne kui äsja valminud armsa välimusega armatuurlaua õhinal välja saadate, mõelge korraks sellise armatuurlaua hooldusele. Tahad mõelda uuenduste sagedusele ja sellele, milliseid protsesse pead iga kord andmete uuendamisel läbima. Kui see on ühekordne aruandlussündmus, seadke see ootus oma kasutajatele. Kui teate, et sellest saab korduv aruanne, peaksite enne mis tahes ajakavaga nõustumist tõesti kokku leppima arendusaja, värskendamise intervallide ja etapiviiside.

Kas teie armatuurlaual on selgelt näha selle ulatus ja säilivusaeg?

Armatuurlaud peaks selgelt määratlema selle ulatuse ja säilivusaja. See tähendab, et igaüks peaks saama teie armatuurlauda vaadata ja teadma, mis perioodiga see on oluline, ja armatuurlaual oleva teabe ulatust. See taandub mõnele lihtsale asjale, mida saate oma armatuurlaudade ja aruannete tõhusaks märgistamiseks teha.

• Lisage armatuurlauale alati ajatempel. See vähendab segadust sama armatuurlaua või aruande levitamisel igakuiste või iganädalaste osamaksetena.

• Lisage alati tekst, mis näitab, millal meetmete andmed laaditi. Paljudel juhtudel on andmete ajastus mõõtmise analüüsimisel kriitiline teave.

• Kasutage oma armatuurlaual iga komponendi jaoks kirjeldavaid pealkirju. Vältige kindlasti salapäraseid pealkirju, milles on palju akronüüme ja sümboleid.

Kas teie armatuurlaud on hästi dokumenteeritud?

Oluline on oma armatuurlaud ja selle taga olev andmemudel dokumenteerida. Igaüks, kes on kunagi Exceli töölehte pärinud, teab, kui keeruline võib olla aruandesse kuuluvate erinevate analüütiliste keerdude tõlkimine. Kui teil veab, on andmemudel piisavalt väike, et seda nädala pärast kokku panna. Kui teil nii ei vea, peate kogu mudelist loobuma ja alustama nullist.

Dokumentatsioon ei pea isegi olema hifalutin uhke kraam. Mõned lihtsad asjad võivad teie armatuurlaua dokumenteerimiseks aidata.

• Lisage oma andmemudelile vahekaart Mudelikaart. Vahekaart Mudelikaart on eraldi leht, mille abil saate teha kokkuvõtte andmemudeli võtmevahemikest ja täpsustada, kuidas iga vahemik suhtleb viimase esitluskihi aruandluskomponentidega.

• Kasutage kommentaare ja silte rohkelt. On hämmastav, kuidas mõned selgitavad kommentaarid ja sildid aitavad teie mudelit selgitada isegi pärast seda, kui olete oma andmemudelist pikka aega eemal olnud.

• Kasutage andmemudeli vahemike tuvastamiseks värve. Värvide kasutamine andmemudelis võimaldab teil kiiresti vaadata lahtrite vahemikku ja saada põhilisi andmeid selle vahemiku toimimise kohta. Iga värv võib tähistada vahemiku tüüpi. Näiteks võib kollane tähistada etapitabeleid, hall võib tähistada valemeid ja lilla võib tähistada võrdlustabeleid.

Kas teie armatuurlaud on kasutajasõbralik?

Enne armatuurlaua levitamist peate veenduma, et see on kasutajasõbralik. Pole raske ära arvata, mida kasutajasõbralikkus tähendab:

• Intuitiivne: teie armatuurlaud peaks olema intuitiivne kellelegi, kes pole seda kunagi näinud. Katsetage seda kellegi peal ja küsige sellelt inimeselt, kas see on mõttekas. Kui peate hakkama selgitama, mida armatuurlaud ütleb, on midagi valesti. Kas armatuurlaud vajab rohkem silte, vähem keerulisi diagramme, paremat paigutust, rohkem andmeid, vähem andmeid? Hea mõte on saada tagasisidet mitmelt kasutajalt.

• Lihtne navigeerida: kui teie armatuurlaud on dünaamiline ja võimaldab interaktiivsust makrode või pivot-tabelitega, veenduge, et navigeerimine toimiks hästi. Kas kasutaja peab oma andmete juurde pääsemiseks klõpsama mitmes kohas? Kas puurimiste arv on sobiv? Kas ühelt vaatelt teisele lülitumine võtab liiga kaua aega? Jällegi testige oma armatuurlauda mitme kasutaja peal. Ja kindlasti testige kõiki interaktiivseid armatuurlaua funktsioone mitmes muus arvutis peale teie.

• Prindib korralikult: miski pole tüütum kui armatuurlaua printimine, kui avastate, et armatuurlaua looja ei võtnud aega selle korrektse printimise tagamiseks. Määrake kindlasti oma Exceli failide prindisuvandid, et armatuurlauad prindiksid õigesti.

Kas teie armatuurlaud on täpne?

Miski ei tapa armatuurlauda ega aruannet kiiremini kui arusaam, et sellel olevad andmed on ebatäpsed. Ma ei saa teile öelda, kuidas teha kindlaks, kas teie andmed on täpsed. Siiski saate esile tõsta kolm tegurit, mis annavad tunnistust, et armatuurlaud on täpne:

• Kooskõla autoriteetsete allikatega: on ilmne, et kui teie andmed ei ühti teiste aruandlusallikatega, on teil andmete usaldusväärsuse probleem – eriti kui neid teisi allikaid peetakse autoriteetseteks allikateks. Olge teadlik andmeallikatest, mida teie organisatsioonis peetakse evangeeliumiks. Kui teie armatuurlaud sisaldab andmeid, mis on seotud usaldusväärse allikaga, võrrelge järjepidevuse tagamiseks oma andmeid selle allikaga.

• Sisemine järjepidevus: pole kunagi lõbus selgitada, miks teie armatuurlaua üks osa sama armatuurlaua teiste osadega ei võngu. Soovite tagada oma armatuurlaua sisemise järjepidevuse. Veenduge, et teie armatuurlaua eri piirkondades olevad võrreldavad komponendid oleksid üksteisega kooskõlas. Kui on põhjust ebajärjekindluseks, märkige need põhjused selgelt ära. On hämmastav, kui hästi lihtne märge lahendab küsimusi andmete kohta.

• Isiklik kogemus: kas olete kunagi näinud kedagi aruannet vaadates ütlemas: "See ei tundu õige?" Nad kasutavad andmete usaldusväärsuse hindamiseks seda, mida mõned inimesed nimetavad kõhutundeks. Keegi ei vaata numbreid vaakumis. Kui vaatate mis tahes analüüsi, toote endaga kaasa aastatepikkused isiklikud teadmised, suhtlemine ja kogemused. Kasutate neid kogemusi alateadlikult teabe hindamisel. Armatuurlaua täpsuse määramisel võtke arvesse organisatsiooni "anekdootlikke teadmisi". Võimalusel näidake oma juhtpaneeli mõnele oma ettevõtte sisueksperdile.