Arvestuse pidamine Outlook 2007 ajakirjaga

Outlook 2007 ajakiri võib olla tohutult kasulik, olenemata sellest, kas otsustate seda regulaarselt või harva kasutada. Te ei pea piirduma dokumentide või Outlooki üksuste salvestamisega. Saate jälgida vestlusi, klientide päringuid või muid tehinguid, mille puhul kronoloogia on oluline. Kui määrate päeviku automaatsete kirjete jaoks, saate seda ignoreerida, kuni peate nägema, mida see salvestas. Samuti saate mängida tähelaeva kaptenit ja salvestada kõike, mida teete.

Mõnikord, kui soovite leida dokumenti või vestluse salvestist, ei mäleta te, kuidas te seda dokumenti nimetasite või kuhu selle salvestasite, kuid mäletate, millal üksuse lõite või vastu saite. Sellises olukorras võite minna ajalehesse ja vaadata kuupäeva, mil teile meenub üksuse käsitlemine, ja leida, mida vajate.

Päeviku sissekannete tegemine mitte midagi tegemata

Milline on lihtsaim viis ajakirja sissekandeid teha? Ära tee midagi. Pärast sisselülitamist salvestab Journal automaatselt kõik dokumendid, mille loote, redigeerite või prindite mis tahes Microsoft Office'i rakenduses. Ajakiri jälgib automaatselt ka meilisõnumeid, koosolekukutseid ja vastuseid ning ülesannete taotlusi ja vastuseid.

Siin on konks: peate Outlookile ütlema, et soovite automaatse päeviku salvestamise sisse lülitada. (Olgu, nii et sa ei pea midagi tegema.) Õnneks, kui te pole aktiveerinud Teataja automaatse salvestamise funktsioon, Outlook küsib, kas soovite selle funktsiooni igal ajal klõpsate Teataja ikooni.

Ajakirja automaatse salvestamise funktsiooni sisselülitamiseks toimige järgmiselt.

1. Valige Tööriistad –> Valikud.

Ilmub dialoogiboks Valikud.

2. Klõpsake nuppu Päeviku valikud.

Ilmub dialoogiboks Journal Options, mis pakub märkeruudud kõikide tegevuste tüüpide jaoks, mida saate automaatselt salvestada – ja kõigi inimeste nimed, kelle jaoks saate automaatselt tehinguid (nt meilid) salvestada.

3. Klõpsake märkeruutu üksuste ja failide jaoks, mida soovite automaatselt salvestada, ja kontaktide jaoks, kelle kohta soovite teavet salvestada.

Inimeste loend väljal Nendele kontaktidele on sama, mis teie kontaktide loendis olevate inimeste loend.

Kui lisate moodulis Kontaktid oma kontaktide loendisse nimesid, ei määrata neid nimesid ajakirjas automaatseks salvestamiseks. Kui soovite, et ajakiri neid jälgiks, on teil kaks võimalust seda öelda.

• Kontrollige nime(sid) dialoogiboksis Journal Options.

• Avage kontaktikirje, klõpsake vahekaarti Päevik ja märkige ruut Salvestage nende kontaktide jaoks automaatselt päevikukirjed.

4. Klõpsake nuppu OK.

Päevik hakkab kohe automaatselt salvestama valitud kontaktide jaoks valitud üksusi ja faile.

Outlooki üksuse salvestamine päevikusse käsitsi

Kui te ei soovi oma päevikut segada kõike automaatselt salvestades, saate valitud üksused käsitsi sisestada – lohistage need lihtsalt päeviku ikoonile. Näiteks ei pruugi te soovida salvestada iga tehingut potentsiaalse kliendiga enne, kui olete kindel, et teete selle kliendiga äri. Saate lohistada asjakohased meilisõnumid Journalisse ja säilitada tõsised päringud. Kui alustate uue kliendiga äritegevust, saate seadistada automaatse salvestamise.

Üksuste käsitsi salvestamiseks päevikusse toimige järgmiselt.

1. Valige Go –> Folder List (või vajutage klahvikombinatsiooni Ctrl+6).

Kaustaloend, mis sisaldab väikest ajakirja ikooni, kuvatakse navigeerimispaani ülaossa.

2. Lohistage kirje, mida soovite salvestada (nt meilisõnum) kaustaloendis Journal ikoonile.

Ilmub päeviku kande vorm. Vormi allosas näete ikooni, mis tähistab salvestatavat üksust koos üksuse nimega.

3. Täitke andmed, mida soovite salvestada.

Sa ei pea midagi salvestama. Ekraani allservas olev tekstikast annab teile ruumi endale märkmete tegemiseks, kui soovite seda kasutada.

4. Klõpsake nuppu Salvesta ja sulge.

Teie salvestatud kirje sisestatakse päevikusse.