Juurdepääs LuckyTemplatesi petulehele 2013 kõik-ühes

Access 2013 muudab teie andmete haldamise lihtsaks, ühendades visuaalse liidese relatsiooniandmebaasi võimsusega. Avastage, kuidas korraldada andmeid tabeliteks, kujundada vorme ja aruandeid teabe redigeerimiseks ja esitamiseks ning luua päringuid teabe valimiseks ja kombineerimiseks. Järgmised sammud on andmebaasi nutikaks muutmiseks makrode ja Visual Basic for Applications (VBA) skriptide kirjutamine ning andmete veebis avaldamiseks SharePointi kasutamine.

Relatsiooniandmebaasi kujundamine rakenduses Access 2013

Kui kasutate andmebaasiprogrammi nagu Access 2013, ei saa te lihtsalt alustada andmete sisestamist. Selle asemel peate looma relatsioonilise andmebaasi kujunduse, jagades teabe üheks või mitmeks tabeliks, millest igaüks koosneb väljadest (mis on nagu arvutustabeli veerud). Tabeleid ühendavad relatsioonilised ühendused, mille puhul ühe tabeli väli vastab (seob) teise tabeli väljaga. Siin on üldine idee:

Tuvastage oma andmed.

Koostage võimalike väljade (teabetükkide) loend, sealhulgas tekst, numbrid, kuupäev, tõene/vale ja muud tüüpi andmed.

Likvideerige üleliigsed väljad.

Ärge salvestage sama teavet rohkem kui ühte kohta. Kui saate arvutada ühe välja teisest, salvestage ainult üks. (Salvestage näiteks sünnikuupäev või vanus, kuid mitte mõlemat.)

Korraldage väljad tabeliteks.

Rühmitage oma väljad nende kirjelduse järgi, nii et igast rühmast saaks tabel. Poe tellimuste sisestamise andmebaasis võib olla üks tabel klientide, üks toodete ja üks tellimuste jaoks.

Lisage koodide ja lühendite tabelid.

Plaanige lisada olekunimede ja kahetäheliste koodide tabel ning kõigi muude koodide või lühendite tabel, mida kavatsete andmebaasis kasutada. Saate kasutada neid tabeleid väärtuste rippmenüüde loomiseks, mida saate kirjete sisestamisel valida.

Valige iga tabeli jaoks primaarvõti.

Primaarvõti on väli, mis identifitseerib kordumatult iga tabeli kirje. Saate käskida Accessil määrata igale kirjele kordumatu ID-number, kasutades välja AutoNumber.

Ühendage tabelid.

Vaadake, millised tabelid sisaldavad välju, mis vastavad teiste tabelite väljadele. Tellimuste sisestamise andmebaasis peab tabel Tellimused sisaldama välja, mis identifitseerib tellimuse esitanud kliendi – välja, mis ühtib tabeli Kliendid primaarvõtme väljaga. Enamik seoseid on üks-mitmele , milles üks kirje ühes tabelis võib sobida rohkem kui ühe (või mitte ühegi) kirjega teises tabelis.

Näpunäiteid väljatüüpide valimiseks rakenduses Access 2013

Access 2013 andmebaasi kujundamisel otsustate, mis tüüpi iga väli on. Access pakub 12 väljatüüpi, mille hulgast saate valida. Valige välja tüüp, mis kirjeldab kõige paremini andmeid, mida soovite väljale salvestada, ja mis sobib välja kasutamiseks vajaliku analüüsitüübi jaoks. Siin on näpunäiteid selle kohta, millal millist tüüpi välja kasutada.

Handy Access 2013 klaviatuuri otseteed

Mõned inimesed eelistavad pigem kasutada klaviatuuri kui hiirt ja Access 2013-l on nende inimeste jaoks palju kiirklahve. Järgmised kiirklahvid on rakenduses Access 2013 eriti kasulikud. Mõned klahvivajutused töötavad rakenduses Access 2013 kõikjal; teised töötavad ainult konkreetsetes vaadetes, nagu märgitud.

