Arhiveeri vana info. Andmefailide suurus võib kiiresti kasvada gigabaitideni. Aja jooksul võib suur andmefail muutuda kohmakaks, mistõttu Outlook käivitub ja sulgub aeglasemalt. Võib-olla soovite vanad sõnumid ja üksused arhiveerida eraldi faili, millele saate vajaduse korral juurde pääseda. Failide arhiveerimiseks klõpsake nuppu Fail ja seejärel nuppu Tööriistad. Klõpsake nuppu Vanade üksuste puhastamine. Valige, millised kaustad arhiivida, ja seejärel määrake väljale Arhiiviüksused vanemad kui kuupäeva lävi. Valige arhiivifaili asukoht või nõustuge vaikeväärtusega (mis on sama asukoht kui teie peamine Outlooki andmefail, kuid nimega Arhiiv).
Puhastage oma postkast. Postkasti puhastamine on keerukam ja kaasavam kui lihtne arhiivitoiming. Postkasti puhastamise abil saate leida üksusi, mis on vanemad kui teatud arv päevi või suuremad kui teatud arv kilobaite. Saate kasutada automaatarhiivi arhiiviprotsessi automatiseerimiseks ja tühjendada kausta Kustutatud üksused. Alustamiseks klõpsake nuppu Fail, nuppu Tööriistad ja nuppu Postkasti puhastamine.
Outlooki jagamine teiste kasutajatega.Kui jagate arvutit ja igal inimesel on oma Windowsi sisselogimine, ei pea te Outlooki ülemineku pärast muretsema; kui igaüks teist käivitab Outlooki, saate oma isikliku postkasti ja andmefaili. Kui aga kaks või enam inimest jagavad sama sisselogimist, ei pea nad tingimata jagama ühte Outlooki andmestikku. Sel juhul on privaatsuse võti Outlookis täiendavate profiilide loomine. Klõpsake nuppu Fail, Konto sätted ja seejärel Halda profiile. Looge dialoogiboksis Mail uus profiil, klõpsates nuppu Lisa ja täites nõutud teabe. Seejärel saate dialoogiboksis Mail valida Küsi kasutatavat profiili, kui soovite, et Outlook küsiks iga kord, millist kasutajat selle avamisel laadida. Teise võimalusena võite valida Kasuta alati seda profiili ja seejärel valida kasutatav. Profiilide vahetamiseks, kui te pole palunud Outlookil teil käivitamisel viipa küsida, valige Fail, Konto sätted, Muuda profiili. Outlook taaskäivitub ja küsib, millist profiili laadida.