Πώς να ενσωματώσετε αντικείμενα του Word σε ένα βιβλίο εργασίας Excel 2016 / 365 / 2019;

Ενσωματώστε ένα αντικείμενο εγγράφου του Word

Ένα ενσωματωμένο έγγραφο του Word δημιουργεί μια νέα παρουσία του αρχείου μέσα στο βιβλίο εργασίας του Excel.

Εάν το Excel σταλεί σε κάποιον άλλο, μπορεί να δει το ενσωματωμένο έγγραφο. Δεν χρειάζονται πρόσβαση στο αρχικό αρχείο, καθώς το ενσωματωμένο αντικείμενο είναι αντίγραφο του πρωτοτύπου. Δυστυχώς, αυτό σημαίνει επίσης ότι η πραγματοποίηση αλλαγών στο αρχικό έγγραφο του Word δεν θα ενημερώνει αυτόματα το αντίγραφο στο βιβλίο εργασίας του Excel.

Ένα πράγμα που πρέπει να γνωρίζετε είναι ότι εάν έχετε πολλά ενσωματωμένα έγγραφα, μπορεί να αυξήσει σημαντικά το μέγεθος του αρχείου Excel.

Ενσωματώστε το έγγραφο χρησιμοποιώντας την Κορδέλα

Η πρώτη μέθοδος για την ενσωμάτωση ενός εγγράφου του Word στο Excel χρησιμοποιεί την τυπική διεπαφή Excel Ribbon.

• Επιλέξτε το κελί στο οποίο πρόκειται να εισαχθεί το αντικείμενο
• Κάντε κλικ στο Εισαγωγή καρτέλας > Ομάδα κειμένου > Αντικείμενο
• Στο πλαίσιο διαλόγου Αντικείμενο , επιλέξτε το Δημιουργία από αρχείο καρτέλα
• Κάντε κλικ στο Περιήγηση για να μεταβείτε στο αρχείο
• Βεβαιωθείτε ότι η επιλογή Σύνδεσμος προς αρχείο δεν είναι επιλεγμένη
• Το πλαίσιο εμφάνιση ως εικονίδιο μπορεί να είναι:
  • Επιλεγμένο: Εμφανίζει ένα εικονίδιο
  • Μη επιλεγμένο: Εμφανίζει την πρώτη σελίδα του εγγράφου
• Εάν αποφασίσετε να εμφανίσετε το εικονίδιο, κάνοντας κλικ στο κουμπί Αλλαγή εικονιδίου σάς επιτρέπει να επιλέξετε ένα διαφορετικό εικονίδιο και να δώσετε μια πιο ουσιαστική λεζάντα.
• Κάντε κλικ στο κουμπί OK .

Το έγγραφο του Word είναι ενσωματωμένο στο Excel. Εάν επιλέξετε να το εμφανίσετε ως εικονίδιο, θα εμφανιστεί το εικονίδιο. Διαφορετικά, θα δείτε ένα πλαίσιο κειμένου που περιέχει το έγγραφο.

Ενσωματώστε το έγγραφο με την ειδική επικόλληση

Ο δεύτερος εύκολος τρόπος για την ενσωμάτωση ενός εγγράφου του Word χρησιμοποιεί την ειδική επικόλληση. Χρησιμοποιήστε αυτήν τη μέθοδο για έγγραφα του Word που είναι ήδη ανοιχτά.

• Με ανοιχτό το έγγραφο του Word, επιλέξτε το κείμενο που θα είναι ορατό στο υπολογιστικό φύλλο
• Αντιγράψτε την επιλογή κάνοντας κλικ στο Αρχική σελίδα > Αντιγράψτε (ή πατήστε Ctrl + C)
• Επιστρέψτε στο αρχικό αρχείο Excel, επιλέξτε το κελί στο οποίο πρόκειται να εισαχθεί το αντικείμενο
• Κάντε κλικ στο Επικόλληση (αναπτυσσόμενο) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Ειδική Επικόλληση…
• Στο πλαίσιο διαλόγου Ειδική επικόλληση , επιλέξτε:
  • Επικόλληση επιλογή στα αριστερά
  • Αντικείμενο εγγράφου του Microsoft Word στη Όπως λίστα
• Ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου για να αποφασίσετε εάν θα εμφανιστεί το στοιχείο ως εικονίδιο
• Κάντε κλικ στο OK

Αυτό επιτυγχάνει το ίδιο αποτέλεσμα με τη χρήση της Κορδέλας.

