Kui plaanite projekti rakenduses Microsoft Project 2019, mõelge sellele, millist teavet peate (või mõni muu sidusrühm) jälgima, kellel see teave on, kuidas seda edastatakse ja kui sageli seda tuleb värskendada. Sageli salvestatakse see teave eraldi dokumendis, mida nimetatakse sidehaldusplaaniks. Järgmine tabel näitab lihtsat näidet.
Sidehaldusplaan
| Sidusrühm | Teave | meetod | Sagedus |
| Projektijuht | Olekuaruanne | Meil | Iganädalane |
| Meeskonna liikmed | Projekti olek | Koosolek | Iga kahe nädala tagant |
| Sponsor | Eduaruanne | PowerPoint | Igakuine |
| Sponsor | Riskid, probleemid ja muudatused | Palgid | Nagu vajatud |
Kommunikatsioonihaldusplaan võib olla keeruline või sama lihtne nagu Wordi tabel või Exceli tabel. Sisestate iga sidusrühma nime või ametikoha kõige vasakpoolsemasse veergu ja seejärel sisestage ülemisse ossa vajalik teave, selle meetod ja kohaletoimetamise sagedus.
See ei ole raketiteadus, kuid peate siiski eelnevalt kindlaks määrama, millist teavet soovite jälgida, millal soovite seda soovida ja millisel kujul. Võib-olla soovite vaadata jaotist Kuidas vältida levinud projektijuhtimise lõkse .
Esimene samm projekti edenemise jälgimisel on koguda teavet toimuva kohta. Mida lihtsam on projekti edusammudest aru anda, seda parem, sest inimesed teevad seda. Mida rutiinsemaks saate aruandluse teha – näiteks igal reedel, samale isikule esitatud kindlal vormil –, seda lihtsam on andmeid koguda.
Seejärel saate selle teabe projekti sisestada mitmel viisil: kasutage erinevaid vaateid ja tabeleid teabe sisestamiseks andmelehtedele, sisestage teave dialoogiboksi Ülesande teave või kasutage jälgimistööriistu lindi vahekaardi Ülesanne rühmas Ajakava. .
Kogutavate andmete hulk määratakse jälgitava teabe ja üksikasjalikkuse taseme järgi. Näiteks kasutavad mõned inimesed Projecti ainult oma tegevuste ajaskaala loomiseks. Teised kasutavad ressursse ja jälgivad oma ülesannete kallal tehtud kogutööd, kuid mitte nii detailselt, et kontrollitakse tunnitööd. Mõne inimese jaoks sobib lihtsalt ühe ülesande 50-protsendilise ja teise 100-protsendilise lõpetatuks märkimine ning Projectil eeldamine, et kõik ressursid on nende hinnangulise töömahuga täitnud.
Peate leidma enda jaoks parima jälgimismeetodi, mille määrab jälgitava teabe hulk ja tüüp. Microsoft pakub projektis 2019 neli jälgimismeetodit:
Nendest meetoditest saate aru saada, kui võrrelda ülesannete jälgimist ja ülesannete jälgimist. Saate jälgida teavet ülesannete kaupa, näidates praeguse ajani (või teie valitud olekukuupäevani) tehtud tööde kogusummat või ülesandega seotud kulusid. Või saate jälgida teavet ülesande järgi, mis on üksikasjalikum jälgimine, mis näitab tehtud tööde kogusummat või kulusid iga ressursi kaupa.
Oletame, et elektriliste komponentide testimise ülesandeks kulub projekti lähteolukorra kohaselt hinnanguliselt 12 tundi. Insener, elektrik ja assistent – kolm inimressurssi – on määratud 100 protsenti oma ajast. Jälgimine ülesannete kaupa – kokku võite lihtsalt märkida, et ülesandest on 75 protsenti täidetud, mis tähendab üheksa tundi tööd.
Projekt eeldab, et kolm ressurssi jagavad töö võrdselt – iga ressursi kohta kolm tundi. Tegelikult kulutas Insener aga ühe tunni, elektrik kuus ja assistent kaks. Seetõttu siseneb pildile ajafaasiline muutuja. Ajafaasiline jälgimine kasutab kindlaid ajalisi juurdekasvu, olenemata sellest, kas soovite jälgida tööd ülesande kaupa või ülesandega seotud üksikute ressurssidega tehtud tööd.
Seega saate ülesandes Elektriliste komponentide testimine kasutada ülesannet – ajafaasilist lähenemist, et jälgida igapäevaselt üheksa tundi. Või võite kasutada iga ressursi tunni- või päevatöö jälgimiseks ülesande – ajafaasilist lähenemist.
Kui projekt või organisatsioon ei vaja üksikasjalikku määramist ega ajafaasilist jälgimist, on parem kasutada ülesande – kogumeetodit. Siis saate kulutada vähem aega projekti teabe sisestamisele ja rohkem aega meeskonna ja sidusrühmade juhtimisele.
