Outlook 2007 sõnumite korraldamine

Keegi saab vähe natuke e-posti enam. Kui saate ühe sõnumi, saate neid palju. Õnneks pakub Outlook 2007 teile terve hulga erinevaid viise, kuidas seda sõnumite segadust korraldada, nii et teil on võimalus välja selgitada, mis on oluline ja mis võib oodata.

Kui Outlook on seadistatud kuvama lugemispaani ekraani paremas servas (valige Vaade -> Lugemispaan -> Parem), näete sõnumite loendi ülaosas kahte nuppu:

• Järjestatud nupp: see vasakpoolseim nupp kirjeldab süsteemi, mida Outlook kasutab teie sõnumite korraldamiseks.

• Üksikasjade nupp: nupust Järjestatud paremal asub teine ​​nupp sildiga, mis pakub üksikasjalikku teavet Outlooki praegu kasutatava paigutuse kohta. (Näiteks kui teie kirjad on praegu järjestatud kuupäeva järgi, on parempoolsel nupul kirjas „Uusim üleval või Vanim üleval.)

Outlooki sõnumite korraldamise viisi muutmiseks klõpsake lihtsalt nuppu Järjesta, et kuvada kiirmenüü kõigi kasutatavate paigutustega.

Outlook pakub järgmisi korraldusi:

• Kuupäev: kõige levinum viis sõnumite korraldamiseks on kuupäeva järgi. Outlooki esmakordsel seadistamisel korraldatakse teie sõnumid järgmiselt. Klõpsake paremal asuval nupul, et vaheldumisi kuvada üleval olevad uusimad ja üleval olevad vanimad sõnumid.

• Vestlus: see paigutus koondab samateemalised sõnumid. Kui olete kellegagi konkreetse projekti või idee kohta sõnumeid vahetanud, saate vestluse lõime järgimiseks valida vestluse paigutuse.

• Saatja: Nagu võite arvata, korraldab see paigutus teie sõnumite kogu vastavalt inimesele, kellelt sõnum saadeti.

• Saaja: enamik teile saadetud sõnumeid on adresseeritud teile, kuid mitte alati. Mõnikord saate sõnumeid, mis on adresseeritud inimeste loendile, nii et teie nime ei kuvata sõnumi real Saaja. See paigutus eraldab teie sõnumid vastavalt sellele, kas teie nimi on iga sõnumi real Saaja.

• Kaust: kui vaatate sõnumeid kaustas Otsing, võivad kuvatavad kirjad tegelikult asuda erinevates kaustades. Kui soovite täpselt teada, milline kaust iga kirja sisaldab, kasutage kaustade paigutust.

• Kui vaatate postkasti, pole kausta paigutus saadaval; see on ainult otsingukaustade jaoks.

• Suurus: mõned meilisõnumid sisaldavad fotosid, muusikat ja igasuguseid raskekaalulisi faile, mis võivad teie ettevõtte meiliservereid ummistada. Seega, kui teie süsteemiadministraator palub teil sisendkausta harvendada, kasutage seda funktsiooni kõige ülekaalulisemate kirjade tuvastamiseks ja kustutamiseks.

• Teema: see paigutus koondab sama teemaga sõnumid.

• Tüüp: mitte iga postkasti saabuv üksus pole lihtne sõnum; võite saada ka koosolekukutseid, ülesannete taotlusi ja kõikvõimalikke muid esemeid. Kui soovite sõnumid koosolekukutsetest eraldada, lülituge paigutusele Tüüp.

• Manus: kui lähete postkasti, ei pruugi te sõnumit otsida, vaid võib-olla jahtite manust. Sõnumite manuse järgi järjestamine võimaldab teil esmalt uurida tõenäolisemaid kahtlusaluseid.

• E-posti kontod: mõnikord soovite teada, milline kiri milliselt aadressilt tuli või milliseid sõnumeid konkreetsele aadressile saatsite. Selle paigutusega näitab Outlook teile ainult teid huvitavate kontode sõnumeid.

• Kui soovite näha ainult ühele aadressile saadetud kirju, valige e-posti kontode paigutus ja seejärel klõpsake miinusmärki (–) nende kontode nimede kõrval, mida te näha ei soovi.

• Tähtsus: kui peate esmalt nägema suure tähtsusega sõnumeid, kasutage seda paigutust.

• Kategooriad: saate määrata kategooriaid igale saadetud sõnumile ja mõnikord saavad teised inimesed määrata kategooriaid sõnumitele, mille nad teile saadavad. Et näha, milline sõnum millisesse kategooriasse kuulub, kasutage kategooriate paigutust.

• Kättesaadavus: säte Kättesaadavus on mõeldud inimestele, kes kasutavad sülearvutit ettevõtte võrgus Microsoft Exchange'iga. Saate seadistada Exchange'i nii, et see saadaks iga e-kirja puhul ainult teema, kuupäeva ja saatja nime, mitte sõnumi põhiosa. Kuni klõpsate sõnumil selle lugemiseks, jääb ülejäänud sõnum tagasi kodukontori põhiarvutisse. Sõnumid, millele pääsete juurde tervikuna, loetakse saadaolevateks.