Andmete ettevalmistamine müügiprognoosiks Excelis

See, millist prognoosimismeetodit kasutate, on vahet, kuid olenemata teie valikust peate Excelis lähteandmed teatud viisil seadistama. Excel eelistab seda, kui teie andmed on tabeli kujul . Järgmine on kiire ülevaade.

Tabelite kasutamine

Exceli tabelis pole midagi müstilist. Tabel on midagi andmebaasi sarnast. Teie Exceli töölehel on veerge ja ridu ning kui panete sinna tabeli, peate lihtsalt haldama kolme nõuet:

• Hoidke erinevaid muutujaid erinevates veergudes. Näiteks võite panna ühte veergu müügikuupäevad, teise veergu müügisummad, teise veergu müügiesindajate nimed ja teise veergu tootesarjad.
• Hoidke erinevaid kirjeid erinevates ridades. Müügiteabe salvestamisel hoidke erinevaid müügiandmeid erinevatel ridadel. Pange ühte ritta andmed 15. jaanuaril tehtud müügi kohta ja teise ritta andmed 16. jaanuaril toimunud müügi kohta.
• Pange muutujate nimed tabeli esimesse ritta. Näiteks võite lisada veergu A „Müügikuupäev”, veergu B „Tulu”, veergu C „Müügiesindaja” ja veergu D „Toode”.

Joonisel on kujutatud tüüpiline Exceli tabel.

Te ei pea hoidma kirjeid kuupäevalises järjekorras – saate sellega hiljem hakkama.

Milleks tabelitega vaeva näha? Kuna paljud Exceli tööriistad, sealhulgas need, mida kasutate prognooside tegemiseks, toetuvad tabelitele. Diagrammid, mis aitavad teil müügiga toimuvat visualiseerida, põhinevad tabelitel. Pivot-tabelid – mis on kõige võimsam viis müügitulemuste kokkuvõtte tegemiseks Excelis – toetuvad suurel määral tabelitele. Andmeanalüüsi lisandmoodul – väga kasulik viis prognooside tegemiseks – tugineb ka tabelitele.

Aastaid sõltus Excel andmete mitteametlikust paigutusest, mida nimetatakse loendiks . Loend nägi välja nagu tabel praegu, väljade nimed esimesel real, millele järgnesid kirjed. Kuid loendil ei olnud sisseehitatud atribuute, nagu kirjete arv või filtreid või ridu või isegi nime. Loendis hõivatud ridade ja veergude arvu tuvastamiseks tuli astuda erimeetmeid.

Microsoft lisas Excel 2007-sse uue funktsioonina tabelid ja tabelites on kõik need asjad, mis loenditel puuduvad. Üks tabelite aspekt on eriti kasulik müügiprognoosiks. Kui aeg möödub ja saate müüginäitajate kohta rohkem teavet, soovite lisada uued andmed oma lähtetasemele. Loendite abil tuli uute andmete mahutamiseks määratleda nn dünaamilise vahemiku nimi .

Tabelite puhul pole vaja teha muud, kui esitada uus rekord, tavaliselt tabeli lõpus uues reas. Kui teete seda, laiendatakse tabelit uute andmete jäädvustamiseks automaatselt. Kõik töövihikus olevad asjad – diagrammid, valemid ja mis iganes – värskendatakse samuti automaatselt, et kajastada uut teavet. Tabelid on loenditega võrreldes suur edasiminek ja see raamat kasutab neid laialdaselt.

Oma andmete tellimine

"Teie andmete järjestamine" võib kõlada nagu "joonte sees värvimine". Tehing seisneb selles, et peate Excelile ütlema, kui palju müüsite 1999. aastal ja kui palju siis 2000. aastal ja 2001. aastal jne. Kui kavatsete seda teha, peate seadma andmed kronoloogilises järjekorras.

Parim viis Excelis andmete kronoloogiliseks järjestamiseks on liigendtabelid. Pivot-tabel võtab üksikuid kirjeid, mis on Exceli tabelis (või välises andmebaasis) ja kombineerib kirjeid teie juhitavatel viisidel. Teil võib olla tabel, mis näitab aasta müüki, sealhulgas müügiesindaja nime, müüdud toodet, müügikuupäeva ja müügitulu. Kui jah, saate väga kiiresti luua liigendtabeli, mis koondab müügitulu müügiesindajate ja toodete kaupa kvartalite lõikes. Pivot-tabelite abil saate sõna otseses mõttes mõne sekundi jooksul kokku võtta kümneid tuhandeid kirjeid. Kui te pole pöördetabeleid varem kasutanud, siis see raamat mitte ainult ei tutvusta teemat, vaid paneb teid ka keset ööd neist unistama.

Kolm eriti suurepärast asja pöördetabelite kohta:

• Nad võivad koguda teie jaoks kõik teie müügiandmed – või siis teie andmed päikesetuule kohta, kuid see puudutab müügiprognoosi. Kui kogute teavet müügipõhiselt ja soovite seejärel teada, kui palju teie esindajad konkreetsel päeval, nädalas jne müüsid, on liigendtabel selleks parim viis.
• Saate kasutada järgmise prognoosi aluseks pivot-tabelit, mis säästab teie aega.
• Nendel on ainulaadne viis ajalooliste andmete rühmitamiseks – päeva, nädala, kuu, kvartali, aasta järgi, saate seda nimetada.