Kuidas koostada Microsofti projektikommunikatsiooni haldusplaani

Kui plaanite projekti rakenduses Microsoft Project 2019, mõelge sellele, millist teavet peate (või mõni muu sidusrühm) jälgima, kellel see teave on, kuidas seda edastatakse ja kui sageli seda tuleb värskendada. Sageli salvestatakse see teave eraldi dokumendis, mida nimetatakse sidehaldusplaaniks. Järgmine tabel näitab lihtsat näidet.

Sidehaldusplaan

Kommunikatsioonihaldusplaan võib olla keeruline või sama lihtne nagu Wordi tabel või Exceli tabel. Sisestate iga sidusrühma nime või ametikoha kõige vasakpoolsemasse veergu ja seejärel sisestage ülemisse ossa vajalik teave, selle meetod ja kohaletoimetamise sagedus.

See ei ole raketiteadus, kuid peate siiski eelnevalt kindlaks määrama, millist teavet soovite jälgida, millal soovite seda soovida ja millisel kujul. Võib-olla soovite vaadata jaotist Kuidas vältida levinud projektijuhtimise lõkse .

Projekti kommunikatsioonihaldusplaani 1. samm: koguge andmeid

Esimene samm projekti edenemise jälgimisel on koguda teavet toimuva kohta. Mida lihtsam on projekti edusammudest aru anda, seda parem, sest inimesed teevad seda. Mida rutiinsemaks saate aruandluse teha – näiteks igal reedel, samale isikule esitatud kindlal vormil –, seda lihtsam on andmeid koguda.

Seejärel saate selle teabe projekti sisestada mitmel viisil: kasutage erinevaid vaateid ja tabeleid teabe sisestamiseks andmelehtedele, sisestage teave dialoogiboksi Ülesande teave või kasutage jälgimistööriistu lindi vahekaardi Ülesanne rühmas Ajakava. .

Kogutavate andmete hulk määratakse jälgitava teabe ja üksikasjalikkuse taseme järgi. Näiteks kasutavad mõned inimesed Projecti ainult oma tegevuste ajaskaala loomiseks. Teised kasutavad ressursse ja jälgivad oma ülesannete kallal tehtud kogutööd, kuid mitte nii detailselt, et kontrollitakse tunnitööd. Mõne inimese jaoks sobib lihtsalt ühe ülesande 50-protsendilise ja teise 100-protsendilise lõpetatuks märkimine ning Projectil eeldamine, et kõik ressursid on nende hinnangulise töömahuga täitnud.

Projekti kommunikatsioonihaldusplaani 2. samm: rakendage jälgimismeetodit

Peate leidma enda jaoks parima jälgimismeetodi, mille määrab jälgitava teabe hulk ja tüüp. Microsoft pakub projektis 2019 neli jälgimismeetodit:

• Ülesanne – kokku
• Ülesanne – ajaline etapp
• Ülesanne – kokku
• Ülesanne – aja järgi

Nendest meetoditest saate aru saada, kui võrrelda ülesannete jälgimist ja ülesannete jälgimist. Saate jälgida teavet ülesannete kaupa, näidates praeguse ajani (või teie valitud olekukuupäevani) tehtud tööde kogusummat või ülesandega seotud kulusid. Või saate jälgida teavet ülesande järgi, mis on üksikasjalikum jälgimine, mis näitab tehtud tööde kogusummat või kulusid iga ressursi kaupa.

Oletame, et elektriliste komponentide testimise ülesandeks kulub projekti lähteolukorra kohaselt hinnanguliselt 12 tundi. Insener, elektrik ja assistent – ​​kolm inimressurssi – on määratud 100 protsenti oma ajast. Jälgimine ülesannete kaupa – kokku võite lihtsalt märkida, et ülesandest on 75 protsenti täidetud, mis tähendab üheksa tundi tööd.

Projekt eeldab, et kolm ressurssi jagavad töö võrdselt – iga ressursi kohta kolm tundi. Tegelikult kulutas Insener aga ühe tunni, elektrik kuus ja assistent kaks. Seetõttu siseneb pildile ajafaasiline muutuja. Ajafaasiline jälgimine kasutab kindlaid ajalisi juurdekasvu, olenemata sellest, kas soovite jälgida tööd ülesande kaupa või ülesandega seotud üksikute ressurssidega tehtud tööd.

Seega saate ülesandes Elektriliste komponentide testimine kasutada ülesannet – ajafaasilist lähenemist, et jälgida igapäevaselt üheksa tundi. Või võite kasutada iga ressursi tunni- või päevatöö jälgimiseks ülesande – ajafaasilist lähenemist.

