Projekti juhtimine on keeruline. Ulatus, ressursid, ootused, ajakavad ja eelarved muutuvad alati. Kuigi Microsoft Project võib teid aidata projekti organiseerimise, planeerimise ja jälgimise mehhanismides, ei saa see aidata teil vältida kõiki projektihalduses tekkivaid lõkse. Siin on ülevaade kümnest enamlevinud lõksust ja näpunäiteid nende vältimiseks.
Uue projektiga alustamiseks alustage suure pildi kajastamisest ja töötage süstemaatiliselt detailideni. Enne projekti lõpuleviimiseks vajalike üksikasjalike ülesannete käsitlemist peate mõistma projekti eesmärki, eesmärke ja strateegilist tähtsust.
Alustuseks esitage järgmised küsimused: kas projekti tuleks korraldada tulemuste alusel? Faasi järgi? Geograafia järgi? Tehnoloogia tüübi järgi? Mõelge läbi oma projekti korraldamise tagajärjed kõigil neil viisidel. Kui otsustate, kuidas soovite projekti korraldada, saate alustada tööjaotuse struktuuri (WBS). Kui otsustate selle korraldada faaside kaupa, kajastub teie projekti iga etapp WBS-i tipptasemel; Kui otsustate, et tulemused on parem viis projekti korraldamiseks, on need tipptasemel. Kui teie tipptase on loodud, saate hakata tipptaset jaotama üksikasjalikumateks tööpakettideks ja tööpakettidest ülesanneteks.
Ilma teatud eeldusteta ei saanud projekti planeerida. Oletuste tegemist ei ole probleem, kuid arvata, et teised inimesed teavad - või isegi jagada - oma eeldused on probleem.
Iga kord, kui alustate uut projekti, looge eelduste logi – kas Exceli tabelis või Wordi tabelina. Dokumenteerige eeldus, määrake selle kinnitamise tähtaeg ja lisage kommentaaride väli. See on väga lihtne, kuid tagab, et kõik tegutsevad samade eelduste alusel.
Kleepige eeldus eeldusest mõjutatud ülesannete jaotisesse Märkused.
Teie projekt on teile oluline; tegelikult võib see olla teie töö kõige olulisem aspekt. Kõigile teistele ei pruugi see aga nii oluline olla. Kui töötate organisatsioonis, kus on palju käimasolevaid projekte, ei ole teie oma tõenäoliselt prioriteet nr 1. Kui teie projektist eraldatakse ressursse, et aidata mõnel teisel projektil, naaske lihtsalt ajakava juurde ja vaadake oma plaan töö lõpuleviimiseks üle. Võimalik, et peate algtaseme üle vaatama või isegi looma uue.
Kui töötate sügaval projekti sees ja proovite tasakaalustada ressursside saadavust tööga, mis tuleb lõpetada, on kõige lihtsam strateegia otsida esimene jaotamata või alajaotatud ressurss ja määrata see inimene ülesandele. Probleem on selles, et jaotamata ressursil ei pruugi olla töö tegemiseks vajalikke oskusi. Näiteks töötaja positsioon IT-osakonnas ei garanteeri ega anna isegi mõista, et ta suudab andmebaasi luua või süsteemi üles ehitada. Tehke kindlaks töö lõpetamiseks vajalikud oskused ja tehke kindlaks saadaolevate ressursside oskuste komplektid. Võimalik, et peate isegi tuvastama oskuste tasemed , nagu algtase, kesktase ja ekspert.
Kui te ei arvuta iga ülesande pingutusi ja kestust, on oht, et määrate ühele ressursile liiga palju tööd. Enamikul juhtudel ei ole ressursse täiskohaga projektidele pühendatud. Paljud ressursid töötavad maatriksorganisatsioonis ; nad töötavad mitme projekti kallal või teevad projektitööd.
