Juurdepääs LuckyTemplatesi petulehele 2010 kõik-ühes

Kuidas luua relatsiooniandmebaasi rakenduses Access 2010

Kui kasutate andmebaasiprogrammi nagu Access 2010, ei saa te lihtsalt alustada andmete sisestamist. Selle asemel peate looma relatsioonilise andmebaasi kujunduse, jagades teabe üheks või mitmeks tabeliks, millest igaüks koosneb väljadest (mis on nagu arvutustabeli veerud). Tabelid ühendatakse relatsiooniühenduste abil, kus ühe tabeli väli vastab (seob) teise tabeli väljaga. Siin on üldine idee.

1. Tuvastage oma andmed .

   Koostage võimalike väljade (teabetükkide) loend, sealhulgas tekst, numbrid, kuupäev, tõene/vale ja muud tüüpi andmed.

2. Likvideerige üleliigsed väljad.

   Ärge salvestage sama teavet rohkem kui ühte kohta. Kui saate arvutada ühe välja teisest, salvestage ainult üks. (Näiteks salvestage sünnikuupäev või vanus, kuid mitte mõlemad.)

3. Korraldage väljad tabeliteks.

   Rühmitage oma väljad nende kirjelduse järgi, nii et igast rühmast saab tabel. Näiteks võib poe tellimuste sisestamise andmebaasis olla üks tabel klientide, üks toodete ja üks tellimuste jaoks.

4. Lisage koodide ja lühendite tabelid.

   Plaanige lisada olekunimede ja kahetäheliste koodide tabel ning iga muu koodi või lühendi tabel, mida kavatsete andmebaasis kasutada. Saate kasutada neid tabeleid väärtuste rippmenüüde loomiseks, mille hulgast saate kirjete sisestamisel valida.

5. Valige iga tabeli jaoks primaarvõti.

   Primaarvõti on väli, mis identifitseerib kordumatult iga tabeli kirje. Saate käskida Accessil määrata igale kirjele kordumatu ID-number, kasutades välja AutoNumber.

6. Ühendage tabelid.

   Vaadake, millised tabelid sisaldavad välju, mis vastavad teiste tabelite väljadele. Tellimuste sisestamise andmebaasis peab tabel Tellimused sisaldama välja tellimuse esitanud kliendi tuvastamiseks – välja, mis vastab tabeli Kliendid primaarvõtme väljale. Enamik seoseid on üks-mitmele, kus üks kirje ühes tabelis võib sobida rohkem kui ühe (või mitte ühegi) kirjega teises tabelis.

Näpunäiteid väljatüüpide valimiseks rakenduses Access 2010

Access 2010 andmebaasi kujundamisel otsustate, mis tüüpi iga väli on. Siin on näpunäited selle kohta, millal millist tüüpi välja kasutada.

Handy Access 2010 klaviatuuri otseteed

Need kiirklahvid on eriti kasulikud rakenduses Access 2010. Mõned klahvivajutused töötavad rakenduses Access 2010 kõikjal, teised aga ainult kindlates vaadetes, nagu märgitud.

Accessi 2010 andmebaasikujunduse saladused

Siin on andmebaasi kujundamise viis käsku, olenemata sellest, kas kasutate Access 2010 või mõnda muud andmebaasiprogrammi. Hästi läbimõeldud andmebaas muudab teie andmete haldamise lihtsamaks.

• Salvestage teavet sinna, kus see kuulub, mitte sinna, kus see kuvatakse. Teabe salvestamise koht pole kuidagi seotud selle kuvamiskohaga. Arvutustabelisse sisestate teabe, kuhu soovite arvutustabeli printimisel kuvada, kuid andmebaasid töötavad erinevalt. Andmebaasis salvestate teabe tabelitesse, lähtudes teabe struktuurist. Teavet võidakse kuvada paljudes erinevates aruannetes, kuid salvestate selle ühes tabelis ainult ühele väljale.

• Salvestage teavet sellisena, nagu see tegelikult eksisteerib, mitte nii, nagu soovite, et see konkreetses aruandes kuvataks. See on esimese reegli tagajärg. Kui soovite, et raamatute pealkirjad kuvatakse teie ostutellimustes kõigi suurtähtedega (suurtähtedega), saab Access pealkirjad teie eest suurtähtedega kirjutada. Salvestage raamatute pealkirjad õigete suurtähtedega, et te ei jääks igas aruandes suurte suurtähtedega vahele. Accessil on palju sisseehitatud funktsioone, mis võimaldavad kohandada teksti, numbrite ja kuupäevade vormindamist.

• Prügi sisse, prügi välja (GIGO). Kui te ei viitsi luua oma andmebaasile head ja mõistlikku kujundust – ja kui te pole ettevaatlik õigete ja puhaste andmete sisestamisel –, on teie andmebaas lõpuks prügi täis.

