Kuidas sisestada projektiteavet rakendusse Microsoft Project 2019

Pärast tühja projekti avamist rakenduses Microsoft Project 2019 saate alustada projekti põhiteabe (nt algus- või lõppkuupäeva) sisestamist. Tutvuge projektiga 2019 For LuckyTemplates Cheat Sheet . Saate sisestada Microsoft Projecti ajakava teabe projekti kahel viisil.

• Valige Fail → Info. Ekraani paremas servas jaotises Projektiteave, nagu on näidatud järgmisel joonisel, saate sisestada projekti algus-, lõpu-, praeguse ja olekukuupäeva. Kirje tegemiseks või kirje muutmiseks peate lihtsalt sellel klõpsama, et kuvada juhtelemendid – näiteks kuupäeva muutmiseks klõpsake lihtsalt kuupäevavalijal.

Käsu Fail→Teave valimise tulemus.

Kui olete valinud Fail → Teave, võite klõpsata allanoolt Projekti teave ja seejärel klõpsata Täpsemad atribuudid. Avaneb dialoogiboks Atribuudid. Sisestage projekti nimi, kus on kirjas "Pealkiri" ja sisestage oma nimi kohta, kus on kirjas "Autor". Samuti saate sisestada ettevõtte nime, märksõnu ja muud teavet. Seda teavet kasutatakse paljudes automatiseeritud aruannetes, mida Project loob.

• Minge lindil vahekaardile Projekt ja klõpsake ikooni Projekti teave. Näete siin näidatud dialoogiboksi Projekti teave. See sisaldab sama teavet, mis lavataguse vaate teabeekraani jaotises Projekti teave.

Projektiteabe dialoogiboks.

See loend kirjeldab seadistusi dialoogiboksis Projekti teave:

• Alguskuupäev ja lõppkuupäev : projekti puhul, mis on ajastatud alates alguskuupäevast (vt järgmist punkti), sisestage ainult alguskuupäev. Või kui plaanite lõppkuupäevast tagasi, sisestage lõppkuupäev.
• Ajasta alates: saate valida, kas ülesanded ajastatakse lõppkuupäevast tagasi või alguskuupäevast edasi. Enamik inimesi liigub alguskuupäevast edasi.

Kuigi saate ajastada tagasi, kasutage seda funktsiooni ainult töö algseks ajastamiseks tahapoole, valides lõpukuupäeva ja klõpsates nuppu OK. Vahetult pärast seda naaske sellesse dialoogiboksi ja naaske (äsja arvutatud) alguskuupäeva juurde. Kui te seda ei tee, võib edenemise salvestamisel tekkida probleeme. Sel hetkel fikseeritakse lõppkuupäev, kuna olete ajakava tagasi teinud, ja alguskuupäev fikseeritakse, kuna olete salvestanud tegelikud andmed, nii et ajakava ei ole enam dünaamiline ega laiene ega kahane.

• Praegune kuupäev: vaikimisi ühtib see säte arvuti kella seadistusega. Siiski saate seda muuta nii, et see ei vastaks arvuti kella seadistusele. Selle kuupäeva muutmine on kasulik mis-kui-stsenaariumide vaatamiseks või teatud minevikukuupäeva või teie valitud kuupäeva edenemise jälgimiseks.
• Oleku kuupäev: tavaliselt määrate projekti edenemise jälgimiseks praeguse kuupäeva. Jälgides soovite tavaliselt näha projekti hetkeseisu, nii et saate seda seadet ignoreerida. Kui aga soovite jälgida eelarveperioodi lõppu või mõnda muud ajavahemikku, muutke seda, et jälgida ülesannete olekut mis tahes muul kuupäeval.
• Kalender: valige sellest rippmenüüst projekti kalendri jaoks kasutatav põhikalendri mall. I nimekirja Selle seade esimene, sest see on ainus teil on tegeleda kui alustada uut projekti. Oletame praegu, et kasutate tavalist kalendrit.
• Prioriteet: see väli on kasulik, kui teie organisatsioonil on palju projekte ja loote nende vahel linke. Kui kasutate konfliktide lahendamiseks tööriista, näiteks ressursside nivelleerimist, võib see seda projekti prioriteedi seadistust arvesse võtta, kui arvutada, mida edasi lükata ja mida jälgida.

