Avalike kaustade avamine Outlook 2002-s

Kui kasutate Outlook 2002 Microsoft Exchange'i võrgus, saate kasutada avalikke kaustu. Avalikud kaustad on kohad, mida terve rühm inimesi saab vaadata ja kuhu üksusi lisada. Teil võib olla ülesannete või kontaktide jaoks avalik kaust. Saate luua ka avaliku kausta, mis sisaldab sõnumeid, sarnaselt sisendkaustaga, välja arvatud see, et kõik saavad sõnumeid lisada ja samu sõnumeid lugeda. Sellist korraldust nimetatakse sageli teadetetahvliks; postitate sõnumi, keegi vastab sellele, kolmas osapool vastab siis teile mõlemale ja nii edasi. See on meetod grupivestluse läbiviimiseks, ilma et kõik vestluse osapooled oleksid samal ajal saadaval.

Outlookis näevad avalikud kaustad välja nagu kõik teised kaustad. Avalik kaust võib sisaldada kontaktide loendit, mida kogu ettevõte jagab, või ülesannete loendit, mida kasutab terve osakond. Saate luua käimasoleva rühmakonverentsi jaoks avaliku arutelukausta, mis käsitleb kõiki kausta jagajaid huvitavaid teemasid, näiteks jooksvaid ettevõtteuudiseid. Avalikku arutelukausta saate kasutada ka arvamuste kogumiseks tehtavate otsuste kohta või ettevõttesisese kuulutussüsteemina. Saate korraldada kaustana mis tahes teavet, mida soovite oma võrgus olevate inimrühmade vahel vahetada.

Kui klõpsate avalikul kaustal, näete üksuste loendit, mis näeb välja nagu e-kirjade loend, välja arvatud see, et kõik kirjad on adresseeritud kaustale, mitte inimesele. Avalikus kaustas saate muuta üksuste vaadet, lisada üksusi või vastata kellegi teise sisestatud üksustele.

Avaliku kausta vaatamine

Teie ettevõte võib pidada avalikku kausta käimasolevate veebiarutelude jaoks teie ettevõtte oluliste küsimuste üle või ettevõtte teadetetahvlina tegevuste, eeliste ja muude uudiste kohta.

Avaliku kausta vaatamiseks toimige järgmiselt.

1. Valige View–>Folder List või klõpsake tööriistaribal nuppu Folder List.

Ilmub kaustade loend (vt joonis 1).

Joonis 1: Avalike kaustadega kaustade loend.

2. Klõpsake selle kausta nime, mida soovite näha.

Ilmub kaustas olevate üksuste loend.

Saate topeltklõpsata mis tahes nähtava üksuse pealkirja, et vaadata selle üksuse sisu.

Uute üksuste lisamine

Paljud avalikud kaustad on korraldatud avatud aruteludena, kuhu igaüks saab oma kaks senti raha panna. Kõiki sõnumeid saavad lugeda kõik, seega kõik loevad ja vastavad kõigile teistele. Kui vaatate kausta ja leiate, et see on täis kirju erinevatelt inimestelt, kes kõik üksteisele vastavad, siis vaatate arutelude kausta.

Uute üksuste lisamiseks avalikku kausta toimige järgmiselt.

1. Valige View–>Folder List või klõpsake tööriistaribal nuppu Folder List.

Ilmub kaustade loend.

2. Klõpsake kausta nime.

Ilmub kaustas olevate sõnumite loend.

3. Valige File–>New–>Post in This Folder.

Ilmub vorm Uus üksus (vt joonis 2).

Joonis 2: vorm Uus üksus.

4. Sisestage teema ja sõnum.

5. Klõpsake nuppu Postita.

Nüüd on teie sõnum osa kaustas olevate üksuste loendist.

Olemasoleva avaliku arutelu kausta üksustele vastamine

Head kombed ja mõistus ütlevad, et kui soovite aruteluga liituda, on kõige parem vastata sellele, mida teised arutelus osalejad räägivad. Aga olge kena – ära põle. Inimestele vastikute vastuste postitamist Interneti-arutelurühmas nimetatakse leegitsemiseks . Leekimine ei ole hästi hinnatud, kuid pole ka haruldane. Flaming loob veebivestlusi, milles enamik inimesi ei taha osaleda. Mis kasu on arutelust, kui keegi ei räägi? Pealegi võib töökohal süttimine sind vallandada. Nii et jahuta maha.

Kui osalete tööl avaliku kausta aruteludes, eeldage, et kõik ettevõttes – tippjuhtidest kuni uusima tempini – loevad teie kirjutatut. Kontrollige oma õigekirja, ÄRGE KIRJUTAGE SUURTE TÄHTEGA (NÄEB, ET KARJUTATE) ning kasutage oma ütlemises ja ütlemises diskreetsust. Samad reeglid kehtivad büroodevahelise e-posti kohta; sa ei tea, kes loeb, mida sa saadad.

Avaliku arutelu kaustas olevatele üksustele vastamiseks tehke järgmist.

1. Topeltklõpsake üksust, millele soovite vastata.

Üksus avaneb, et saaksite seda lugeda.

2. Klõpsake tööriistaribal nuppu Postita vastus.

Ilmub arutelu vastuse vorm. Selle sõnumi tekst, millele vastate, on vormil juba postitatud (vt joonis 3).

Joonis 3: Kasutage arutelu vastuse vormi, et lisada oma kommentaare avalikule arutelule.

3. Sisestage oma teema ja vastake.

Teie vastus kuvatakse originaaltekstist erineva värviga.

4. Klõpsake nuppu Postita.

Teie üksus liitub aruteluüksuste loendiga.

Üksuste teisaldamine avalikku kausta

Kõik avalikud kaustad ei ole arutelukaustad. Avalikke kaustu saab kujundada mis tahes tüüpi üksuste hoidmiseks. Saate jagada ülesannete loendeid, kalendreid või muud tüüpi faile. Te ei pea looma avaliku kausta üksust kaustas, kuhu soovite, et üksus jõuaks. Saate luua ülesande näiteks oma ülesannete loendis ja seejärel teisaldada selle avalikku ülesannete kausta.

Üksuste teisaldamiseks avalikku kausta toimige järgmiselt.

1. Paremklõpsake üksust, mida soovite teisaldada.

Ilmub menüü, nagu on näidatud joonisel 4.

Joonis 4: Ettevalmistused üksuse kausta teisaldamiseks.

2. Klõpsake Move to Folder (Teisalda kausta).

Ilmub dialoogiboks, mis sisaldab kaustade loendit.

3. Klõpsake kausta, kuhu soovite üksuse saata.

Selle kausta nimi, millel klõpsasite, on esile tõstetud.

4. Klõpsake nuppu OK.

Teie üksus liigub uude kausta.

Avaliku rekordi jaoks

Võib-olla kasutate avalikke kaustu isegi teadmata. Outlookis näevad kõik kaustad välja ühesugused, olenemata sellest, kas loote need ise oma arvutis või asuvad need ettevõtte võrgus või Internetis. Kõik, mida peate avalike kaustade kohta teadma, on see, et need on avalikud, nii et kõik, kellel on juurdepääs avalikule kaustale, näevad kõike, mida sellesse avalikku kausta postitate. Samuti saate luua oma avalikke kaustu; küsige oma süsteemiadministraatorilt, kas teil on õigus luua avalikke kaustu ja kuhu need paigutada.