Πώς να επεξεργαστείτε το ενσωματωμένο έγγραφο

Μόλις ενσωματωθεί το έγγραφο του Word, υπάρχουν πολλές τροποποιήσεις που μπορούμε να κάνουμε:

Μπορούμε απλά να σύρουμε και να αποθέσουμε το έγγραφο του Word οπουδήποτε στο φύλλο εργασίας.

Με ένα απλό κλικ στο έγγραφο αποκαλύπτονται λαβές αλλαγής μεγέθους για αλλαγή του μεγέθους του εγγράφου.

Κάνοντας διπλό κλικ στο έγγραφο ανοίγει για επεξεργασία εντός της εφαρμογής πηγής. Η εφαρμογή πηγής πρέπει να είναι εγκατεστημένη στον υπολογιστή σας για να γίνει αυτό.

Ενσωματώστε ένα συνδεδεμένο έγγραφο του Word

Χρησιμοποιούμε ένα συνδεδεμένο αντικείμενο εάν θέλουμε να διατηρήσουμε ενημερωμένο το ενσωματωμένο έγγραφο του Word όταν πραγματοποιούνται αλλαγές στο αρχικό έγγραφο. Ανάλογα με το συγκεκριμένο σενάριο, αυτός μπορεί να είναι καλύτερος τρόπος από την ενσωμάτωση.

Με συνδεδεμένα αντικείμενα, οι πληροφορίες παραμένουν στο έγγραφο του Word. Το βιβλίο εργασίας του Excel δεν ενσωματώνει αντίγραφο του εγγράφου. αποθηκεύει έναν σύνδεσμο προς το αρχικό αρχείο. Επομένως, τα συνδεδεμένα αρχεία δεν προστίθενται στο μέγεθος αρχείου του Excel. Αλλά το Excel εμφανίζει μια αναπαράσταση εικόνας του εγγράφου, ώστε να μπορείτε να το βλέπετε.

Το πρωτότυπο έγγραφο πρέπει να φυλάσσεται στην ίδια θέση αρχείου και να είναι διαθέσιμο στον υπολογιστή σας για να διατηρείται ο σύνδεσμος. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε μια τοποθεσία στο δίκτυο της εταιρείας σας, το βιβλίο εργασίας ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμο εάν δεν είστε συνδεδεμένοι.

Συνδέστε το έγγραφο χρησιμοποιώντας την Κορδέλα

Η πρώτη μέθοδος σύνδεσης OLE χρησιμοποιεί τα κουμπιά κορδέλας:

• Επιλέξτε το κελί στο οποίο πρόκειται να εισαχθεί το αντικείμενο
• Κάντε κλικ στο Εισαγωγή > Ομάδα κειμένου > Αντικείμενο
• Στο πλαίσιο διαλόγου Αντικείμενο , επιλέξτε το Δημιουργία από αρχείο καρτέλα
• Κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για να μεταβείτε στο αρχείο
• Βεβαιωθείτε ότι η επιλογή Σύνδεσμος προς αρχείο έχει επιλεγεί
• Το πλαίσιο εμφάνιση ως εικονίδιο μπορεί να είναι:
  • Επιλεγμένο: Εμφανίζει ένα εικονίδιο
  • Μη επιλεγμένο: Εμφανίζει την πρώτη σελίδα του αρχείου
• Κάντε κλικ OK.

Ένας σύνδεσμος προς το έγγραφο του Word προστίθεται τώρα στο Excel.

Συνδέστε το έγγραφο χρησιμοποιώντας την ειδική επικόλληση

Ο δεύτερος τρόπος σύνδεσης OLE χρησιμοποιεί επίσης την ειδική επικόλληση.