Microsoft Projecti ajakava valikud

Projekti üks väärtuslikumaid aspekte on traditsiooniliselt olnud selle võime ülesannete ajakavasid ümber arvutada, näiteks kui muudate projekti alguskuupäeva või kui ühe ülesande ajakavas toimub muudatus, mis mõjutab ühte või mitut sõltuvat (lingitud) ülesannet. See võimas käitumine säästab projektijuhti – teid – kuupäevi ümbermõtlemast ja -sisestamisest projekti ajastatud ülesannete juurde.

Kuid automatiseerimise eeliste tagaküljed on alati olemas ja projekti ajastamise korral võib automaatne ajastamine põhjustada soovimatuid ajakava muudatusi, mis põhinevad tarkvara käitumisel, mitte inimeste teadmistel.

Et säilitada automatiseerimise kasulikke aspekte, mis muudavad ajastamise vähem aeganõudvaks, võimaldades projektijuhtidel vajadusel ajakava juhtida, võimaldab Project 2019 kasutaja juhitavat ajastamist.

Kasutaja juhitava ajastamise korral saate iga ülesande jaoks valida ühe järgmistest ajastamisrežiimidest.

• Automaatne ajakava: projekt arvutab teie eest ülesannete ajakava projekti algus- ja lõppkuupäeva, ülesannete sõltuvuste, kalendrivalikute ja ressursside ajakava alusel.
• Käsitsi: Projekt võimaldab teil vahele jätta kestuse ja kuupäevade sisestamise ning nende hilisema määramise. Kestuse ja kuupäevade sisestamisel fikseerib Project ülesande ajakava ega teisalda seda, välja arvatud juhul, kui teete seda käsitsi. Käsitsi ajastatud ülesanded liiguvad enamikul juhtudel, kui plaanite kogu projekti ümber. Käsitsi ajastatud toimingute Gantti ribad erinevad ka välimuselt automaatselt ajastatud ülesannete omadest.

Automaatselt ajastatud ja käsitsi ajastatud ülesannete indikaator asub projekti akna allosas. See joonis näitab, et andmebaasi ülesanded on automaatselt ajastatud, nagu näitavad ajariba ja nool veerus Task Mode. Kasutajaliidese ülesanded on käsitsi ajastatud, nagu näitab nööpnõel veerus Task Mode. Ajaskaalal kuvatakse automaatselt ajastatud ülesanded ekraanil siniste ribadena ja käsitsi ajastatud toimingud veeribadena, mille mõlemas otsas on vertikaalsed jooned.

Käsitsi ja automaatselt ajastatud ülesanded.

Kokkuvõtlik ülesanne (ülesanne, mille alla on taandatud muud ülesanded) tuleks automaatselt ajastada. Selle põhjuseks on asjaolu, et selle all olevate ülesannete algus- ja lõpukuupäevad näitavad, millal kokkuvõtlik ülesanne saab alata ja lõppeda.

Projektifailis võivad olla kõik käsitsi ajastatud ülesanded või kõik automaatselt ajastatud ülesanded – või nende kahe kombinatsioon. Vaikimisi kasutavad kõik teie loodud toimingud käsitsi ajastatud režiimi.

Saate muuta kogu projekti ülesanderežiimi kahel viisil.

• Kõigi uute ülesannete režiimi muutmiseks valige vahekaart Ülesanne, klõpsake rühmas Ülesanded ikooni Ajastamisrežiim (kalendri ja küsimärgiga nupp) ning seejärel valige menüüst Automaatne ajastamine või Käsitsi ajastamine, nagu siin näidatud. .
• Teine võimalus kõigi uute ülesannete režiimi muutmiseks on klõpsata projekti allosas olekuriba vasakus otsas oleval lingil Uued ülesanded ja seejärel valida soovitud režiim.