Mõnikord tundub, et Project pakub käepärast nuppu kõige jaoks, mida projektiga vaja on teha, nii et miks peaks jälgimine olema teistsugune? Vahekaardi Ülesanne rühma Ajakava ülaosas olevad jälgimistööriistad värskendavad valitud toiminguid mis tahes lehevaates. Joonisel on kujutatud jälgimisriistad. Vasakpoolsed viis on valmisoleku protsendi nupud ja parempoolne nupp võimaldab teil ülesandeid jälgida või värskendada.
Jälgimisnupud.
Need tööriistad värskendavad valitud toiminguid:
Dialoogiboks Värskenda ülesandeid.
Edusammude jälgimiseks ja illustreerimiseks saate kasutada mõnda muud tööriista, mis on mujal Projectis.
Võib-olla teate juba, et Projectil on vaade kõigele, mida soovite teha. Näiteks saate ülesande või ressursi teabe hõlpsaks värskendamiseks kasutada vaadet Task Sheet ja Task Usage. Saadaval on nii palju variatsioone, et võite arvata, et Microsoft võtab vaate järgi tasu.
Ülesandeleht – jälgimistabeli vaade.
Ülesande kasutamine – jälgimistabeli vaade.
Ülesande kasutamine – kasutustabeli vaade.
Ülesandelehe vaate abil jälgimisel sisestan veeru, mis näitab valmisoleku protsenti. Veeru sisestamiseks paremklõpsake lihtsalt veeru peal ja klõpsake käsku Insert Column, seejärel klõpsake % Complete.
Olenevalt jälgimismeetodist vajate erinevaid vaateid erinevatel eesmärkidel. Järgmises tabelis on määratletud parim vaade, mida iga jälgimismeetodi jaoks kasutada.
Vaatamiste jälgimine
| Jälgimismeetod | Parim vaade | Parim tabel või rida |
| Ülesanne | Ülesannete leht | Jälgimislaud |
| Ülesanne – ajaline etapp | Ülesande kasutamine | Tegelik töö rida |
| Ülesandmine | Ülesande kasutamine | Jälgimislaud |
| Ülesanne – aja järgi | Ülesande kasutamine | Kasutustabel |
Kui leiate sobiva vaate, kus on kuvatud õiged veerud, on jälgimisteabe sisestamine sama lihtne, kui sisestate värskendatava ülesande vastavasse veergu tundide arv, püsikulude dollarisumma või algus- või lõppkuupäev.
Uurige kümmet nõuannet Microsoft Teamsiga parema koosolekukogemuse saamiseks, sealhulgas märkmete tegemine, tausta hägustamine, vaigistamine ja koosolekute salvestamine.
Lühikeses Word 2013 dokumendis saate kommentaare hõlpsalt sirvida ja uurida. Siit leiate samm-sammult, kuidas kommentaare lugeda ja eemaldada.
Mõnikord varitseb kurjus selles, mis peaks olema Word 2016 peamises mõistlikkuse hoidlas: tavalises mallifailis. Õpi, kuidas taastada normaalne mall ja eemaldada probleemid.
Kuidas lisada lõigu taane Word 2013-s, et luua selgem ja professionaalsem ilme. Meie juhend aitab sul lihtsasti navigeerida Wordi funktsioonide kaudu ja tutvustab esimeses reas taande ning rippuva taande lisamise viise.
Lisaks kuuele kiirtoimingule, mis kuvatakse Outlooki esmakordsel installimisel, on teil valida veelgi rohkemate Quick Step mallide hulgast.
Kui olete esitluse ajal PowerPointi slaididele joonistamiseks kasutanud pliiatsit või markerit, saate joonised järgmise esitluse jaoks salvestada või need kustutada, nii et järgmisel näitamisel alustate puhaste PowerPointi slaididega. Pliiatsi ja markeri jooniste kustutamiseks järgige neid juhiseid: joonte kustutamine […]
Style'i teek sisaldab CSS-faile, XSL-faile ja eelmääratletud mallilehtede, lehepaigutuste ja juhtelementide poolt kasutatavaid pilte rakenduses SharePoint 2010. CSS-failide leidmiseks avaldamissaidi stiiliteegist: valige saidi toimingud → vaade. Kogu saidi sisu. Ilmub saidi sisu. Style raamatukogu asub […]
Ärge uputage oma publikut tohutute numbritega. Microsoft Excelis saate parandada oma armatuurlaudade ja aruannete loetavust, vormindades numbrid tuhandetes või miljonites.
Siit saate teada, kuidas kasutada SharePointi suhtlusvõrgustiku tööriistu, mis võimaldavad üksikisikutel ja rühmadel suhelda, koostööd teha, jagada ja ühendada.
Julia kuupäevi kasutatakse tootmiskeskkondades sageli ajatemplina ja partiinumbri kiirviitena. Seda tüüpi kuupäevade kodeerimine võimaldab jaemüüjatel, tarbijatel ja teenindusagentidel tuvastada toote valmistamise aja ja seega toote vanuse. Juliuse kuupäevi kasutatakse ka programmeerimises, sõjaväes ja astronoomias. Erinevad […]
