Outlook 2003: ärikontaktide haldur

Business Contact Manager (BCM) versioon 2.0 on Outlook 2003 tasuta lisandmoodul Office Professionali ja Small Businessi väljaannetes. See on suurepärane tööriist, kui mõistate, kuidas seda enda huvides kasutada, ja ületate selle kaks peamist piirangut:

• BCM-i vanemad versioonid töötavad eraldiseisvate üksustena, mis ei võimalda mitme kasutaja vahel ühiskasutust. BCM-i uuendamine versioonile 2.0 võimaldab andmebaasi ühiskasutusse mitme kasutaja vahel. Kui kasutate vanemat versiooni, looge võrku, valige Outlooki tööriistaribal Abi, valige Otsi värskendusi ja järgige süsteemi uuendamiseks juhiseid.

• BCM-i ühiskasutusfunktsioonide kasutamiseks peab teie Outlooki programm olema installitud Windows XP Professionaliga arvutisse; BCM-i ei jagata Windows XP Home Editioni all.

• Toote- ja teenuseartiklite loendil on fikseeritud vorming, kus on ainult kolm saadaolevat välja andmete importimiseks teie müügi- ja raamatupidamissüsteemist. Peate kohandama oma ärisüsteemi välju, et need mahuksid kolmele impordiväljale: Kauba nimi, Kirjeldus ja Ühikuhind, mis piirab teenuste ja toodete pakkumise viisi. Sama toote tsiteerimine ühe ühiku, karbi või konteinerina tähendab, et iga pakendi kohta tuleb avada üks reaartikkel. Te ei saa oma praeguseid laokoguseid importida, kuna BCM ei impordi kogusevälju.

• Et sama kaup oleks samal real erinevatel pakenditel, peate määratlema oma ühikukoguse tähenduse, olgu selleks 1 šampoonipudel või 12 šampoonipudelit sisaldav karp. Iga üksuse nime, kirjelduse ja ühikuhinna kohandamine teenuse, projekti või toote jaoks on BCM-i kasutamise väljakutse mis tahes ettevõttes.

Oletame näiteks, et Daisy töötab arvuti- ja tarkvarahooldusettevõttes ning saab hinnapakkumise taotluse uue BCM 2.0 installimiseks ja jagamiseks viies tööjaamas. Ta kirjutab üksikasjaliku ettepaneku, sealhulgas miinimumnõuded, nagu Windows XP Professional tööjaamas, mis jagab andmebaasi, ja hindab oma teenuse tundide arvu. Ta loob selle ettepaneku salvestamiseks uue üksuse:

Paigaldustarkvara teenusepakkumine

Üksuse nimi: Tarkvara installimine

Kirjeldus: BCM 2.0 jagatud 5 tööjaamas

Kogus: 1 teenus

Hind : 120.00

Daisy kasutab välja Kauba nimi teenuse määramiseks ja välja Kirjeldus, et loetleda nõutud. Samuti lingib ta ettepaneku failina võimaluste ajaloo üksustes. Kohandades tema teenuse toote- ja teenuseüksuste loendiga, saate Daisy ideed rakendada mis tahes äritegevuses.

Lisaks öelge, et Mark töötab juriidilises büroos ja uus klient küsib hinnapakkumist ettevõtte juriidiliste asjade ajamiseks. Ta kirjutab ettepaneku, milles selgitab, mida tema kontoriteenused hõlmavad, ja saadab selle 250 dollarina tunnis, hinnanguliselt kümme tundi kuus. Ta hindab ettepanekut 120 tunniks aastas ja koostab selle järgmiselt:

Teenusepakkumine Marki õigusteenuste jaoks

Kauba nimi: Õigusabi

Kirjeldus: Ettevõtluse õigusabi leping 10h/kuus

Kogus: 120

Kokku: 30 000 dollarit

Samamoodi saab kosmeetikakliinik koostada Botoxi nahahooldusrakenduste ja laser-nahahooldusteenuste jaoks toodete ja teenuste loendi samamoodi nagu juriidiline kontor või arvutiteenus.

Olenemata sellest, kas tegutsete kaupluses või väikeses tööstuses, saate eelmiste näidete abil kohandada oma tooteloendit BCM-i saadaolevate väljadega.