Accessi 2013. aasta andmebaasi disaini saladused

Siin on andmebaasi kujundamise viis käsku, olenemata sellest, kas kasutate Access 2013 või mõnda muud andmebaasiprogrammi. Hästi läbimõeldud andmebaas muudab teie andmete haldamise lihtsamaks.

• Salvestage teavet sinna, kus see kuulub, mitte sinna, kus see kuvatakse. Teabe salvestamise koht pole kuidagi seotud selle kuvamiskohaga. Arvutustabelisse sisestate teabe, kuhu soovite arvutustabeli printimisel kuvada, kuid andmebaasid töötavad erinevalt. Andmebaasis salvestate teabe tabelitesse, lähtudes teabe struktuurist. Teatud osa võib ilmuda paljudes aruannetes, kuid salvestate selle ühes tabelis ainult ühele väljale.

• Salvestage teavet sellisena, nagu see tegelikult eksisteerib, mitte nii, nagu soovite, et see konkreetses aruandes kuvataks. See reegel on esimese reegli tagajärg. Kui soovite, et raamatute pealkirjad kuvatakse teie ostutellimustes kõigi suurtähtedega (suurtähtedega), saab Access pealkirjad teie eest suurtähtedega kirjutada. Salvestage raamatute pealkirjad õigete suurtähtedega, et te ei jääks jänni, kuna need on igas aruandes suurtähtedega. Accessil on palju sisseehitatud funktsioone, mis võimaldavad kohandada teksti, numbrite ja kuupäevade vormindamist.

• Vältige prügi sisse, prügi välja (GIGO). Kui te ei viitsi luua oma andmebaasile head ja mõistlikku kujundust – ja kui te pole ettevaatlik õigete ja puhaste andmete sisestamisel –, on teie andmebaas lõpuks prügi täis. Hästi läbimõeldud andmebaasi on lihtsam hooldada kui halvasti kavandatud andmebaasi, kuna iga teavet salvestatakse ainult üks kord, selge nimega tabeli selgelt nimega väljale koos õigete valideerimisreeglitega. Jah, see kõlab palju tööd, kuid 10 000 ebaõigest kirjest koosneva andmebaasi puhastamine on (vabandust alahinnangust) veelgi suurem töö.

• Eraldage oma andmed programmidest. Kui loote andmebaasi, mida jagada või teistele inimestele levitada, salvestage kõik tabelid ühte andmebaasi (tagaosa) ja kõik muud objektid teise andmebaasi (esiosa). Seejärel saate need kaks andmebaasi linkida, et kõik toimiks. Tabelite eraldamine kõigest muust lihtsustab kogu päringute, vormide, aruannete ja muu hilisema värskendamise keerdkäiku ilma tabelites olevaid andmeid häirimata.

• Varuge varakult ja sageli. Olgu, see näpunäide ei puuduta disaini, kuid see on liiga oluline, et seda vahele jätta: tehke oma andmebaasist iga päev varukoopia. Õnneks on teie kontoris juba regulaarsete (tõenäoliselt igaõhtuste) varukoopiate süsteem, mis sisaldab teie andmebaasi. Kui ei, siis tehke oma andmebaasist regulaarsete ajavahemike järel varukoopia ja kindlasti enne suuremate muudatuste tegemist varukoopia. Hoidke mitu varukoopiat, mitte ainult kõige värskemat, juhuks, kui probleemi avastamine võtab aega.

Õige Access 2013 tööriista leidmine prügi väljas hoidmiseks

Kui andmed, mis tabelite ja vormide kaudu teie andmebaasi lähevad, on prügi, tekitavad teie päringute ja aruannetega tehtavad väljundid või analüüsid samuti prügi. Õnneks pakub Access palju tööriistu, mis aitavad teil veenduda, et igale väljale lähevad andmed, mis peaksid sellele väljale minema. Tabelikujundusvaates leiate palju tööriistu, mis hoiavad prügi eemal:

• Andmetüüp: kasutage õiget andmetüüpi, et vältida vale tüüpi andmete sisestamist.

