Outlooki kaustade arhiveerimine

Mõnel juhul lisab Outlook meilisõnumid, ülesanded ja kohtumised, mis on vanemad kui kuus kuud, kausta Arhiiv – spetsiaalsesse kausta üksuste jaoks, mis Outlooki arvates on aegunud või mida ei tasu säilitada. Outlook kutsub neid üksusi saatma arhiivikausta automaatarhiveerimiseks . Üksused, mis Outlooki arhiivides on siiski igaveseks kadunud. Saate neid külastada, avades kaustade loendis kausta Arhiiv ja selle alamkaustad. Outlook loob üksuste esmakordsel arhiivimisel automaatselt kausta Arhiiv ja selle alamkaustad.

Saate otsustada, kuidas ja millal Outlook üksusi arhiveerib. Üksuste arhiveerimiseks peate kehtestama vaikearhiveerimisreeglid, mis kehtivad kõikidele kaustadele, ja kui kaust vajab individuaalset tähelepanu (see tähendab, et te ei soovi, et sellele kehtiksid vaikearhiveerimisreeglid), saate selle jaoks kehtestada erireeglid. kausta. Igal kaustal võib olla oma arhiveerimisreeglite komplekt või sellele võivad kehtida vaikereeglid.

Et anda Outlookile teada, kuidas vanu asju arhiveerida, kuvage kõigepealt automaatse arhiveerimise dialoogiboks.

• Vaikearhiveerimisreeglite loomine: valige Tööriistad –> Suvandid ja valige dialoogiboksis Suvandid vahekaart Muu. Klõpsake nuppu Automaatne arhiveerimine.

• Reeglite kehtestamine konkreetse kausta jaoks: paremklõpsake kaustal ja valige Atribuudid või kuvage kaust ja valige Fail -> Kaust -> Kausta nime atribuudid. Seejärel valige dialoogiboksis Atribuudid vahekaart Automaatne arhiveerimine. (Kuna kontaktide kaustas olevate üksustega pole kuupäeva ühendatud, ei saa te nimesid ja aadresse automaatselt arhiveerida.)

Arhiivi vaikereeglite loomiseks pidage läbirääkimisi järgmiste valikute üle.

• Käivitage automaatne arhiveerimine iga: sisestage number, et öelda Outlookile, kui sageli üksusi arhiivida.

• Küsi enne arhiivi käitamist: kui märgite selle märkeruudu, näete enne arhiveerimise algust sõnumikasti ja saate soovi korral arhiivimisest keelduda, valides sõnumikastis Ei.

• Kustuta aegunud üksused (ainult e-posti kaustad): märkige see ruut, et kustutada kõik meilisõnumid pärast perioodi möödumist.

• Arhiveeri või kustuta vanad üksused: tühistage see valik, kui te ei soovi üksusi arhiivida.

• Kuva arhiivikaust kaustaloendis : valige see suvand, kui soovite hoida arhiivikausta kaustade loendis. See kaust sisaldab arhiveeritud üksusi.

• Vanemate üksuste puhastamine: valige üksuste arhiveerimiseks ajavahemik.

• Vanade üksuste teisaldamine: klõpsake nuppu Sirvi ja valige kaust, kui soovite arhiivifaili teatud asukohta salvestada.

• Kustuta jäädavalt vanad üksused: valige see suvand, kui soovite vanu üksusi kustutada, mitte arhiivida.

Konkreetse kausta arhiveerimisreeglite kehtestamiseks valige üks järgmistest valikutest.

• Ära arhiveeri selles kaustas olevaid üksusi : valige see suvand, kui kaustas olevaid üksusi ei tasu arhiveerida.

• Arhiveeri selles kaustas olevad üksused vaikesätete abil: valige see suvand, kui soovite jätkata kausta arhiveerimise vaikereeglitega.

• Arhiveeri see kaust järgmiste sätete abil: valige see suvand kausta arhiveerimisreeglite kehtestamiseks.

• Vanemate üksuste puhastamine: valige ajavahemik, mille järel kaustas olevad üksused arhiveerida.

• Vanade üksuste teisaldamine: klõpsake nuppu Sirvi ja valige kaust, kui soovite arhiveeritud üksused kindlasse asukohta salvestada.

• Kustuta jäädavalt vanad üksused: valige see suvand, kui soovite selles kaustas olevaid üksusi kustutada, mitte arhiivida.

Perioodiliselt kompaktne fail, mis teil salvestada Outlooki andmed kahaneb fail ja saada rohkem ruumi kõvakettal. Outlooki andmefaili tihendamiseks toimige järgmiselt.

1. Valige File –> Data File Management.

2. Valige Outlooki andmefailide dialoogiboksis Isiklikud kaustad.

3. Klõpsake nuppu Sätted.

Ilmub dialoogiboks Isiklik kaust.

4. Valige nupp Tihenda kohe.

Outlooki faili tihendamine võib võtta aega, kui fail on andmeid täis.