SharePoint on Microsofti peamine koostööserveri keskkond, mis pakub tööriistu dokumentide ja andmete jagamiseks erinevate organisatsioonide vahel ettevõtte võrgus. Tavaliselt ettevõtte võrku sisevõrgusaitidena juurutatud SharePoint võimaldab erinevatel osakondadel kontrollida oma turvalisust, töörühmi, dokumente ja andmeid.
Nagu iga muu veebisaidi puhul, pääseb SharePointi saidile – või saidi üksikule lehele – juurde URL-i kaudu, millele kasutaja pääseb juurde tavalise veebibrauseri abil.
SharePointi kasutatakse kõige sagedamini versioonikontrollitud dokumentide, näiteks Wordi dokumentide ja Exceli töölehtede salvestamiseks. Paljudes keskkondades kasutatakse e-posti dokumentide kasutajate vahel edasi-tagasi edastamiseks. Võimalus sama dokumendi erinevaid versioone segi ajada on märkimisväärne. Samuti võtab sama dokumendi mitme koopia salvestamine palju kettaruumi. Kuna SharePoint pakub dokumentide salvestamiseks, vaatamiseks ja värskendamiseks ühte allikat, on paljud neist probleemidest kõrvaldatud.
Ja kuna SharePoint saab hõlpsasti käsitleda peaaegu igat tüüpi dokumente, kasutatakse seda sageli erinevat tüüpi dokumentatsiooni (näiteks projektijoonised, videod, skeemid, fotod ja töövihikud) koondamiseks ja salvestamiseks, mida on vaja suurte projektide jaoks, kus mitu meeskonda peavad koostööd tegema. .
Microsoft valis SharePointi Exceli avaldamise platvormiks SharePointi sisseehitatud oluliste funktsioonide tõttu, sealhulgas järgmised:
- Turvalisus: SharePoint toetab kasutajaid ja kasutajarühmi. Kasutajatele ja rühmadele võidakse lubada või keelata juurdepääs SharePointi veebisaidi erinevatele osadele ning määratud kasutajatele võidakse anda luba saidi lisamiseks, kustutamiseks või muutmiseks.
- Versioonide loomine: SharePoint säilitab automaatselt objektide ja andmete versiooniajaloo. Muudatused saab peaaegu igal ajal naasta varasemasse olekusse. Muudatuste tagasipööramise võimaluse saab anda üksikutele kasutajatele ja DBA tugi pole vajalik.
- Prügikast: kustutatud andmeid ja objekte hoitakse prügikastis, et neid saaks vajadusel taastada. SharePoint toetab oma andmete jaoks Undo funktsiooni.
- Märguanded: kasutajaid ja rühmi saab teavitada meilisõnumiga, kui SharePointis lisatakse, kustutatakse või muudetakse konkreetne dokument. Kui kasutajad saavad õiged õigused, saavad nad ise oma hoiatusi hallata.
- Lõppkasutaja hooldus: SharePointi saidid on mõeldud nende kasutajate haldamiseks ilma IT-osakondade sekkumiseta. Kuigi SharePointi lehed ei ole nii paindlikud kui tavalised veebilehed, saab SharePointi arendaja lehtedele funktsioone lisada või eemaldada; muuta lehtede fonte, pealkirju, värve ja muid atribuute; luua alamsaite ja loendeid; ja täidab palju muid hooldus- ja täiustamisülesandeid.
- Muud funktsioonid: iga SharePointi sait sisaldab mitmeid funktsioone, nagu kalender, ülesannete loend ja teadaanded, mille kasutajad võivad välja lülitada või eemaldada.
Enamik IT-organisatsioone on SharePointi keskkonna juba juurutanud, seega on teie organisatsioonil tõenäoliselt juba SharePoint võrgus töötav. Ükski kasutaja ei saa lihtsalt SharePointi saiti käivitada. Kui olete huvitatud SharePointi kasutamisest, võtke SharePointi saidile juurdepääsu saamiseks ühendust oma IT-osakonnaga.