Kuidas SharePoint 2003 äriväärtust lisab

Kui vaevlete SharePointi juurutamise kallal, lugege edasi mõningaid konkreetseid viise, kuidas see meeskonna saidi loomise tööriist teie ettevõttele väärtust lisada.

Otsimine võib teile maksma minna

Kogu aeg, mis teie töötajad kulutavad vormide, failide ja telefoninumbrite otsimisele, liidetakse kokku. Rääkimata ajast, mida teie töötajad veedavad kontoris ringi trallides, otsides brändi kuvandi uusimat versiooni või ettevõtte poliitikat (näiteks) isiklike telefonikõnede tegemise kohta ettevõtte poolt pakutavate mobiiltelefonidega. Hoidke oma töötajaid töölaua taga, kasutades SharePointi, et pakkuda neile vajalikku viiteteavet.

Iseteenindus säästab raha

Teie organisatsioon saab säästa raha, kui ei reprodutseeri ega levita paberkandjal dokumente, nagu brošüürid ja esitlused siselevitamiseks. Paberkoopiate saatmine on kallis ja raiskav. Võite saata elektroonilisi koopiaid e-posti teel, kuid siis koormaksite oma meiliserverit ja koormaksite saajaid otsusega, kas (ja kuhu) lisatud fail salvestada.

Jätke see jama vahele ja kasutage dokumentide elektrooniliste versioonide salvestamiseks ja levitamiseks SharePointi.

• Kasutage oma failide elektrooniliste versioonide salvestamiseks dokumendi-, pildi- ja vormiteeke.

• Saatke e-postiga failile hüperlink.

• Looge portaali avalehel kirje, andes teada kõik kauaoodatud dokumendid, näiteks järgmise aasta turundusplaan.

Kui saadate hüperlingi SharePointi teeki salvestatud failile, ei pea teie töötajad muretsema, kuhu elektrooniline või paberfail salvestada. Nad saavad lisada hüperlingi oma isiklikesse hüperlinkide loendisse Minu saidil. Järgmine kord, kui nad soovivad eelmise kvartali müügiseminari ettekannet meenutada, ei pea see olema My Site'i lehelt kaugemal.

Oma saarte sildamine

Ettevõtte struktuur võimaldab sageli luua teabesaarekesi. Kahjuks on sageli just see struktuur see, mis takistab teie töötajate tootlikkust või takistab neil klientidega rahulolu leida. Selle asemel, et vaadelda ettevõtet selle funktsionaalsete osakondade järgi (nt turundus ja raamatupidamine), kasutage SharePointi saarte ühendamiseks ja ametliku aruandlusstruktuuri ahelate katkestamiseks. SharePointi funktsioonid aitavad tööd teha järgmiselt.

• Meeskonna paindlikkus: saate meeskonna saite kasutada meeskonna jaoks määratud tööruumi loomiseks, olenemata meeskonnaliikmete füüsilisest asukohast või sellest, kes kellele aru annab.

• Dokumendikeskne koostöö: saate lubada töötajatel teha koostööd dokumendi (nt uuendatud personalipoliitika juhendi) ümber, kasutades dokumendi tööruumi.

• Kodune armas koosoleku tööruum: koosolekute tööruume saate kasutada koosolekute (individuaalselt või järjestikuste) toetamiseks, kus on kõigi seotud osalejate, päevakavade ja tegevuste jaoks keskne koht.

• Äriprotsesside vaated: saate oma äriprotsesse dokumenteerida, pannes need meeskonna saidile, et kogu ettevõte või meeskond saaks neid näha ja kasutada.

• Mitteametliku vormistamine: saate siseneda oma osakondadesse ja tuua SharePointi osakondade arvutustabeleid, eeskirju ja vorme.

Ühtse sõnumi saatmine

Kasutage portaali, et edastada töötajatele ühine visioon oma ettevõtte kohta järgmiste elementide kaudu.

• Avaleht: edastage sõnumi väärtus, näiteks ettevõtte visiooniavaldus, asetades selle otse portaali avalehele, et kõik seda näeksid.

• Navigeerimine: kasutage oma portaali navigeerimisfunktsioone, et suunata töötajaid toodete ja tutvustuste kohta teabele.

• Kirjed: kasutage oma portaalis olevaid loendeid – linke ja teadaandeid, et juhtida töötajate tähelepanu sisestele meeskonnasaitidele ja ettevõtte uudistele, mida soovite, et nad märkaksid.

• Sihtrühmad: sihtrühmad töötajatest, näiteks ülemused või kõik klienditeenindajad, koos kirjetega, mis tugevdavad sõnumit, näiteks edasimüügi väärtust.

• Ilme ja: Kasutage värvilahendused ja branding oma portaali muuta oma SharePoint portaal, isikupäratu tükk tarkvara allikas ettevõttesisese uudiseid ja teavet.

Kogukonnatunde loomine

Kasutage SharePointi, et hoida oma töötajaid uue lapse ja uue töölevõtmise teadetega kursis. Teie või teie töötajad võivad isegi soovida ühiskasutusse loomiseks või lõunasöögi leidmiseks kasutada SharePointi.

Infosüsteemide kulude kärpimine

Kujutage ette arvutustabeleid ja Accessi andmebaase kasutavate kodumaiste osakondade lahenduste arvu vähendamist. Asendades need SharePointis loendite ja teekidega, saavutate kohe mõned täiustused.

• Haldamise lihtsus: teie ettevõttepõhised lahendused on järjepidevamad – see muudab nende haldamise, toetamise, varundamise ja taastamise lihtsamaks kui kümneid ühekordseid lahendusi, mille on koostanud arvutustabelid.

• Juurdepääsetavus, teisaldatavus ja korduvkasutatavus: SharePointi loenditesse ja teekidesse salvestatud andmed salvestatakse SQL Serveri andmebaasi. Tähtsat teavet ei lukustata arvutustabelisse, mida kasutab ainult üks osakond.

• Suurem turvalisus: SharePoint pakub turvalisuse ja lubade jaoks sisseehitatud mudelit, mis põhineb teie olemasoleval investeeringul Active Directorysse. Veelgi parem, teie osakonnad saavad seda mudelit kasutada, et hallata, kellel on millele juurdepääs – ilma kasutajatoele helistamata.

• Võimalus eemaldada Office'i kliendid: kui kasutate SharePointis loendeid ja teeke, ei pruugi teil olla vaja Office'i rakendusi, nagu Excel, installida kõikidesse oma klientseadmetesse. Inimesed saavad kasutada brauserit SharePointis andmete otsimiseks (või andmete loendisse lisamiseks). Selle loendi saab isegi linkida arvutustabeliga, mida värskendatakse sel ajal, kui mõni teine ​​kasutaja brauseri abil andmeid lisab.

• Lihtsustatud planeerimine: tuues kogu selle sisu ühe katuse alla ja radarile, lihtsustab teie võimsuse planeerimine oluliselt.

• Koolitusabi: kuna SharePoint pakub ühtlast välimust ja tunnet, on treenimine lihtsam.