E-kirjade korraldamine Outlook 2003-s

Keegi saab vähe natuke e-posti enam. Kui saate ühe sõnumi, saate neid palju. Õnneks pakub Outlook teile terve hulga erinevaid viise selle sõnumite segaduse korraldamiseks, nii et teil on võimalus välja selgitada, mis on oluline ja mis võib oodata.

Kui Outlook on seadistatud kuvama ekraani paremas servas lugemispaani, näete sõnumite loendi ülaosas kahte nuppu. Kõige vasakpoolsemal nupul on silt, mis ütleb midagi sellist nagu „Korraldatud: Kuupäev”. Nupp Järjestatud kirjeldab süsteemi, mida Outlook kasutab teie sõnumite korraldamiseks. Nupu Järjestamise järgi paremal pool asub teine ​​nupp sildiga, mis pakub üksikasjalikku teavet Outlooki praegu kasutatava paigutuse kohta. (Näiteks kui teie kirjad on praegu järjestatud kuupäeva järgi, on paremal oleval nupul kas "Uusim peal" või "Vanim üleval".)

Outlooki sõnumite korraldamise viisi muutmiseks klõpsake lihtsalt nuppu Järjesta, et kuvada kiirmenüü kõigi kasutatavate paigutustega. Outlook pakub järgmisi korraldusi:

• Kuupäev: kõige levinum viis sõnumite korraldamiseks on kuupäeva järgi. Outlooki esmakordsel seadistamisel korraldatakse teie sõnumid nii. Klõpsake paremal asuval nupul, et vaheldumisi kuvada üleval olevad uusimad ja üleval olevad vanimad sõnumid.

• Vestlus: see paigutus koondab samateemalised sõnumid. Kui olete kellegagi konkreetse projekti või idee kohta sõnumeid vahetanud, saate vestluse lõime järgimiseks valida vestluse paigutuse.

• Saatja: Nagu võite arvata, korraldab see paigutus teie sõnumite kogu vastavalt inimesele, kellelt sõnum saadeti. Saatja paigutuse valimine on pisut kiirem kui otsingukausta seadistamine, kuid mõnikord on otsingukaust siiski parim viis konkreetsete oluliste inimeste sõnumite jälgimiseks .

• Saaja: enamik teile saadetud sõnumeid on adresseeritud teile, kuid mitte alati. Mõnikord saate sõnumeid, mis on adresseeritud inimeste loendile, nii et teie nime ei kuvata sõnumi real Saaja. See paigutus eraldab teie sõnumid vastavalt sellele, kas teie nimi on iga sõnumi real Saaja.

• Kaust: kui vaatate sõnumeid otsingukaustas, võivad kuvatavad kirjad tegelikult asuda erinevates kaustades. Kui soovite täpselt teada, milline kaust iga kirja sisaldab, kasutage kaustade paigutust. Kui vaatate postkasti, pole kausta paigutus saadaval; see on ainult otsingukaustade jaoks.

• Suurus: kõik teavad, et suurus ei loe; see on tunne, mis loeb. No okei, mitte alati. Suurus on teatud süsteemiadministraatorite jaoks oluline ja see ei ole alati isiklik probleem. Mõned meilisõnumid sisaldavad fotosid, muusikat ja kõikvõimalikke raskekaalu faile, mis võivad teie ettevõtte meiliservereid ummistada. Seega, kui teie süsteemiadministraator palub teil oma postkasti harvendada, kasutage seda funktsiooni: tuvastage ja kustutage kõige rohkem ülekaalulised sõnumid.

• Teema: see paigutus sarnaneb vestluskorraldusega, välja arvatud see, et see ei järgi vestluse lõime, vaid koondab sama teemaga sõnumid.

• Tüüp: mitte iga postkasti saabuv üksus pole lihtne sõnum; võite saada ka koosolekukutseid, ülesannete taotlusi ja kõikvõimalikke muid esemeid. Kui soovite sõnumid koosolekukutsidest eraldada, lülituge paigutusele Tüüp, nii et kõige huvitavamad sõnumid tõusevad loendi ülaossa.

• Märgi: kui märgistate sõnumi, plaanite tõenäoliselt selle juurde tagasi pöörduda. See paigutus asetab märgistatud kirjad loendi ülaossa ja märgistamata kirjad alumisse ossa. Kui kasutate mitut erinevat lipuvärvi, sorteeritakse see paigutus ka lipu värvi järgi.

• Manus: kui lähete postkasti, ei pruugi te sõnumit otsida, vaid võib-olla jahtite manust. Sõnumite manuse järgi järjestamine võimaldab teil esmalt uurida tõenäolisi kahtlusaluseid.

• Meilikontod: saate seadistada Outlooki koguma e-kirju mitmelt erinevalt meiliaadressilt. Mõnikord soovite teada, milline kiri milliselt nendest aadressidest pärineb, või lihtsalt vaadata ühele neist aadressidest saadetud sõnumeid. Kui soovite näha ainult ühele aadressile saadetud sõnumeid, valige E-posti kontode paigutus ja seejärel klõpsake miinusmärki (–) nende kontode nimede kõrval, mida te näha ei soovi. Selle paigutusega näitab Outlook teile ainult teid huvitavate kontode sõnumeid.

• Tähtsus: kõigepealt asjad – teate ütlust. Kui peate esmalt nägema suure tähtsusega sõnumeid, soovite kasutada seda paigutust.

• Kategooriad: saate määrata kategooriaid kõikidele saadetavatele sõnumitele ja mõnikord saavad teised inimesed määrata neile saadetud sõnumitele kategooriaid. Et näha, milline sõnum millisesse kategooriasse kuulub, kasutage kategooriate paigutust.

Nupp Arrange By kuvatakse teie sõnumiloendi ülaosas ainult siis, kui lugemispaan on seatud kuvama ekraani paremasse serva. Saate lugemispaani sisse lülitada, valides Vaade -> Lugemispaan -> Paremale. Kui soovite oma sõnumeid korraldada, kui lugemispaan on välja lülitatud, valige korralduste loendi kuvamiseks Vaade –> Järjesta ja seejärel valige soovitud.