Iga süsteemi üks olulisemaid aspekte on teabe kaitse ning ettevõtte ja valitsuse eeskirjade järgimine. Office 365 Exchange Online'i on lihtne kasutada ja hallata, kuid ärge laske sellel end petta. Kaante all on Microsoft teinud tohutult jõupingutusi, et kaitsta teid digitaalsete ohtude eest ja tagada, et järgite takistusteta nõudeid.
Arhiveerimine ja säilitamine Exchange Online'iga
Igal inimesel on nii e-postkast kui ka oma arhiveerimissüsteem. Arhiiv kuvatakse Outlookis teise postkastina.

Täiendava arhiveerimiskausta eesmärk on hoida vanemaid e-kirju alalises hoiukohas. Arhiveerimiskausta võib pidada pööninguks või keldriks. Vajadusel võite sinna minna asju tooma, kuid see on tõesti pikaajalise ladustamise koht.
Kasutaja postkasti ja arhiivi suurus oleneb SaaS-i plaanist. Mõnede plaanide postkasti maksimaalne maht on 25 gigabaiti ja teistel on piiramatu arhiveerimismaht.
Teabe kaitse ja juhtimine Exchange Online'iga
Exchange Online'i pakkumine sisaldab viirusetõrjet ja rämpspostitõrjet, ilma et oleks vaja installida kolmanda osapoole või välist tarkvara. Kui Exchange Online'i saabub uus sõnum, kontrollitakse seda enne ettenähtud meilikasti edastamist riskide suhtes.
Tehnoloogiat, mis teeb kogu selle kaitse võimalikuks, nimetatakse Forefrontiks. See on veel üks Microsofti toode, mis töötab kulisside taga, et muuta keskkond turvaliseks. Kuid ärge muretsege – te ei pea lisatasu maksma ega isegi teadma, kuidas see töötab. Lõppkasutajana tead lihtsalt, et keegi jälgib sind, et sa ei saaks kogemata rämpsposti või viirustega nakatunud faile.
Valitsus on lisanud ettevõtete e-posti kohta palju reegleid ja eeskirju. Exchange Online võimaldab neid reegleid täita selliste funktsioonidega nagu eDiscovery ja juriidilised hoidmised.
eDiscovery viitab elektroonilisele avastamisele, mis tähendab lihtsalt seda, et juriidilise protsessi korral saab elektroonilistest sõnumitest otsida asjakohaseid teateid. See ei pruugi olla suur asi, kuid kui olete tugevalt reguleeritud tööstusharus või valitsusasutuses, siis onu Sam nõuab neid funktsioone sageli.