  Hästi läbimõeldud andmebaasi on lihtsam hooldada kui halvasti kavandatud andmebaasi, kuna iga teavet salvestatakse ainult üks kord, selge nimega tabeli selgelt nimega väljale koos õigete valideerimisreeglitega. Jah, see kõlab palju tööd, kuid 10 000 ebaõigest kirjest koosneva andmebaasi puhastamine on (vabandust alahinnangust) veelgi suurem töö.

• Eraldage oma andmed programmidest. Kui loote andmebaasi teiste inimestega jagamiseks (või levitamiseks), salvestage kõik tabelid ühte andmebaasi ( tagaosa ) ja kõik muud objektid teise andmebaasi ( esiosa ) . Seejärel saate need kaks andmebaasi ühendada, et kõik toimiks. Tabelite eraldamine kõigest muust lihtsustab kogu päringute, vormide, aruannete või muu hilisema värskendamise keerdkäiku ilma tabelites olevaid andmeid häirimata.

• Varuge varakult ja sageli. Olgu, see näpunäide ei puuduta disaini, kuid see on liiga oluline, et seda vahele jätta: tehke oma andmebaasist iga päev varukoopia. Õnneks on teie kontoris juba regulaarsete (tõenäoliselt igaõhtuste) varukoopiate süsteem, mis sisaldab teie andmebaasi. Kui ei, siis tehke oma andmebaasist regulaarsete ajavahemike järel ja kindlasti enne suuremate muudatuste tegemist varukoopia. Hoidke mitu varukoopiat, mitte ainult kõige värskemat, juhuks, kui probleemi avastamine võtab aega.

Kuidas hoida prügi juurdepääsuandmebaasist eemal

Kui andmed, mis tabelite ja vormide kaudu teie andmebaasi lähevad, on prügi, siis päringute ja aruannetega tehtav väljund või analüüs annab teile samuti prügi. Õnneks pakub Access palju tööriistu, mis aitavad teil veenduda, et igale väljale lähevad andmed, mis peaksid sellele väljale minema. Tabelikujundusvaates leiate palju tööriistu, mis aitavad prügi eemal hoida.

• Andmetüüp : kasutage õiget andmetüüpi, et vältida vale tüüpi andmete sisestamist.

• Välja suurus: piirab märkide arvu. Näiteks kui teate, et väli ei tohi kunagi ületada nelja tähemärki, määrake välja suuruseks 4 tähemärki.

• Vorming: muudab andmed õigeks. Näiteks saate muuta teksti suurtähtedeks või väiketähtedeks. Näiteks sisestusmaskid töötavad välja atribuudiga Vorming.

• Sisend Mask : sisend mask piirab teabe lubatud valdkonnas, määrates mida tähemärki saate sisestada. Kasutage sisestusmaski, kui teate, millises vormis andmed peaksid olema – näiteks kui tellimuse numbris on kaks tähte, millele järgneb neli numbrit. Telefoninumbrid ja sihtnumbrid on muud näited väljadest, kus sisestusmaskid on kasulikud.

• Vaikeväärtus : määrab väärtuse, mis kuvatakse vaikimisi, kui muud väärtust pole sisestatud. Vaikeväärtus kuvatakse väljale seni, kuni sisestatakse mõni muu väärtus.

• Välja või kirje valideerimise reegel : reegel, mille andmed peavad enne sisestamist läbima. See atribuut töötab koos atribuudireegliga Validation Text .

• Nõutav : määrab, et väljal peab kirje salvestamiseks olema väärtus. Kui väärtust ei sisestata, ei loo Access uut kirjet, kui vajutate Tab või Enter, ja nupp Uus kirje on hall.

• Allow Zero Length : määrab, kas nullpikkusega kirje, näiteks "" (jutumärgid ilma tühikuta) on lubatud (ainult väljade Tekst, Memo ja Hüperlingi puhul). Nullpikkusega väli võimaldab teil eristada teavet, mida pole olemas, ja nullväärtust (tühi), mis on teadmata või mida pole sisestatud. Kui see suvand on määratud, lubab see nõutaval väljal nullpikkusega stringi. Kui mõlemad on lubatud, võite kasutada sisendmaski, et muuta nullpikkusega väli nullväärtusest erinevaks.

• Indekseeritud : kui valite välja indekseerimise, saate määrata, et väljal pole lubatud dubleerivaid väärtusi. Sellele atribuudile pääseb juurde ka andmelehevaates – see on märkeruut lindi vahekaardil Andmeleht.

• Otsinguväljad : võimaldab kasutajal valida mõnele teisele väljale salvestatud välja väärtuse. See välistab paljud õigekirjavead ja ühtlustab välja valikud. Otsinguvälja loomiseks kasutage otsinguviisardit.