Tegumirežiimi muutmine lindilt.

Üksikute ülesannete toimingurežiimi saate muuta kolmel viisil.

• Valige ülesanne, klõpsake lindil vahekaarti Ülesanne ja seejärel klõpsake rühmas Ajakava nuppu Käsitsi ajastamine või Automaatne ajastamine.
• Valige ülesanne, klõpsake ülesande jaoks lahtrit Task Mode, klõpsake kuvataval rippmenüü noolt ja klõpsake ripploendis nuppu Käsitsi ajastatud või Automaatselt ajastatud.
• Valige ülesanne, klõpsake lindil vahekaarti Ülesanne ja klõpsake rühmas Atribuudid nuppu Teave. Avage dialoogiboksi Ülesande teave vahekaardil Üldine ala Ajastamisrežiim ja klõpsake raadionuppu Käsitsi ajastatud või suvandit Automaatne ajastamine.

Peate tasakaalustama oma sisemise kontrollifriigi soovide ja vajadusega olla tõhus projektijuht, et määrata kindlaks, kui sageli käsitsi ajakava kasutada. Kuigi käsitsi ajastamine takistab projektil ülesandeid, mida soovite ajakavas hoida, teisaldamast, peate võib-olla muutma kümnete sõltuvate ülesannete ajakavasid pikas või keerulises projektis. Parim tasakaal – eriti alustavatele projektijuhtidele – võib olla käsitsi planeerimise säästlik kasutamine.

Kuidas siseneda tööjaotuse struktuuri (WBS)

Ajakava tuleks seadistada samamoodi nagu tööjaotuse struktuur (WBS). Kui soovite jätkata kontuuride nummerdamise skeemi WBS-ist, laiendab Project automaatselt ajakavaülesannetele WBS-i jaoks kasutatavat kontuuride nummerdamist. Seda saate teha kahel viisil.

Valige vahekaart Vorming.

Klõpsake rühmas Veerud nuppu Lisa veerg.

Valige suvand Outline Number.

Kontuuri numbri saate sisestada ka otse ülesande lahtrisse, järgides neid samme.

Klõpsake vahekaardi Vorming avamiseks.

Märkige rühmas Näita/peida ruut Liigendusnumber.

Esimene teave uude projekti sisenemiseks on WBS. WBS-i sisestamiseks Gantti diagrammi vaates järgige neid lihtsaid samme.

Klõpsake veerus Ülesande nimi tühja lahtrit.

Tippige WBS-i elemendi nimi.
Noortekeskuse 10K Jooks/Kõnni näitel on esimeseks elemendiks Registreerumine.

Veerus järgmise lahtri juurde liikumiseks vajutage sisestusklahvi ja tippige seejärel WBS-i elemendi nimi.

Korrake 3. sammu, kuni sisestate kõik WBS-i nimed.
Sisestatud teksti saate redigeerida, vajutades märkide kustutamiseks Delete või Backspace klahvi.

Pärast WBS-i sisestamist saate liigendvormingu loomiseks kasutada funktsiooni Taane. Taanemiseks valige vahekaart Ülesanne ja klõpsake rühma Ajakava ikoonil Taane.

See joonis näitab osa ekraanikuvast pärast WBS-i kontuuri sisestamist. Selles versioonis kuvatakse kontuuride nummerdamine eraldi veeruna. Pange tähele, et pärast ülesande taande tegemist lülitub selle ülemülesanne käsitsi ajastatud asemel automaatselt ajastatud, kuna alamülesannete kestus ja sõltuvused määravad kindlaks, millal ülemülesanne saab alata ja lõppeda. Seetõttu ei sisesta te WBS-i elementide kestust ega algus- ja lõppkuupäevi – see teave täidetakse automaatselt, kui sisestate WBS-i elementide alla ülesanded.

