Kuidas jagada Microsoft Projecti ressursse

Paljud Microsoft Project 2019 kasutavad organisatsioonid haldavad korraga palju projekte. Mõnikord on projekt ettevõttes ainus seda tüüpi projekt, näiteks kontori kolimise korraldamine. Teised projektid, näiteks arhitektuuribüroo hoone projekteerimisprojekt, toimuvad samaaegselt mitme teise sarnase projektiga ja põhinevad paljudel samadel ressurssidel, näiteks arhitektidel ja joonistajatel.

Kui organisatsioon tegeleb samal ajal sarnaste projektidega, võib tsentraliseeritud ressursikogumi kasutamine säästa aega, kuna ei pea looma juba olemasolevaid ressursse. Abiks võib olla ka ressursside jälgimine projektide lõikes.

Olemasolevate ressursside hankimiseks ettevõtte aadressiraamatust või oma Outlooki aadressiraamatust saate kasutada mõnda muud aega säästvat projektifunktsiooni.

Kuidas luua jagamisfaile

Nii üksikuid ressursse kui ka üldressursse saab tühjas projektis luua ressursside kogumina ja salvestada teie ettevõtte võrgus juurdepääsetavasse kohta. Seejärel saab iga projektijuht need ressursid oma projektidele määrata. Neid projekte nimetatakse seejärel jagajafailidekssest nad jagavad ressursse ressursside kogumist. Näiteks kui teil on hooldustöötajate kogum, kelle kõik teie tootmisettevõtte töötajad projektidele määravad, looge projektifail nimega Ressursikogumid ja sisestage ressursilehe vaatesse kõik jagatavad ressursid. Või looge ressursside kogumi fail nimega CEO ja laske kõigil, kes juhivad projekte, mis nõuavad tegevjuhi kaasamist, määrata ta sellest kesksest asukohast. Seejärel kasutage projekti ressursside jagamise tööriistu, et määrata need ressursid oma plaani ülesannetele.

Kui keegi kasutab jagamisfaili ressursimääranguid, salvestatakse see teave ka ressursside kogumi faili. Seejärel saab igaüks seda faili kasutada organisatsiooni kõigi projektide ressursside jaotuste vaatamiseks.

Kuidas projektijuhtimise ressursikogumitest lahti saada

Kui kasutate Projecti kogu oma ettevõttes, võib teil olla ressursside kogum, ühiste ressursside tsentraliseeritud hoidla, mis võimaldab projektijuhtidel neid ressursse oma erinevatele projektidele määrata. Kasutades ressursside kogumit, saate igal ajal realistlikuma ettekujutuse sellest, kui hõivatud on kõigi projektide ressursid.

Ärge ajage ressursikogumeid segamini ettevõtte ressurssidega, mis nõuavad Project Professionali, Project Serveri ja Microsoft Office Project Web Appi seadistamist. Ressursikogum on lihtsalt projektifail, mis sisaldab ressursilehe vaates ainult ressursside loendit ja on salvestatud teie töörühma või ettevõtte serveri jagatud võrgukettale. Igaüks, kellel on juurdepääs ressursside kogumi failile, saab selles sisalduvaid ressursse projektidele määrata. Ressursikogum säästab kõiki vaevast, et neid ressursse tuleb oma individuaalsetes projektides korduvalt luua.

Juurdepääs ressursile, mis on saadaval kogu teie organisatsioonile, toimige järgmiselt.

Avage ressursside kogumi fail ja seejärel fail, millest saab jagamisfail.

Jagamisfailis töötades valige Ressurss → Ressursikogum → Jaga ressursse.
Ilmub dialoogiboks Jaga ressursse.

Määrake projekti jaoks vajalikud ressursid.
Kui soovite määrata, et projekt kasutab ainult oma ressursse (vaikesäte), valige suvand Kasuta oma ressursse. Kui soovite ressursse jagada, valige suvand Kasuta ressursse ja seejärel valige loendist Saatja projekt.

Määrake, mida projekt peaks tegema, kui on olemas vastuoluline ressursisäte, näiteks ressursi baaskalender.
Kui teie projekti seadistus on ülimuslik, valige suvand Jagaja on ülimuslik. Kui soovite, et basseini säte valitseks, valige Bassein on ülimuslik.