VBA tõhus kasutamine rakenduses Access 2010

Access 2010 andmebaasirakenduse automatiseerimisel VBA abil võite eksida tühjale lehele, millele alustada koodi kirjutamist. Kust sa alustad? Siin on mõned lihtsad juhised, mis aitavad teil VBA-koodi kirjutada nagu professionaal:

• Hankige abi. Jah, selles artiklis on loetletud mõned viisid, kuidas Accessis VBA kasutamist täiustada, kuid vajutage igal ajal klahvi F1, et käivitada Microsoft Office Accessi spikker, kust saate tutvuda VBA koodiga ja vaadata selle näiteid.

• Kasutage objektibrauserit. Objektibrauser võimaldab teil uurida VBA objektide erinevaid omadusi ja meetodeid. Valige VBA redaktori aknas Vaade → Objektibrauser või vajutage lihtsalt klahvi F2.

• Hankige rohkem abi. Muidugi on Access 2010 VBA sisseehitatud abitööriistad suurepärased, kuid võite kasutada ka oma lemmikbrauserit, et otsida Internetist abi mitmesugustel VBA-koodi kirjutamise teemadel. Võite isegi leida näiteid, mida saate oma projekti jaoks varastada või laenata.

• Käsitsege oma vigu. Isegi kõige täiuslikum programmeerija ei saa takistada vigade tekkimist, kuid ta saab takistada nende programmi viimist jahvatamist. Kasutage VBA sisseehitatud veakäsitlust koos käskudega On Error Goto ja Resume, et tuvastada vead ja muuta programmivoogu nii, et teie rakendused ei häiriks neid kasutavaid inimesi.

• Kasutage funktsioone ja alamprotseduure. Kasutage funktsioone ja alamprotseduure, et hallata ülesandeid, mida teie programmi erinevad valdkonnad täidavad. Üldreeglina, kui avastate, et kopeerite ja kleepite koodi ühest programmi piirkonnast teise, võiksite selle koodi lisada oma protseduurile.

• Teisendage makrod VBA-koodiks. Access 2010 makrode kujundaja võimaldab teil rakenduse automatiseerimiseks klõpsata ja valida eelmääratletud ülesannete loendist. Looge makro, mis teeb seda, mida soovite, ja teisendage see makro VBA-koodiks, et saaksite näha, kuidas see nullist tippimisel meeldiks.

Andmete jagamine teiste programmidega rakendusest Access 2010

Access 2010 on üksi suurepärane andmebaasirakendus, kuid see mängib hästi ka teistega. Saate kuvada ja hankida andmeid paljudest erinevatest programmidest. Kui programm toetab VBA-d, saate seda Accessi kaudu juhtida. Siin on lühike loend Microsofti rakendustest, mida saate juhtida ja millega andmeid jagada.

• Excel: paljud Exceli kasutajad sekkuvad Accessiga, kuna neil on andmete salvestamiseks vaja rohkem struktuuri. Mõned neist inimestest aga seda ei tee, seega on Accessi ja Exceli vahel endiselt tugev seos. Saate kasutada Accessi tabelina Exceli arvutustabelit või võtta Access VBA kaudu Exceli rakenduse üle täielikult juhtimine.

• SQL Server: SQL Server on nagu Access steroididel – vähemalt tabeli ja päringu seisukohast. Suure andmemahu kasutamisel kiiruse ja jõudluse parandamiseks saate oma andmed Accessist SQL Serveri teisaldada. Kui andmed on SQL Serveris, saate SQL Serveri andmete kasutamiseks luua oma Accessi vorme, aruandeid, makrosid ja mooduleid.

• Word: enamik inimesi, kes kasutavad Accessi, on kasutanud ka Wordi. Sõltumata sellest, kas kirjutate kirja või koostate tehtavate ülesannete loendit, paljud meist pöörduvad Wordi poole. Saate kasutada Wordi ka aruandlustööriistana, kus saate luua Accessi andmete paigutamiseks järjehoidjaid, et keegi, kes Accessi ei tunne, saaks aruande staatilisi andmeid muuta.

• SharePoint: SharePoint on Microsofti nägemus andmete jagamisest ja koostööst veebis ning Access 2010 abil saate jagada andmeid SharePointi serveriga. Saate isegi Accessis luua vorme ja aruandeid ning avaldada need SharePointi saidil, et kasutajad saaksid neid oma brauserist kasutada – kõike seda ilma Access 2010 installimata.

• Outlook: Outlook on midagi enamat kui lihtsalt e-posti tööriist; see on ka kontaktihaldussüsteem. Access 2010 abil saate saata e-kirju ja koguda andmeid otse saadud e-kirjadest. Samuti saate oma Accessi rakendusega jagada kontakti, kalendri ja ülesannete teavet, nii et peate need andmed sisestama ainult ühte kohta.