• Välja suurus: see atribuut piirab märkide arvu. Kui teate, et väli ei tohiks kunagi ületada nelja tähemärki, määrake välja suurus väärtuseks 4.

• Vorming: see atribuut muudab andmed õigeks. Saate muuta teksti näiteks suurtähtedeks või ainult väiketähtedeks.

• Sisend Mask: sisend mask piirab teabe lubatud valdkonnas, määrates mida tähemärki saate sisestada. Kasutage sisestusmaski, kui teate, millises vormis andmed peaksid olema – näiteks kui tellimuse numbris on kaks tähte, millele järgneb neli numbrit. Telefoninumbrid ja sihtnumbrid on muud näited väljadest, kus sisestusmaskid on kasulikud. Sisestusmaskid töötavad välja atribuudiga Vorming.

• Vaikeväärtus: see atribuut määrab väärtuse, mis kuvatakse vaikimisi, kui muud väärtust pole sisestatud. Vaikeväärtus kuvatakse väljale seni, kuni sisestatakse mõni muu väärtus.

• Välja või kirje valideerimise reegel: andmed peavad enne sisestamist selle reegli läbima. See atribuut töötab koos atribuudireegliga Validation Text.

• Nõutav: see atribuut määrab, et väljal peab kirje salvestamiseks olema väärtus. Kui väärtust ei sisestata, ei loo Access uut kirjet, kui vajutate Tab või Enter, ja nupp Uus kirje on hall.

• Allow Zero Length: see atribuut määrab, kas nullpikkusega kirje, näiteks "" (jutumärgid ilma tühikuta) on lubatud (ainult väljade tekst, pikk tekst ja hüperlingi jaoks). Nullpikkusega väli võimaldab teil eristada teavet, mida pole olemas, ja nullväärtust (tühi), mis on teadmata või mida pole sisestatud. Kui see suvand on määratud, lubab see nõutaval väljal nullpikkusega stringi. Kui mõlemad on lubatud, võite kasutada sisendmaski, et muuta nullpikkusega väli nullväärtusest erinevaks.

• Indekseeritud: kui valite välja indekseerimise, saate määrata, et väljal pole lubatud dubleerivaid väärtusi. Sellele atribuudile pääseb juurde ka andmelehevaates; see on märkeruut lindi vahekaardil Andmeleht.

• Otsinguväljad: see atribuut võimaldab kasutajal valida mõnele teisele väljale salvestatud välja väärtuse, kõrvaldades sellega paljud õigekirjavead ja standardiseerides välja valikud. Kasutage otsinguvälja loomiseks otsinguviisardit.

Visual Basicu rakenduste jaoks tõhus kasutamine rakenduses Access 2013

Kui automatiseerite Access 2013 andmebaasirakenduse Visual Basic for Applications (VBA) abil, võite koodi kirjutamise alustamiseks tühjale lehele eksida. Kust sa alustad? Siin on mõned lihtsad juhised, mis aitavad teil VBA-koodi kirjutada nagu professionaal:

Hankige abi.

Vajutage igal ajal F1, et käivitada Microsoft Accessi spikker, kus näete VBA-koodi näiteid.

Kasutage objektibrauserit.

Objektibrauser võimaldab teil uurida VBA objektide omadusi ja meetodeid. Valige Visual Basicu redaktoris Vaade, seejärel Objektibrauser või vajutage lihtsalt klahvi F2.

Hankige rohkem abi.

Muidugi on VBA sisseehitatud abitööriistad suurepärased, kuid saate ka oma lemmikbrauseriga Internetist VBA-koodi kirjutamiseks abi otsida. Võite isegi leida näiteid, mida saate oma projekti jaoks varastada või laenata.