Protsessi lõpetamiseks klõpsake nuppu OK.
Kõik määratud ressursikogumi ressursid lisatakse teie enda projekti ressursside loendisse ja on valmis ülesannetele määramiseks.

Pärast ühisressursi lisamist oma projektile saate värskendada jagatud ressursi teavet juhuks, kui neid jagatud ressursse haldav isik on teinud muudatusi, näiteks suurendanud ressursi tunnitasu. Selleks vali Ressurss → Ressursi jagamine → Värskenda ressursside kogumit.

Kui ühendate eraldi projektid mis tahes hetkel üheks põhiprojektiks, võimaldab Project teil dubleerida ressursse. Kui lingite kombineeritud projektid ja seejärel kustutate põhiprojektist duplikaatressursi, kustutatakse see ka alamprojektist. Parem tava on, kui kõik eraldi projektid jagavad ressursse ressursside kogumist, nii et põhiprojekti faili loomisel ei tekiks dubleerivaid ressursse.

Ressursikogumitest ressursside ammutamine säästab teie aega, sest te ei pea neid ressursse korduvalt uuesti looma. Siiski võite küsida, kas peaksite jälgima oma ressursi aega ressursside kogumi failis, et näha, kas ressurss on ülebroneeritud. Enamik reaalse maailma projekte kasutab ressursse, mis pole pühendatud ainult ühele projektile. Projekti uued kasutajad on sageli segaduses, sest peaaegu iga projektidega töötav inimene kulutab aega muule tööle, alates üldisest suhtlusest töökaaslaste ja klientidega kuni muudesse projektidesse investeeritud jõupingutusteni. Kas need algajad peaksid looma ressursikogumeid, et arvestada korraga mitme projekti vahel jagatud aega?

Üldiselt tähendab see, et iga ressursi päeva iga minuti jälgimine, et näha, kas ressursid töötavad teie ülesannete täitmisel 100 või 50 protsenti või on need jagatud mitme projekti vahel, on kaos. Küsige endalt see küsimus: kui see ressurss töötab teie projekti ülesandega, kas ta keskendub sel ajal sellele ülesandele? Kui jah, siis võib-olla ei pea te paljude projektide jagatud ressursside jälgimisega lolli tegema. Eriti lühemate ülesannete puhul toimib tavaliselt hästi vastupanu soovile hallata oma ressursse väljaspool oma projekti. Teisest küljest, kui teil on ressursid, mis töötavad vaid poole tööajast või jagate aega kahe projekti vahel rutiinselt, kaaluge jagatud ressursitööriistade kasutamist, et neid ressursse projektide lõikes jälgida.

Kuidas importida ressursse Outlookist

Project võimaldab teil säästa ressursiteabe sisestamisele kuluvat aega, võimaldades teil Outlookist ressursse tõmmata.

Outlookist ressursside hankimiseks peate selle määrama vaikemeiliprogrammiks: Avage Outlook ja kui teilt küsitakse, kas soovite, et see oleks teie vaikeprogramm, öelge jah.

Kui lisate oma projekti ühe või mitu Outlooki ressurssi, lisatakse need teie projektide loendisse, kasutades Outlooki aadressiraamatus olemasolevat ressursi nime ja meiliaadressi. Eelnevalt on määratud ka vaikimisi esitähe algustäht ja töötüüp. Seejärel saate ressursile lisada soovitud üksikasjad.

Outlooki aadressiraamatust ressursside lisamiseks kuvage ressursilehe vaade ja järgige neid samme.

Minge lindi vahekaardile Ressursid. Klõpsake rühmas Lisa nuppu Lisa ressursse ja seejärel nuppu Aadressiraamat.
Ilmub dialoogiboks Ressursside valimine.

Klõpsake loendis Nimi ressursi nime.

Valitud nime lisamiseks ressursside loendisse klõpsake nuppu Lisa.

Korrake samme 2 ja 3, et lisada oma projektile kõik ressursside nimed, mida soovite importida.

Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu OK.

Nimed kuvatakse nüüd projekti ressursside loendis ja saate need ülesannetele määrata.

Lisateavet Microsoft Projecti ressursside haldamise kohta leiate teemast Kuidas hallata ressursse rakenduses Microsoft Project 2019 .