Kui te ei määra kindlaks, kui kaua ressursse projektile kulutama peavad, ja vastavalt sellele tööd ei tasanda, ootab teid ebameeldiv üllatus, kui projekt jääb maha, kuna selle ressursid pole 100 protsenti pühendatud või olete need üleüldiselt jaotanud.
Projektijuhina usaldate meeskonnaliikmeid, kes annavad oma töö kohta täpseid kulu- ja kestusprognoose. Igas valdkonnas ei saa ju olla asjatundja. Kuna aga vastutate endiselt koostatud ajakava ja eelarve eest, peaksite mõistma, kuidas hinnangud koostati, ja seejärel kontrollima sobivat hinnangumeetodit.
Jaotises Märkused dokumenteerige hinnangute koostamiseks kasutatud hinnangute alused ja eeldused, mis aitavad hinnanguga seotud muutujaid jälgida.
Projektijuhil on toimekas suhtumine. Probleemide lahendamise ja tulemuste saavutamine ei tähenda aga seda, et võiksite projektide suhtes pimesi optimistlik olla. Õigeaegne ja eelarveline tarne sõltub osaliselt ettenägematute kulude reservi moodustamisest nii ajakava kui ka eelarve jaoks. Saate luua reservi üksikute ülesannete jaoks, mis on oma olemuselt riskantsed, ja määrata projekti üldise reservi. Lihtsamate projektide puhul piisab 10 protsendi suurusest reservist. Tipptehnoloogia jaoks võib teil vaja minna 50% või rohkem reservi.
Takistuseks nr 1 ülesannete täitmisel on kahtlemata Koosolek. Võid meenutada tööpäevi, mil sa tormasid ühelt koosolekult teisele, et jõuda päeva lõpuni ja mõista, et sul ei õnnestunud ühtegi oma tööd lõpule viia. Tõenäoliselt ei pidanud te kõigis osalema – või et kui neid oleks vähemalt tõhusamalt juhitud, oleks võinud poole ajaga lõpetada.
Lõpetage koosoleku hullus! Planeerige koosolekuid – isegi iganädalasi olekukoosolekuid – ainult vajaduse korral. Katsetage, pidades meeskonna koosolekuid iga kahe nädala tagant või korraldades individuaalseid kohtumisi üksikute meeskonnaliikmetega.
Kui mõni konkreetne päevakorras olev teema nõuab sidusrühma panust, kutsuge see isik osalema ainult koosoleku selles osas ja vabandage seejärel tööle naasmiseks.
Kui olete teadnud, kuidas Projecti abil tõhusat ajakava luua, ärge ajakava ajakava tegelikkusega segi ajage. Ajakava on lihtsalt reaalsuse mudel , arvestades sel ajal kättesaadavat teavet. Teave, oletused, hinnangud ja ressursid muutuvad, riskid ja probleemid on alati olemas ning loomulikult muutub projekti ulatus. Seetõttu on niipea, kui projekti alustate, tõenäoliselt aegunud.
Muidugi andke endast parim, et mudelit uusima teabega värskendada, kuid pidage meeles, et lihtsalt sündmuse ajastamine ei garanteeri selle toimumist.
Kui te ei saa aru, kuidas projekti sisestatud ressursside ja teabe põhjal tähtajast kinni pidada, ei pea te tõenäoliselt sellest tähtajast kinni. Tegelikult võib Project aidata teil edastada probleeme, mis on omased agressiivsele tarnekuupäevale. Saate näidata sidusrühmadele ajakava ja paluda neil aidata teil otsustada, kuidas ülesannete täitmist kiirendada. Mõnel juhul võivad sidusrühmad anda asjakohast teavet, mis aitab teil kiiremini lõpetada; muudel juhtudel soovivad nad aga, et projekt saaks tehtud konkreetseks kuupäevaks, kuid pole mõistlikku viisi tähtpäevast kinni pidada.
