Kuidas hallata ressursse rakenduses Microsoft Project 2019

Enne kui loote programmis Microsoft Project 2019 tahes-tahtmata ressursse, peate mõistma, kuidas need teie projekti mõjutavad. Eelkõige on ressurss vara, mis aitab projekti ellu viia, olgu selleks siis inimene, seade, materjal või varustus. Üks ressurssidega tõhusa töötamise aspekt on hallata mis tahes ressursi töövoogu, mille aeg on teie projekti jaoks piiratud. Ressursside loomisel märgite nende saadavuse tundide kaupa päeva või nädalapäevade kaupa.

Näiteks võib üks inimene olla saadaval 50 protsenti ajast või 20 tundi tavalises 40-tunnises töönädalas, samas kui teine ​​võib olla saadaval täiskohaga (40 tundi). Kui määrate oma projektile seda tüüpi ressursse, saate kasutada erinevaid vaateid, aruandeid ja tööriistu, et näha, kas mõni ressurss on projekti mis tahes hetkel üle broneeritud. Näete ka seda, millal inimesed istuvad, pöidlaid keerutavad või millal nad võivad olla abiks mõne muu ülesande täitmisel. Saate isegi arvestada ressurssidega, mis töötavad teie organisatsiooni mitme projektiga, ja tagada nende tõhusa kasutamise.

Ressursidega tõhusa töötamise teine ​​aspekt on mõista, kuidas ülesandega töötamiseks määratud ressursside arv mõjutab selle ülesande kestust. Teisisõnu, kui teil on teha teatud hulk tööd, kuid seda tööd teevad vähesed inimesed, võtab tüüpilise ülesande lõpetamine kauem aega kui siis, kui teil on palju inimesi.

Ülesande tüüp määrab, kas ülesande kestus muutub sellele määratud ressursside arvu alusel. Pidage meeles: ülesande tüüp võib olla fikseeritud ühikud, fikseeritud kestus või fikseeritud töö.

Lõpuks lisavad ressursid projektile kulusid. Projekti kulude arvestamiseks (nt inimene, kes töötab ülesandega mitu tundi, arvutid, mille peate ostma, või teenused, mis nõuavad tasu), peate looma ressursid ja määrama need ühele või mitmele ülesandele.

Ressursi tüübid: töö, materjal ja maksumus

Ressursside planeerimise eesmärgil tunnustab Project ainult neid kolme tüüpi ressursse:

• Töö: selle inimese, näiteks programmeerija või torumehe, saab ümber määrata, kuid mitte kurnata. Tööressursid määratakse ülesannete täitmiseks.
• Materjal: Materjal on ühikuhinnaga ja ei kuluta töötunde, kuid see võib kuluda. Materjalikulud on näiteks teras, puit ja raamatud.
• Kulud: kuluressursi kasutamine annab teile paindlikkuse määrata iga kord, kui ressursi kasutate, kohaldatavad kulud (nt reisi- või saatmiskulud).

Välise tarnija või seadmeressursi projekti lisamisel kasutatava ressursitüübi otsustamine võib olla keeruline. Kui soovite vältida selle ressursi kasutamise ajal projekti töötundide lisamist, ärge seadistage ressurssi tööressursina. Kasutage selle asemel kuluressurssi või fikseeritud kuludega lähenemist.

Kuidas ressursid mõjutavad ülesannete ajastust

Projekti 2019 vaikeseadetes on pingutuspõhine ajastamine välja lülitatud nii käsitsi kui ka automaatselt ajastatud ülesannete puhul. Seega, olenemata sellest, kui palju tööressursse te määrate, jääb ülesande kestus samaks ja Project kuhjab ülesande jaoks rohkem töötunde, et kajastada suuremat pingutust.

Mõnel kindla üksuse või fikseeritud töö ülesandetüübi puhul peaks ülesandele määratud ressursside lisamine või eemaldamine siiski mõjutama ülesande täitmiseks kuluvat aega. Sisuliselt võib vana maksiimi "Kaks pead on parem kui üks" muuta järgmiselt: "Kaks pead on kiirem kui üks".

Täiendavate inimeste määramine ülesannete täitmiseks ei lühenda alati tööaega proportsionaalselt, kuigi Project seda nii arvutab. Kui teil on rohkem inimesi, on teil ka näiteks rohkem koosolekuid, memosid, dubleeritud pingutusi ja konflikte. Kui lisate ülesandele rohkem ressursse, kaaluge ka selle ülesande täitmiseks vajaliku jõupingutuse suurendamist, et võtta arvesse töörühma vältimatut ebatõhusust.

