Saate vaadata oma sõnumeid vähemalt kümnel viisil, alustades Microsoft Outlookiga kaasas olevast komplektist. Saate muuta iga vaadet, sorteerides mis tahes vaate mis tahes teabeveergu, klõpsates selle veeru pealkirja.
Oma sõnumite vaate muutmiseks Outlookis valige Vaade–> Praegune vaade ja seejärel valige menüüst üks järgmistest vaadetest:
- Sõnumid. See on lihtne pilt teie postkastist – Saatja, Saaja, Teema – vaid põhitõed. Kirjad, mida te pole veel lugenud, on loetletud paksus kirjas; teised on loetletud tavalises kirjas.
- Sõnumid automaatse eelvaatega. Kui teil pole aega kõigi saadud sõnumite lugemiseks, on abi eelvaatest. Esimesed paar rida võivad anda vihje selle kohta, milliseid sõnumeid soovite lugeda. Automaatne eelvaade näitab teile neid esimesi ridu.
- Tavaliselt näete ainult nende sõnumite eelvaateid, mida te pole veel lugenud. Näete ainult loetud sõnumite pealkirju. Tegelikult eeldab Outlook, et olete kõik avatud sõnumid lugenud. Samuti saate märkida kirja loetuks või mitteloetuks, paremklõpsates sellel ja valides Märgi loetuks või Märgi lugemata.
- Järeltegevuse lipu järgi. Saate märgistada sissetulevad sõnumid, et aidata teil jälgida, mida peate igale sõnumile vastuseks tegema. Märgistatud vaade rühmitab teie sõnumid vastavalt sellele, kas sõnumitele on seatud lipud, ja loetleb, millised lipud on seatud ja millal need tuleb esitada.
- Mõned eksperdid ütlevad, et kõige tõhusam viis kõigi sissetulevate sõnumitega toimetulemiseks on need failidesse salvestada vastavalt sellele, mida peate nendega tegema, ja seejärel tegutseda vastavalt iga sõnumi prioriteedile ja ajastusele. Sõnumilipud on üks käepäraseid viise, kuidas saada teavet selle kohta, mida saate saadud sõnumitega teha. Järeltegevuse lipu vaade korraldab teie sõnumid automaatselt vastavalt toimingutele, mida nad nõuavad, muutes teid kohe tõhusaks, eks?
- Viimased seitse päeva. Kui teil palutakse mõne päeva eest saadud sõnumiga kohe midagi ette võtta, ei ole alati lihtne leida sõnumit, mis ütles teile, mida teha, eriti kui saate palju e-kirju. Viimase seitsme päeva vaade näitab ainult viimase nädala jooksul saadud sõnumeid. Üksuse leidmine lühikesest loendist on lihtsam kui pikast.
- Viimase seitsme päeva loendis kuvatakse teie vaade kirjadele, mis saabuvad seitsmepäevase ajavahemiku jooksul. See ei sorteeri sõnumeid selle järgi, mis neis on või kes need saatis. Saate oma kirju sortida vastavalt saatja nimele või kirja teemale, klõpsates vaates veergude ülaosas olevaid pealkirju.
- Järgmiseks seitsmeks päevaks märgistatud. Kui märgistate sõnumeid, mis on tõesti olulised, nõuavad tõenäoliselt kõigepealt teie tähelepanu need sõnumid, mille olete järgmiste päevade jooksul teie tähelepanu äratanud. Kuumimate üksuste kiireks ülevaateks kasutage järgmise seitsme päeva vaates märgistatud.
- Sarnaselt märgistatud vaatega, hõlmab järgmise seitsme päeva jaoks märgistatud vaade põhiteadmisi: kes sõnumi saatis, mis on sõnumi teema ja millal tuleb märgitud sõnumiga midagi ette võtta.
- Vestluse teema järgi. Peaksite alati lisama teemarea, millest on lihtne aru saada, et isik, kes teie sõnumi saab, teaks esmapilgul teie sõnumi teemat ja seda, mida sellega ette võtta. Igasuguse õnne korral teevad teised inimesed teie heaks sama asja. Siis saate oma sõnumitest tõesti pisut läbi sõita, sorteerides need vaates vestlusteema järgi.
- Saatja poolt. Kui ülemus helistab ja küsib: "Kas sa said boonuste e-kirja, mille ma sulle kolm nädalat tagasi saatsin?" tõenäoliselt ei taha te kulutada palju aega, et sorteerida kõigi teiste viimase kolme nädala sõnumeid. Kiireim viis ülemuse küsimusele viivitamatult vastata on lülituda vaatele Saatja järgi.
- Ülemuse nime leiate kohe vaatest Saatja järgi. Topeltklõpsake teadet pealkirjaga Boonused. Siis võid ülemusele öelda: „Kindlasti tegin; see on siinsamas minu ees." Saate vastata nii kiiresti, et ülemus annab teile selle boonuse hea meelega.
- Lugemata sõnumid. Te ei pea lugema iga sõnumit, mis teie ekraanile tuleb, kuid Murphy seadus ütleb, et kõige olulisem teave on sõnumis, mida te pole veel lugenud. Lugemata sõnumite vaade annab teile kiire ülevaate asjadest, mida te pole veel kiirelt vaadanud.
- Ärge jätke oma sisendkausta kogu aeg vaatesse Lugemata sõnumid, sest sõnumid näivad kaovat, kui olete nende lugemise lõpetanud. Asjade leidmise strateegiana on enamasti lihtsam kasutada vaate Sõnumid ja lülituda aeg-ajalt lugemata sõnumite vaatele.
- Saadetakse. Võib tunduda rumal, kui postkasti vaade on sorteeritud selle inimese nime järgi, kellele iga sõnum saadetakse. Lõppude lõpuks on see teie postkast; kõik tuleks sulle saata, muidu poleks seda siin, eks?
- Kuva Saadetud kasutamiseks on teil kaks põhjust. Mõned teile saabuvad sõnumid on adresseeritud näiteks kõigile teie ettevõtte töötajatele, seega on hea teada, et teatud sõnumeid ei tohiks isiklikult võtta. Teine põhjus on see, et kaustas Postkast ja Saadetud üksused on saadaval samad vaated. Kaust Saadetud üksused on koht, kus Outlook säilitab teistele inimestele saadetud sõnumite koopiad. Teadmine, mida kellele saatsid, võib väga kasuks tulla.
- Saadetud kuvamine on ainult sorteeritud, mitte rühmitatud, mis tähendab, et kirjad kuvatakse neid saatnud inimeste nimede järjekorras. Rühmitatud vaates kuvatakse rühma päisena iga teile kirja saatnud inimese nimi. Kui klõpsate veergu Teema, kaotate eelise, mis tuleneb loendi sortimisest saatja järgi. Kui näib, et loend Saadetud on valesti sorteeritud, klõpsake lihtsalt veeru Saaja ülaosas sõna Saaja.
- Sõnumi ajaskaala. Sõnumi ajaskaala vaade on Outlooki üks huvitavamaid vaateid; see koostab teile graafiku kõigist teie sõnumitest vastavalt nende saabumisajale. Sõnumi ajaskaala vaade aitab teil leida sõnumeid, kui mäletate, millal need saabusid, kuid mitte, miks nad saabusid või kes need saatis.
- Väikesed ikoonid, mis sõnumeid tähistavad, on tegelikult otseteed sõnumitele, mida nad esindavad. Sõnumi saate avada, topeltklõpsates selle sõnumi ikoonil. Samuti saate sõnumile vastamiseks, sõnumi kustutamiseks või sõnumi teise kausta teisaldamiseks paremklõpsata sõnumiikoonil.