Kui teil on ees ebareaalne tähtaeg, pidage sellest võimalikult hästi kinni. Kui tähtaeg on lihtsalt võimatu, siis tunnistage seda. Projekti abil saate otsida alternatiivseid lähenemisviise projekti tulemuste saavutamiseks – kuigi te ei saa seda kasutada aja tihendamiseks.
Kui olete esitluse ajal PowerPointi slaididele joonistamiseks kasutanud pliiatsit või markerit, saate joonised järgmise esitluse jaoks salvestada või need kustutada, nii et järgmisel näitamisel alustate puhaste PowerPointi slaididega. Pliiatsi ja markeri jooniste kustutamiseks järgige neid juhiseid: joonte kustutamine […]
Style'i teek sisaldab CSS-faile, XSL-faile ja eelmääratletud mallilehtede, lehepaigutuste ja juhtelementide poolt kasutatavaid pilte rakenduses SharePoint 2010. CSS-failide leidmiseks avaldamissaidi stiiliteegist: valige saidi toimingud → vaade. Kogu saidi sisu. Ilmub saidi sisu. Style raamatukogu asub […]
Ärge uputage oma publikut tohutute numbritega. Microsoft Excelis saate parandada oma armatuurlaudade ja aruannete loetavust, vormindades numbrid tuhandetes või miljonites.
Siit saate teada, kuidas kasutada SharePointi suhtlusvõrgustiku tööriistu, mis võimaldavad üksikisikutel ja rühmadel suhelda, koostööd teha, jagada ja ühendada.
Julia kuupäevi kasutatakse tootmiskeskkondades sageli ajatemplina ja partiinumbri kiirviitena. Seda tüüpi kuupäevade kodeerimine võimaldab jaemüüjatel, tarbijatel ja teenindusagentidel tuvastada toote valmistamise aja ja seega toote vanuse. Juliuse kuupäevi kasutatakse ka programmeerimises, sõjaväes ja astronoomias. Erinevad […]
Veebirakenduse saate luua rakenduses Access 2016. Mis siis ikkagi on veebirakendus? Noh, veeb tähendab, et see on võrgus ja rakendus on lihtsalt "rakenduse" lühend. Kohandatud veebirakendus on veebipõhine andmebaasirakendus, millele pääseb ligi brauseri abil pilvest. Loote ja hooldate veebirakendust töölaua versioonis […]
Enamik SharePoint 2010 lehti kuvab lehe vasakus servas kiirkäivitusribal navigeerimislinkide loendi. Kiirkäivitusribal kuvatakse lingid saidi esiletoodud sisule (nt loendid, teegid, saidid ja avaldamislehed). Kiirkäivitusribal on kaks väga olulist linki: link kogu saidi sisu: […]
Lihtsate ülesannete puhul leiab Exceli lahendaja tavaliselt kiiresti eesmärgifunktsiooni jaoks optimaalsed Lahendaja muutuja väärtused. Kuid mõnel juhul on Solveril raskusi sihtfunktsiooni optimeerivate Solveri muutuja väärtuste leidmisega. Sellistel juhtudel kuvab Solver tavaliselt teate või veateate, mis kirjeldab või arutab probleemi, mida […]
Saate hõlpsasti eemaldada arvutatud välju ja üksusi Exceli liigendtabelist. Arvutatud välja eemaldamiseks klõpsake liigendtabelis lahtrit. Seejärel klõpsake vahekaardi Analüüsi käsku Fields, Items & Sets ja valige kuvatavast alammenüüst Arvutatud väli. Kui Excel kuvab dialoogiboksi Arvutatud välja lisamine, valige […]
Sildid on märksõnad, mille määrate sisule. Lehtede sildistamine teistega jagamiseks on sotsiaalne järjehoidja ning see on veebis väga populaarne ja SharePointis lihtne. Kui olete kunagi kasutanud saiti nagu Delicious, teate juba, kuidas sotsiaalne järjehoidja töötab. Kuna rohkem inimesi määrab samu silte, muutuvad sildid viisiks […]
