Kõik Exceli andmebaasifunktsioonid kasutavad esimese argumendina andmebaasi viidet. Andmebaasi ala esimesel real peavad olema päised (väljanimed). Järgmisel joonisel on esimeses reas igas vastavas veerus oleva teabe päisteks õpilase tunnus, klass, õpetaja ja lõpphinne.
Andmebaasi kasutamine õpilaste teabe salvestamiseks.
Suurepärane viis andmebaasifunktsioonidega töötamiseks on anda andmebaasialale nimi ja seejärel sisestada funktsiooni vahemiku aadressi asemel nimi.
Nime seadistamiseks toimige järgmiselt.
Valige kogu andmebaasi ala.
Veenduge, et ülemisel real oleks päised ja see oleks valikusse kaasatud.
Klõpsake vahekaarti Valemid (Exceli akna ülaosas).
Klõpsake alal Määratletud nimed nuppu Define Name.
Ilmub dialoogiboks Uus nimi, mille vahemiku aadress on määratud väljale Refers To.
Tippige nimi nimekasti (või kasutage soovitatud nime).
Dialoogiboksi sulgemiseks klõpsake nuppu OK.
Hiljem, kui kirjed lisatakse andmebaasi lõppu, peate uute ridade lisamiseks uuesti määratlema nimetatud ala vahemiku. Seda saate teha järgmiselt.
Klõpsake Exceli valemite vahekaardil nuppu Nimehaldur.
Ilmub dialoogiboks Nimehaldur.
Klõpsake loendis nime, mida soovite uuesti määratleda.
Klõpsake dialoogiboksis nuppu Redigeeri.
Excel avab siin näidatud dialoogiboksi Redigeeri nime, mis sisaldab teavet valitud vahemiku kohta.
Nimega piirkonna viite värskendamine.
Muutke viidet kastis Viited.
Uue viite määramiseks saate kasutada väikest ruudu nuppu kastist Viited paremale, lohistades hiirekursorit selle kohal. Väikesel ruudu nupul klõpsamine vähendab dialoogiboksi Redigeeri nime suurust ja võimaldab juurdepääsu töölehel. Kui olete hiirega uuele töölehe alale lohistamise lõpetanud, vajutage dialoogiboksi Redigeeri nime naasmiseks sisestusklahvi.
Viitemuudatuse salvestamiseks ja dialoogiboksi sulgemiseks klõpsake nuppu OK.
Klõpsake nuppu Sule.
Kui lisate oma andmebaasi vahemikku kirjeid, lisades uued read kuskile keskele, mitte ei lisa neid lõppu, kohandab Excel viite nimega vahemikku automaatselt.