Kui hakkate oma finantsmudelisse hankima üsna palju andmeid, on üsna lihtne saada tohutu Exceli fail, mille arvutamine võtab kaua aega, muutes selle ülevaatamise või teistega jagamise keeruliseks.
Kui faili suur suurus on tingitud paljudest ridadest (näiteks rohkem kui 100 000), kaaluge andmete salvestamiseks Power Pivoti kasutamist.
Kui leiate, et teie mudel väljub kontrolli alt (ja kasutate tavalist Excelit ilma Power Pivoti või muude lisandmoodulite abita), on siin mõned proovitud näpunäited, mida saate selle faili suuruse säilitamiseks kasutada alla:
- Eemaldage kõik mittevajalikud vormingud. Värvid ja vormindus peaksid kehtima ainult vajalikule vahemikule, mitte tervele reale või veerule. Vältige käsitsi vormindamist ja kasutage selle asemel stiile.
Kui tühjendate lahtreid, mida te enam ei kasuta, valite tõenäoliselt lahtri ja vajutate kustutamisklahvi. See toiming kustutab sisu ja valemid, kuid ei tühjenda vormingut. Kui kahtlustate, et see on probleem, võite kõigi lahtrite valimiseks vajutada Ctrl+A; Seejärel klõpsake lindi vahekaardi Avaleht jaotises Redigeerimine rippmenüüd Kustuta ja valige Kustuta vormingud.
- Veenduge, et valemid viitaksid ainult sellele vahemikule, mida nad vajavad (mitte kogu rida või veergu valides). Kui teie valemid viitavad rohkematele lahtritele kui vaja, kasutab see rohkem mälu. Näiteks kasutage lisaridade lubamiseks =SUM(A:A) valemit =SUM(A1:A1000). Teise võimalusena saate vormindada andmed tabelina ja viidata selle asemel valemis automaatselt laienevatele tabelivahemikele.
- Eemaldage (või vähemalt kontrollige nende suurust) kõik kasutatavad logod või pildid. Üks mudelisse sisestatud JPG-fail võib hõlpsasti lisada Exceli faili suurusele 10 MB.
- Vältige PivotTable-liigendtabeleid. PivotTable-liigendtabelid närivad tõesti mälu. Kui teil on mitu PivotTable-liigendtabelit, veenduge, et need kasutaksid sama andmeallikat, mitte ei looks täiesti uut.
- Eemaldage välised lingid teistele failidele. Et kontrollida, kas teie mudelis on väliseid linke, minge lindi vahekaardile Andmed ja klõpsake jaotises Ühendused nuppu Redigeeri linke. Kui nupp Redigeeri linke on hall, tähendab see, et väliseid linke pole. Kui need on olemas, klõpsake nuppu ja dialoogiboksi Redigeeri link ilmumisel klõpsake Katkesta lingid, et kleepida kõigi väliste linkide andmed väärtustena ja välislingid eemaldatakse. Kui peate tingimata kasutama väliseid linke, avage samal ajal lähtefail; see kiirendab asja.
- Kontrollige sisendite ja arvutuste koondamist. Mõnikord mudel areneb ja võib esineda osi, mida enam ei kasutata, või osi, mille teave on muutunud.
- Vältige lenduvaid funktsioone. Mõned kõige sagedamini kasutatavad muutlikud funktsioonid on OFFSET, INDIRECT, RAND, NOW, TODAY, ROW ja COLUMN. Nende konkreetsete funktsioonide liigne kasutamine teie mudelis võib teie arvutusi tõesti aeglustada. Kui peate neid kasutama, proovige piirata nende välimust mudelis. Näiteks =TODAY() on väga kasulik tänase kuupäeva sisestamiseks, kuid selle asemel, et seda valemis mitu korda kasutada, asetage see ühes lahtris ja viidake pidevalt sellele ühele lahtrile tänase kuupäeva jaoks.
- Veenduge, et te ei kasutaks XLS-failitüüpi. XLSX on palju kompaktsem failitüüp ja selle kasutamisel näete tohutut erinevust kiiruses ja failisuuruses. XLSB on Exceli kahendtöövihiku failitüüp, mis on veelgi kompaktsem kui XLSX.
Kui olete kõiki neid näpunäiteid proovinud ja teil on endiselt probleeme, kaaluge arvutamise ümberlülitamist käsitsi (saate seda teha, klõpsates lindil vahekaarti Valemid, minnes jaotisesse Arvutamine ja valides käsitsi arvutamise valiku). Seejärel vajutage F9 ainult siis, kui peate uuesti arvutama. Saate teada, kui midagi on vaja arvutada, sest näete olekuribal valikut Arvuta .
Viimase abinõuna on väike nipp jätta reaalajas lingiga veeru ülaossa üks lahter ja kleepida kõik ülejäänud lahtrid väärtusteks. Kopeerige lahter alla ja arvutage uuesti, kui teil on vaja värskendada. See ei ole kindlasti eelistatud valik, kuna see on aeganõudev ja tõrgeteta, kuid seetõttu on see viimane abinõu.