Kuidas hinnata ressursivajadust

Tavaliselt teate, kui palju materiaalseid ressursse kulub ülesande täitmiseks: Enamasti saate naelte, tonnide, jardide või muu koguse arvutamiseks kasutada standardvalemit. Aga kuidas sa tead, kui palju pingutusi peavad sinu tööressursid projekti ülesannete täitmiseks investeerima?

Kaasake teatud hulk täiendavaid materiaalseid ressursse, kui arvate, et vajate seda ümbertöötamiseks või praagiks.

Nagu paljude projekti ajakavasse lisatud teabe aspektide puhul, sõltub jõupingutuste taseme määramine suurel määral teie enda kogemustest sarnaste ülesannete ja ressurssidega. Siiski pidage meeles neid hoiatusi:

• Oskus loeb. Vähem kvalifitseeritud või vähem kogenud ressursil kulub ülesande täitmiseks tõenäoliselt rohkem aega. Katse – suurendage kestust näiteks 20 protsenti vähem kvalifitseeritud ressursi puhul või vähendage seda 20 protsenti kvalifitseeritud ressursi puhul.
• Ajalugu kordub. Vaadake eelnevalt tehtud projekte ja ülesandeid. Kui olete inimeste aega jälginud, näete tõenäoliselt, kui palju pingutust on vaja teiste projektide eri tüüpi ülesannete täitmiseks, ja saate oma projektiga paralleele tõmmata. See pingutuse kestuse hindamise tehnika sarnaneb analoogse hindamisega. Vaadake Microsoft Project 2019 projektide pidevat õppimist .
• Küsi ja sa saad. Paluge ressurssidel endil hinnata, kui kaua nende arvates ülesanne võtab. Töö tegijad peaksid ju kõige paremini teadma, kui kaua see aega võtab.

Varuge projektis aega, et võtta arvesse ettenägematuid asjaolusid, näiteks ressursse, mis on planeeritust vähem kvalifitseeritud. Et tagada verstaposti kuupäevadest kinnipidamine, lisavad paljud inimesed vahetult enne verstaposti edastamist või faasi lõppu oma ajakavadesse ülesande nimega Contingency Reserve või Buffer.

Kuidas luua Microsoft Projecti ressursse

Nii nagu keegi täidab sünnitunnistuse iga kord, kui laps sünnib, täidetakse vorm alati, kui projektis ressurss sünnib (st luuakse ). Vormis Ressursiteave sisestate sellise teabe nagu ressursi nimi, saadavus ja tunnitasu või kasutustasu. Saate sisestada ka valikulist teavet, näiteks rühma (ettevõtte töörühma), kuhu ressurss kuulub, või ressursi e-posti aadressi.

Saate luua ressursi ühe isiku või olemina, üldise ressursina (nt oskuste kogumina, millele pole määratud isikut, nagu assistent või insener) või isegi mitmest koos töötavast ressursist koosneva rühma. Paljudel juhtudel teate projekti planeerimise algstaadiumis ainult vajalikke ressursioskusi, mida hiljem asendab nimetatud isik, kellel on nii aega kui ka kvalifikatsiooni ülesande täitmiseks.

Kõige lihtsamal tasandil luuakse ressurss ühtse üksusena – konkreetse inimese või koosolekuruumi või seadmena. Ressursi loomiseks sisestate teabe dialoogiboksi Ressursi teave.

Ressursi loomisel peate tippima vähemalt ressursi nime, kuid võite lisada ka nii palju teavet, kui soovite. Mõned inimesed eelistavad kõigepealt luua kõik ressursid ning lisada kontakt- ja kuluteabe hiljem.

Ressursi loomiseks dialoogiboksi Ressursiteave abil toimige järgmiselt.

Klõpsake lindi rühma Vaade vahekaardil Ülesanne nuppu Gantti diagramm ja klõpsake nuppu Ressursileht.
Sel hetkel muutub vaade ressursilehe vaateks.

Topeltklõpsake veerus Ressursi nimi tühja lahtrit.
Ilmub dialoogiboks Ressursi teave, nagu näidatud.

Tippige nimi tekstikasti Ressursi nimi.

Klõpsake allanoolel kastis Tüüp (paremal), et valida töö, materjal või kulu.
Teile saadaolevad seaded erinevad veidi olenevalt valitud valikust. Näiteks materjaliressursil pole valikut E-post ega sisselogimiskonto ning tööressursil või kuluressursil puudub suvand Materjali silt.

