Päeviku suvandite määramine rakenduses Outlook 2002

StarDaten 2002: On , kapten Starship Enterprise ustavalt muudab igapäevased sissekanded tähtede samamoodi. Kapten salvestab teavet planeetide kohta, mida meeskond on uurinud, tulnukate kohta, kellega nad on võidelnud, ja veidratest nähtustest, mida nad on täheldanud sügavas kosmoses, kus ükski mees (või naine) pole varem käinud!

Nüüd on sinu kord. Nii nagu Enterprise'i kapten , saate salvestada oma igapäevast suhtlust võõraste olenditega veidrates keskkondades ja stressirohketes tingimustes, isegi kui kummalised olendid on kõik teie enda kontoris. Outlook Journal on teie tärnilogi.

Kahtlemata kasutavad galaktika kõrged räpased kapteni logi kohutavalt oluliste asjade jaoks, kuid teie päevik teenib teid otsesemalt. Mõnikord, kui teil on vaja leida dokument või vestluse salvestis, ei mäleta te, mida te dokumendile nimetasite või kuhu selle salvestasite, kuid mäletate, millal üksuse lõite või kätte saite. Sel juhul võite minna Ajakirja ja vaadata kuupäeva, millal meenub esemega tegelemine, ja leida, mida vajate.

Ajakirja kasulikuks kasutamiseks peate seda siiski kasutama. Saate määrata Outlooki tegema päevikukirjeid peaaegu kõige kohta, mida teete, või saate päeviku täielikult välja lülitada ja sinna sissekandeid mitte teha. Kui te ei pane midagi ajakirja, ei saa te midagi välja.

Milline on lihtsaim viis ajakirja sissekandeid teha? Ära tee midagi. Journal salvestab automaatselt kõik dokumendid, mille loote, redigeerite või prindite mis tahes Office XP rakenduses. Ajakiri jälgib automaatselt ka meilisõnumeid, koosolekukutseid ja vastuseid ning ülesannete taotlusi ja vastuseid. Mõnel muul programmil peale Microsoft Office'i rakenduste on ka võimalus ajakirjas kandeid teha, kuid seda funktsiooni kasutatakse kõige sagedamini Office XP programmidega.

Siin on konks: peate Outlookile ütlema, et soovite automaatse päeviku salvestamise sisse lülitada. (Hea küll, nii et peate midagi tegema.) Õnneks, kui te pole päeviku automaatse salvestamise funktsiooni aktiveerinud, küsib Outlook 2002 teilt iga kord, kui klõpsate päeviku ikoonil, kas soovite selle funktsiooni sisse lülitada.

Ajakirja automaatse salvestamise funktsiooni sisselülitamiseks toimige järgmiselt.

1. Valige Tööriistad–>Valikud.

Ilmub dialoogiboks Valikud.

2. Klõpsake nuppu Päeviku valikud.

Kuvatakse dialoogiboks Päeviku suvandid (nagu on näidatud joonisel 1), kus on märkeruudud kõigi tegevuste tüüpide jaoks, mida saate automaatselt salvestada, ja kõigi inimeste nimed, kelle jaoks saate automaatselt tehinguid (nt meilid) salvestada.

Joonis 1: Dialoogiboks Päeviku suvandid.

3. Klõpsake nende üksuste ja failide märkeruudu märkimiseks, mida soovite automaatselt salvestada, ning kontaktide jaoks, kelle kohta soovite teavet salvestada.

Inimeste loend väljal Nendele kontaktidele on sama, mis teie kontaktide loendis olevate inimeste loend. Saate käsitsi luua päevikukirjeid inimestele, kes pole teie kontaktide loendis; vaadake järgmist jaotist "Outlooki üksuse salvestamine päevikusse käsitsi".

Kui lisate moodulis Kontaktid oma kontaktide loendisse nimesid, ei määrata neid nimesid ajakirjas automaatseks salvestamiseks. Peate kontrollima nime dialoogiboksis Päeviku suvandid või avama kontaktikirje, klõpsama vahekaarti Päevik ja märkima, et salvestada nende kontaktide päevikukirjed automaatselt.

4. Klõpsake nuppu OK.

Ajakiri salvestab automaatselt need üksused ja failid, mille valisite nimetatud kontaktide jaoks.