Käsitsege oma vigu.

Isegi kõige täiuslikum programmeerija ei saa takistada vigade tekkimist, kuid ta saab takistada nende programmi viimist jahvatamist. Kasutage VBA sisseehitatud veakäsitlust koos käskudega On Error Goto ja Resume, et tuvastada vead ja muuta programmivoogu nii, et teie rakendused ei häiriks neid kasutavaid inimesi.

Kasutage funktsioone ja alamprotseduure.

Kasutage funktsioone ja alamprotseduure, et hallata ülesandeid, mida teie programmi erinevad valdkonnad täidavad. Üldreeglina, kui avastate, et kopeerite ja kleepite koodi ühest programmi piirkonnast teise, võiksite selle koodi lisada oma protseduurile.

Teisendage makrod VBA-koodiks.

Access 2013 makrokujundaja võimaldab teil oma rakenduse automatiseerimiseks valida eelmääratletud ülesannete loendite hulgast. Looge makro, mis teeb seda, mida soovite, ja teisendage see makro VBA-koodiks, et saaksite näha, kuidas see näeks välja, kui sisestaksite selle nullist.

Andmete jagamine teiste programmidega Access 2013 kaudu

Access 2013 on üksi suurepärane andmebaasirakendus, kuid see mängib hästi ka teistega, võimaldades teil kuvada ja hankida andmeid mitmest teisest programmist. Kui programm toetab Visual Basic for Applications (VBA), saate seda juhtida Accessi kaudu. Siin on lühike loend rakendustest, mida saate juhtida ja millega andmeid jagada.

• Microsoft Excel: paljud Exceli kasutajad puutuvad lõpuks Accessiga kokku, kuna vajavad andmete salvestamiseks rohkem struktuuri. Mõned neist inimestest ei tee aga hüpet Accessi juurde, nii et Accessi ja Exceli vahel on endiselt tugev side. Saate kasutada Accessi tabelina Exceli arvutustabelit või võtta VBA-lt Exceli rakenduse üle täielikult juhtimine.

• Microsoft SQL Server: SQL Server on nagu Access steroididel – vähemalt tabeli ja päringu seisukohast. Suure andmemahu kasutamisel kiiruse ja jõudluse parandamiseks saate oma andmed Accessist SQL Serveri teisaldada. Kui andmed on SQL Serveris, saate luua oma Accessi vorme, aruandeid, makrosid ja mooduleid, et kasutada SQL Serveri andmeid.

• Microsoft Word: enamik inimesi, kes kasutavad Accessi, on kasutanud ka Wordi. Olenemata sellest, kas kirjutate kirja või koostate tehtavate ülesannete loendit, võite olla harjunud pöörduma Wordis. Saate kasutada Wordi ka aruandlustööriistana, kus saate luua Accessi andmete paigutamiseks järjehoidjaid ja keegi teine, kes ei pruugi Accessiga tuttav olla, saab muuta Wordi dokumendi muud teavet.

• Microsoft SharePoint: SharePoint on Microsofti nägemus andmete jagamisest ja nendega koostööst veebis. Rakenduses Access 2013 saate andmeid SharePointi serveriga jagada. Saate isegi luua kohandatud veebirakenduse, mis talletab SharePoint 2013 serveris Accessi tabeleid, päringuid, vorme (vaadetena) ja makrosid ning võimaldab teil või kellelgi teisel veebis neile vormidele juurde pääseda – kõike seda ilma Access 2013 installimata.

• Microsoft Outlook: Outlook on midagi enamat kui lihtsalt e-posti tööriist; see on ka kontaktihaldussüsteem. Saate oma Accessi rakendusega jagada kontaktide, kalendri ja ülesannete teavet, nii et peate selle sisestama ainult ühte kohta.