Materjaliressursi jaoks sisestage väljale Materjali märgis ühikute kirjeldus.
Näiteks võite jahu ressursi jaoks sisestada naela või terase ressursi jaoks tonnid.

Tippige väljale Initsiaalid ressursi lühend või initsiaalid.
Kui te midagi ei sisesta, lisatakse ressursi salvestamisel ressursi nime esimene täht.

Jätkake mis tahes teabe sisestamist, mida soovite ressursi kohta lisada.
See teave võib sisaldada e-posti aadressi, rühma tüüpi (näiteks osakond, osakond või töörühm), broneeringu tüüpi (pakutud või kohustus) või koodi (nt kulukeskuse kood).
Kui sisestate teabe väljale Rühm, saate seejärel kasutada ressursside komplektide vaatamiseks funktsioone Filter, Sorteerimine ja Rühmitamise alus.

Uue ressursi salvestamiseks klõpsake nuppu OK.

Need neli vahekaarti sisaldavad palju teavet mis tahes ressursi kohta.

Korraga mitme ressursi teabe sisestamiseks kuvage ressursilehe vaade ja sisestage teave veergudesse. Sellesse vaatesse saate isegi kleepida teisest allikast (nt Exceli arvutustabelist) kopeeritud ressursid.

Kuidas tuvastada Microsoft Projecti ressursse

Projekti planeerimisetapis avastate sageli, et kõiki ressursse pole kokku pandud. Isegi kui olete projektis hästi sisse jõudnud, ei tea te mõnikord, millist ressurssi te kasutate; teate ainult seda, et vajate eelseisvate ülesannete täitmiseks teatud oskustega ressurssi. Sel juhul kaaluge teatud ressursside loomist üldiste ressurssidena.

Üldise ressursi loomiseks pange sellele nimi, mis kirjeldab selle oskusi, näiteks insener, turvapersonal või isegi koosolekuruum (mitte konkreetse ressursi nimega konverentsiruum B). Seejärel märkige dialoogiboksis Ressursi teave kindlasti ruut Üldine, nagu siin näidatud. Sätte Üldine kasutamiseks ajakava ümberarvutamiseks ressursside saadavuse põhjal pole valemit. Paljud inimesed leiavad, et see säte on aga kasulik, kui nad kasutavad jooksva laine planeerimist või kui nad ei vastuta konkreetsete ressursside määramise eest (nt ajutise töötaja määramine ülesandele, kui rendifirma valib konkreetse töötaja).

Konsolideeritud ressurss.

Üldise ressursinime saate asendada selle ressursi nimega, mis on teie projekti lisatud. Näiteks kui sisestate turvatöötajatele kui ressurss, mida saab asendada see Jim Taylor , nimi turvalisuse spetsialist, kes teeb tööd. Vahetamiseks avage ressursilehe vaade ja klõpsake veerus Ressursi nimi ressursi lahtrit, tippige uus nimi ja vajutage sisestusklahvi. Ärge muretsege, kui olete juba projekti ülesannetele üldise ressursi määranud. Projekt värskendab kõiki ülesandeid uue nimega.

Kuidas hallata Microsoft Projecti ressursside saadavust

Paljud projekti 2019 funktsioonid käsitlevad ressursse – eriti aidates teil märgata ressursside üldist jaotust. Ülejaotus on ressursi kalendril ja saadavusel põhinev arvutus, mis näitab, et saadavuse põhjal on määratud liiga palju tööd.

Mõelge Monica Mendezile, insenerile, kes töötab oma kalendri järgi tavalist kaheksatunnist päeva. Monica on määratud ülesandele Kirjutage lõplik aruanne 50 protsendi ulatuses ja ülesande Loo kujunduse spetsifikatsioonid (mis toimub aruande ülesandega samal ajal) 100 protsendi ulatuses. Monica töötab nüüd 150% ulatuses ehk 12 tundi päevas. Vaene Monica on ülebroneeritud. Olge ettevaatlik - ta võib isegi projektist lahkuda.

Ressurss määratakse ülesandele vaikimisi 100-protsendilise saadavuse (või ühikute) juures, kuid saate seda sätet muuta, kui teate, et ressurss määratakse mitmele ülesandele ja saab kulutada vaid piiratud aja iga töö tegemiseks.