Kui projekt või organisatsioon ei vaja üksikasjalikku määramist ega ajafaasilist jälgimist, on parem kasutada ülesande – kogumeetodit. Siis saate kulutada vähem aega projekti teabe sisestamisele ja rohkem aega meeskonna ja sidusrühmade juhtimisele.

Projekti kommunikatsioonihaldusplaani 3. samm: kasutage jälgimistööriistu

Mõnikord tundub, et Project pakub käepärast nuppu kõige jaoks, mida projektiga vaja on teha, nii et miks peaks jälgimine olema teistsugune? Vahekaardi Ülesanne rühma Ajakava ülaosas olevad jälgimistööriistad värskendavad valitud toiminguid mis tahes lehevaates. Joonisel on kujutatud jälgimisriistad. Vasakpoolsed viis on valmisoleku protsendi nupud ja parempoolne nupp võimaldab teil ülesandeid jälgida või värskendada.

Jälgimisnupud.

Need tööriistad värskendavad valitud toiminguid:

• Lõpetatud protsent: klõpsake sellel tööriistal ülesande edenemise kiireks märkimiseks, kasutades umbkaudset arvutust tehtud töö protsendi kohta 25-protsendilise sammuga.
• Mark on Track: kui valite ülesande ja klõpsate sellel tööriistal, salvestatakse tegevus automaatselt olekukuupäevani, nagu te selle algtasemel planeerisite.
• Värskendusülesanded: edenemise, kestuse, algus- ja lõpukuupäevade jälgimisteavet sisaldava dialoogiboksi kuvamiseks leidke see tööriist menüüst, mis avaneb, kui klõpsate nupul Mark on Track allanoolel. Näiteks saate näidata, kas ülesande tegelik alguskuupäev erines selle praegusest alguskuupäevast. Järgmisel joonisel on näidatud dialoogiboks Värskenda ülesandeid.

Dialoogiboks Värskenda ülesandeid.

Edusammude jälgimiseks ja illustreerimiseks saate kasutada mõnda muud tööriista, mis on mujal Projectis.

• Projekti värskendamine: märkige kõik projekti ülesanded teatud olekukuupäevani lõpetatuks. Seda tööriista saate kasutada ka lõpetamata tööde ajakava muutmiseks.
• Teisalda ülesanne: ajastage valitud ülesanne täielikult või osaliselt ümber. Seda tööriista, mis asub lindi vahekaardi Ülesanded rühmas Ülesanded, saate kasutada ülesande edasi- või tagasiliikumiseks või selle osade ajastamiseks olekukuupäeva järgi.
• Edenemisjoone lisamine: lülitage sisse teatud tüüpi joonistustööriist. Klõpsake vahekaardi Vorming jaotises Vorming nuppu Ruudustikud. Klõpsake allanoolt ja valige Progressijooned. Ilmub dialoogiboks, et saaksite teatud kuupäevadel seadistada edenemisjooni: need näitavad pooleliolevaid ülesandeid ühendava vertikaalse joone abil, millised ülesanded on ajakavast ees või maha jäänud.

Kõige jaoks on olemas Microsoft Projecti vaade

Võib-olla teate juba, et Projectil on vaade kõigele, mida soovite teha. Näiteks saate ülesande või ressursi teabe hõlpsaks värskendamiseks kasutada vaadet Task Sheet ja Task Usage. Saadaval on nii palju variatsioone, et võite arvata, et Microsoft võtab vaate järgi tasu.

Ülesandeleht – jälgimistabeli vaade.

Ülesande kasutamine – jälgimistabeli vaade.

Ülesande kasutamine – kasutustabeli vaade.

Ülesandelehe vaate abil jälgimisel sisestan veeru, mis näitab valmisoleku protsenti. Veeru sisestamiseks paremklõpsake lihtsalt veeru peal ja klõpsake käsku Insert Column, seejärel klõpsake % Complete.

Olenevalt jälgimismeetodist vajate erinevaid vaateid erinevatel eesmärkidel. Järgmises tabelis on määratletud parim vaade, mida iga jälgimismeetodi jaoks kasutada.

Vaatamiste jälgimine

Kui leiate sobiva vaate, kus on kuvatud õiged veerud, on jälgimisteabe sisestamine sama lihtne, kui sisestate värskendatava ülesande vastavasse veergu tundide arv, püsikulude dollarisumma või algus- või lõppkuupäev.