Outlooki üksuse salvestamine päevikusse käsitsi

Kui te ei soovi oma päevikut segada kõike automaatselt salvestades, saate valitud üksused käsitsi sisestada – lohistage need lihtsalt päeviku ikoonile. Näiteks ei pruugi te soovida salvestada iga tehingut potentsiaalse kliendiga enne, kui olete kindel, et teete selle kliendiga äri. Saate lohistada asjakohased e-kirjad ajakirjale ja säilitada tõsised päringud. Kui alustate uue kliendiga äritegevust, saate seadistada automaatse salvestamise.

Üksuste käsitsi salvestamiseks päevikusse toimige järgmiselt.

1. Lohistage kirje, mida soovite salvestada (nt meilisõnum), ikooni Päevik.

Ilmub päevikukirje vorm (vt joonis 2). Vormi allosas on ikoon, mis tähistab salvestatavat üksust koos üksuse nimega.

Joonis 2: Päeviku kanne, mille tekstikasti on lisatud e-kirja otsetee.

2. Sisestage teave, mida soovite salvestada.

Siiski ei pea te midagi salvestama. Ekraani allservas olev tekstikast annab teile ruumi endale märkmete tegemiseks, kui soovite seda kasutada.

3. Klõpsake nuppu Salvesta ja sulge.

Teie salvestatud kirje sisestatakse päevikusse.

Dokumendi salvestamine ajakirjas

Kui teie lemmikprogrammi (nt joonistus- või töölaua avaldamise programm) ei kuvata nende programmide loendis, mis võivad ajakirjas automaatseid sissekandeid teha, pole kõik kadunud – saate lohistada dokumendid Outlooki kaustast Minu arvuti kausta Päeviku kaust, et luua ka nende programmide failide jaoks päevikukirjeid. Kuna päevik suudab jälgida mitut tüüpi teavet dokumendi kohta peale kuupäeva ja kellaaja (nt klient, teema ja mõned märkmed), saate päeviku abil jälgida faile, mille loote programmides, mis ei ole osa. Microsoft Office'ist. Kui otsustasite, et Outlook loob teie Office XP rakenduste jaoks automaatselt päevikukirjeid, ei pea te Office XP dokumentide jaoks kandeid tegema.

Dokumendi salvestamiseks päevikusse toimige järgmiselt.

1. Klõpsake Outlooki riba eraldusriba Muud otseteed.

Kuvatakse rühma Muud otseteed ikoonid, sealhulgas ikoon Minu arvuti.

2. Klõpsake Outlooki ribal ikooni Minu arvuti.

Ilmub teie draivide loend (vt joonis 3).

Joonis 3: Minu arvuti draivide loend.

3. Otsige üles dokument, mida soovite salvestada.

Topeltklõpsake draivi, mis sisaldab dokumenti, mida soovite salvestada. Seejärel topeltklõpsake kaustal, kuhu oma dokumendid salvestate, et leida dokument, mida soovite salvestada. Tõstke see esile.

4. Klõpsake Outlooki ribal Outlooki otseteede eraldusriba.

Kuvatakse Outlooki otseteede rühma ikoonid, sealhulgas päeviku ikoon.

5. Lohistage dokument ikoonile Journal.

Ilmub päevikukirje vorm, mille tekstikastis on ikoon, mis tähistab salvestatavat faili.

6. Klõpsake nuppu Salvesta ja sulge.

Teie dokument registreeritakse ajakirjas.

Dokumentide ajakirjas salvestamise suur eelis on asjaolu, et päevikukirjed on tõesti otseteed dokumentide endi juurde. Kui sisestate dokumendi Journalisse, on teil kiire juurdepääs dokumendi kohta salvestatud teabele ja olete dokumendist endast vaid ühe kliki kaugusel. Nii et kui kasutate mitte-Office XP programmi, mis loob faile, mis ei hoia enda kohta palju teavet, on Journal suurepärane keskne koht dokumenditeabe jälgimiseks. Näiteks kui salvestate pilte arvutis olevast joonistusprogrammist, võite soovida salvestada iga pildi kohta rohkem teavet peale faili nime. Kui loote iga faili jaoks päevikukirjed, saate päevikus iga pildi kohta märkmeid teha. Kui leiate soovitud pildi kohta päevikukirje, lihtsalt topeltklõpsake pildi ikoonil. Avaneb programm, mida kasutate pildi vaatamiseks.