Saate luua oma Outlooki kontaktide moodulis leviloendi, mis sisaldab rohkem kui ühe inimese nime, kui saadate sõnumi korraga mitmele inimesele. Samuti saate määrata oma leviloenditele kategooriaid (nagu saate teha üksikute kontaktide puhul) ja saata teistele inimestele leviloendi meilisõnumi manusena, et nad saaksid kasutada sama loendit, mida teete, kui nad on kasutades ka Outlooki.
Jaotusnimekirja koostamine
Jaotusnimekirja loomine on lihtne, kui koostate oma loendile nime ja valite oma süsteemi salvestatud nimede hulgast. Jaotusnimekiri ei pea arvet telefoninumbreid ja postiaadresse, vaid ainult e-posti aadresse.
Kontaktide moodulis leviloendi loomiseks toimige järgmiselt.
1. Valige File –> New –> Distribution List (või vajutage klahvikombinatsiooni Ctrl+Shift+L).
Ilmub dialoogiboks Distribution List.
2. Sisestage nimi, mille soovite oma leviloendile määrata.
Sisestatud nimi kuvatakse tekstikastis Nimi.
3. Klõpsake nuppu Vali liikmed.
Ilmub dialoogiboks Liikmete valimine, mille vasakus servas kuvatakse saadaolevate nimede loend ja paremal pool tühi kast.
4. Topeltklõpsake iga inimese nimel, kelle soovite oma leviloendisse lisada.
Iga nimi, millel topeltklõpsate, kuvatakse dialoogiboksi paremas servas veerus Lisa leviloendisse.
5. Kui olete nimede valimise lõpetanud, klõpsake nuppu OK.
Dialoogiboks Liikmete valimine sulgub.
6. Klõpsake nuppu Salvesta ja sulge (või vajutage klahvikombinatsiooni Alt+S).
Dialoogiboks Jaotusloend sulgub ja teie leviloend kuvatakse teie kontaktide loendis.
Jaotusloendi loomisel võite soovida lisada ka nende inimeste e-posti aadressid, kes pole teie kontaktide loendis ega mõnes muus Outlooki aadressiraamatus. Sellise autsaideri lisamiseks oma leviloendisse klõpsake ülaltoodud 4. sammus käsul Lisa uus (vali liikmed asemel). Sisestage dialoogiboksi Uute liikmete lisamine selle inimese nimi ja e-posti aadress, kelle soovite lisada, klõpsake nuppu OK ja järgige ülejäänud juhiseid täpselt samamoodi.
Jaotusnimekirja redigeerimine
Inimesed tulevad ja lähevad jaotusnimekirjades, nagu igal pool mujal. Õnneks saate loendeid redigeerida. Klõpsake lihtsalt navigeerimispaanil ikooni Kontaktid ja topeltklõpsake ühe oma leviloendi nimel (kirjed, mis näitavad nende nimedest paremal väikest kahe otsaga ikooni). Kui avate leviloendi kirje, näete sama ekraani, mida nägite loendi esmakordsel loomisel. Siin on mõned kasulikud valikud.
- Loendi liikme eemaldamine: klõpsake sellel nimel ja klõpsake nuppu Eemalda.
- Uue liikme valimiseks juba teie kontaktiloendis või globaalses aadressiloendis olevate nimede hulgast: klõpsake nuppu Vali liikmed ja järgige sama rutiini, mida kasutate loendi loomisel.
- Isiku lisamiseks, kelle e-posti aadressi üheski teie aadressiraamatus pole, klõpsake nuppu Lisa uus, sisestage isiku nimi ja e-posti aadress ning klõpsake nuppu OK.
Jaotusnimekirja kasutamine
Jaotusnimekirjad kuvatakse teie kontaktiloendi üksustena koos inimeste nimedega – nii (nagu ilmselt võite arvata) saate meilisõnumi adresseerimiseks kasutada leviloendit täpselt nii, nagu teeksite seda iga kontakti puhul. Tehke järgmist.
- Saate lohistada leviloendi kaardi oma postkasti, et luua sellesse loendisse uus meilisõnum.
- Saate sisestada jaotusloendi nime e-kirja reale Saaja: ja klõpsata tööriistaribal nuppu Kontrolli nimesid.
Kui Outlook lisab väljale Saaja: nimele allakriipsu, siis teate, et teie sõnum saadetakse teie leviloendis olevatele inimestele.