Saadavuse hindamine ja seadistamine

Mõne ressursi saadavust on lihtsam hinnata kui teiste puhul. Tõenäoliselt ei pühenda juht tervet päeva ühelegi ülesandele, sest ta peab tegelema kõigi talle alluvate töötajatega ja allkirjastama ka volitusi, osalema erinevaid projekte puudutavatel koosolekutel ja näiteks koostama eelarveid. Tootmistöötaja kättesaadavust võib olla lihtsam ühele ülesandele määrata: kui üks tootmistöö veedab liinil kolm päeva ja üks inimene töötab liinil kogu aeg, on täpsem öelda, et ta töötab selle ülesandega täielikult. aega.

Üks viga, mida projekti algajad teevad, on saadavuse üle mõtlemine. Muidugi ei kuluta keegi iga päev kaheksa tundi projekti ühele ülesandele. Töötajad veedavad osa oma tööpäevadest e-kirju lugedes, töökaaslastega vesteldes ja telefonikõnedele vastates, mis puudutavad nende projektidega mitteseotud probleeme. Ressurss võib ühel päeval kulutada ülesandele seitse tundi ja järgmisel ainult kolm tundi. Ärge jääge saadavuse hindamisel kinni igapäevasest ressursside ajakavast. Kui töötaja sellele ülesandele keskendub, on 100-protsendiline kättesaadavus sobiv seade. Kui see inimene töötab kümnepäevase ülesande kallal vaid viis päeva, on see 50-protsendiline, olenemata sellest, kas ta töötab neli tundi päevas kümme päeva või viis täispäeva igal hetkel.

Säte Ühikud (kättesaadavus) aitab teil märgata ressursi ülebroneerimist, mis võib projekti ajakavas korraga töötada mitme ülesandega.

Ressursi vaikeüksuste määramiseks saadavuse määramiseks toimige järgmiselt.

Kuvage ressursilehe vaade.

Klõpsake ressursi veergu Max.

Sisestage arv, mis näitab aja protsenti, mille jooksul ressurss on projektiga töötamiseks saadaval.
Näiteks tippige 33 ressursi jaoks, mis on saadaval kolmandiku ajast, või 400 ressursi jaoks, mis suudab pakkuda nelja täistööajaga töötajat. (Kirjed, mis on suuremad kui 100 protsenti, tähistavad ressursse, mis pakuvad rühmale või meeskonnale ülesannete haldamiseks.) Kõige tavalisem kirje (vaikeseade) on 100 ühe ressursi kohta, mis töötab täiskohaga projekti ülesannetega.

Vajutage sisestusklahvi või tabeldusklahvi.
Kirje on lõpetatud.

Pange tähele, et see toimib ainult ressursside puhul, mille tüübiks on määratud Töö.

Kui Microsoft Projecti ressurss tuleb ja läheb

Lisaks sellele, et ressurss on projekti jaoks saadaval ainult teatud protsendi ajast (näiteks 50 protsenti projekti kogu kestusest), võib ressurss olla saadaval ainult teatud aja jooksul (võib-olla aprillist juunini) kogu projekti kehtivusaja jooksul. projekt – tavaliselt siis, kui kasutate teisest osakonnast laenatud ressurssi või kui töötate koos vabakutselisega, kes on teie projektis teistega kaasa löömas. Teine võimalik ressurss on see, kes on projekti esimestel päevadel saadaval poole kohaga ja seejärel ülejäänud päevadel täiskohaga. Sel juhul sisestate dialoogiboksis Ressursiteave ala Ressursi saadavus veergudesse Saadaval alates ja Saadaval kuni kuupäevavahemiku, nagu näidatud, et määrata erinev saadavus.

Ajaperioodid ja saadavuse ühikud.

Piiratud perioodi määramiseks, mille jooksul ressurss on teie projektiga töötamiseks saadaval, toimige järgmiselt.

Kuvage ressursilehe vaade.

Topeltklõpsake ressurssi.
Ilmub dialoogiboksi Ressursiteave vahekaart Üldine.

Kasutage saadavuse perioodi määramiseks veerge Saadaval alates ja Saadaval kuni (alal Ressursi saadavus).

Klõpsake sama rea ​​veerus Ühikud nooli, et suurendada või vähendada saadavust 50-protsendilise sammuga, või tippige number.
Sisestuse lõpetamiseks vajutage sisestusklahvi.

Korrake samme 3 ja 4, et määrata ressursside saadavuse ala järgmistel ridadel täiendavad saadavuse perioodid.

Muudatuste salvestamiseks klõpsake nuppu OK.