WBS 10K jooksmiseks.

Kuidas sisestada Microsoft Project 2019 ülesandeid

Pärast WBS-i teabe sisestamist võite alustada ülesannete sisestamist. Ülesandeid saate luua mitmel erineval viisil.

• Sisestage teave Gantti diagrammi lehealale.
• Sisestage teave dialoogiboksi Ülesande teave.
• Importige ülesanded Outlookist.
• Importige ülesanded Excelist.

Saate sisestada ülesande kestuse ja alguskuupäeva üksikasjad ülesande sisestamisel või hiljem.

Ülesannete sisestamine Gantti diagrammi vaates

Paljud inimesed, kes töötavad pikkade projektidega, leiavad, et kõigi ülesannete nimede sisestamine Gantti diagrammi vaate lehepaanile on kiireim ja lihtsaim viis. See meetod on sama, mida kasutasin WBS-i teabe sisestamiseks. Võite lihtsalt sisestada ülesande nime veergu Ülesande nimi, vajutada klaviatuuril sisestusklahvi või allanooleklahvi, et liikuda järgmisele tühjale reale, sisestada mõni muu ülesanne jne.

Kasutage veergu Tegumirežiim, et muuta ülesannete ajastamise režiimi käsitsi ajastamise režiimist Automaatne ajastamine mis tahes toimingu puhul, mis ei kasuta vaikemeetodit.

Ülesannete sisestamine dialoogiboksi Task Information kaudu

Kui dialoogiboksid pakuvad sellist tsentraliseeritud teabevormi, mis sobib teie tööviisiga, kaaluge ülesande teabe sisestamiseks dialoogiboksi Ülesande teave. Selle dialoogiboksi vahekaartide seeria sisaldab kogu teavet ülesande kohta.

Ülesande loomiseks dialoogiboksi Task Information kaudu toimige järgmiselt.

Topeltklõpsake veerus Ülesande nimi tühja lahtrit.
Kuvatakse ülesande teabe dialoogiboks, nagu näidatud.

Tippige väljale Nimi ülesande nimi.
Saate seal viibimise ajal sisestada mis tahes muud teavet, mida soovite.

Uue ülesande salvestamiseks klõpsake nuppu OK.
Ülesande nimi kuvatakse Gantti diagrammi vaates lahtris, mida klõpsasite 1. sammus.

Järgmise lahtri juurde liikumiseks vajutage alla-nooleklahvi.

Korrake samme 1–4, et lisada nii palju ülesandeid, kui soovite.

Ülesande teabe dialoogiboks.

Ülesannete nimetamisel muutke ülesannete nimed projektis nii kirjeldavaks kui ka ainulaadseks. Kui aga te ei saa kõiki nimesid unikaalseks muuta (näiteks teil on kolm ülesannet, mille nimi on Töötajate palkamine), saate ülesannete tuvastamiseks kasutada automaatselt määratud ülesande numbrit või kontuuri numbrit; need numbrid on iga ülesande puhul alati kordumatud.

Ülesannete nimetamine on kompromiss täieliku kirjelduse (mis on ülesande nime välja jaoks liiga pikk) ja liiga lühikese (mis võib põhjustada arusaamatusi ja ebakindlust) vahel. Kahtluse korral öelge ülesande nimi lühidalt ja täpsustage ülesande märkusega.

Ülesande lisamiseks ükskõik kuhu projekti ülesannete loendis klõpsake vahekaardi Ülesanne rühmas Lisa ülesande nime lahtrit, kuhu soovite uue ülesande kuvada, ja klõpsake ikooni Lisa ülesanne. Uus ülesanne lisatakse ülaltoodud reale. Võite ka vajutada klaviatuuril sisestusklahvi või paremklõpsata ja valida hüpikmenüüst Insert Task.