• Στο Word, επιλέξτε το κείμενο που θα είναι ορατό στο υπολογιστικό φύλλο
• Αντιγράψτε την επιλογή κάνοντας κλικ στο Αρχική σελίδα > Αντιγράψτε από την κορδέλα του Word (ή πατήστε Ctrl + C)
• Στο Excel, επιλέξτε το κελί στο οποίο πρόκειται να εισαχθεί το αντικείμενο
• Κάντε κλικ στο Επικόλληση (αναπτυσσόμενο) > Ειδική επικόλληση…
• Στο πλαίσιο διαλόγου Ειδική επικόλληση , επιλέξτε:
  • Επιλογή Επικόλληση συνδέσμου στα αριστερά
  • Αντικείμενο εγγράφου του Microsoft Word στη Όπως λίστα
• Επιλέξτε πού θα εμφανίζεται το στοιχείο ως εικονίδιο
• Κάντε κλικ στο OK

Πώς να επεξεργαστείτε το συνδεδεμένο έγγραφο

Για να επεξεργαστούμε το συνδεδεμένο έγγραφο, χρειάζεται μόνο να ενημερώσουμε το αρχικό αρχείο. Το Excel διατηρεί έναν σύνδεσμο προς το πρωτότυπο, επομένως θα έχει αυτόματα την πιο πρόσφατη έκδοση.

Στο Excel, κάνοντας δεξί κλικ στο συνδεδεμένο αντικείμενο εμφανίζονται πρόσθετες επιλογές μενού για Επεξεργασία, Άνοιγμα και Μετατροπή του αντικειμένου.

Ο σύνδεσμος θα σταματήσει να λειτουργεί εάν το συνδεδεμένο αρχείο μετακινηθεί σε άλλη τοποθεσία.

Συνδεδεμένα έγγραφα και ασφάλεια

Η Microsoft θεωρεί όλους τους εξωτερικούς συνδέσμους ως πιθανό κίνδυνο ασφάλειας. Αυτό συμβαίνει επειδή το Excel δεν έχει ιδέα τι είναι το συνδεδεμένο αρχείο, επομένως εμφανίζει ένα μήνυμα ασφαλείας κατά το άνοιγμα του βιβλίου εργασίας.

Εάν περιμένετε συνδέσμους και τους εμπιστεύεστε, μπορείτε να κάνετε κλικ με ασφάλεια Ενεργοποίηση περιεχομένου.

Μόλις ενεργοποιηθούν οι σύνδεσμοι για το έγγραφο, θα είναι διαθέσιμη η δυνατότητα ενημέρωσης συνδέσμων σε ανοιχτό. Στο παρακάτω παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στο Ενημέρωση για να ανανεώσετε τους συνδέσμους κατά το άνοιγμα του αρχείου Excel.

Χρήση OneDrive ή SharePoint

Τα έγγραφα του Word μπορούν να αποθηκευτούν τοπικά σε υπολογιστή και σε OneDrive ή SharePoint. Η κρίσιμη διαφορά είναι ότι τα αρχεία από το OneDrive ή το SharePoint διατηρούνται στο cloud.

Για έγγραφα που είναι αποθηκευμένα στο OneDrive ή στο SharePoint, οι σύνδεσμοι μπορούν να δημιουργηθούν ή να ενημερωθούν μόνο όταν το έγγραφο είναι ανοιχτό μέσα στην εφαρμογή του Word για υπολογιστές. Επομένως, αυτό μπορεί να περιορίσει την ευελιξία αυτής της προσέγγισης για το σενάριό σας.

Δημιουργήστε ένα έγγραφο word μέσα στο Excel

Η τελική επιλογή είναι να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο του Word μέσα από το Excel. Αυτό είναι χρήσιμο εάν το έγγραφο δεν υπάρχει ακόμη.

Πώς να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο του Word

• Επιλέξτε το κελί στο οποίο πρόκειται να εισαχθεί το αντικείμενο
• Κάντε κλικ στο Εισαγωγή > Ομάδα κειμένου > Αντικείμενο
• Στο πλαίσιο διαλόγου Αντικείμενο , επιλέξτε το Δημιουργία νέου καρτέλα
• Επιλέξτε Microsoft Word Document από τη λίστα Τύπος αντικειμένου 
• Το πλαίσιο εμφάνιση ως εικονίδιο μπορεί να είναι:
  • Επιλεγμένο: Εμφανίζει ένα εικονίδιο
  • Μη επιλεγμένο: Εμφανίζει την πρώτη σελίδα του αρχείου
• Εάν αποφασίσετε να εμφανίσετε το εικονίδιο, κάνοντας κλικ στο κουμπί Αλλαγή εικονιδίου σάς επιτρέπει να επιλέξετε ένα διαφορετικό εικονίδιο και να δώσετε μια πιο ουσιαστική λεζάντα.
• Κάντε κλικ OK.

Όταν αποθηκεύετε και κλείνετε το βιβλίο εργασίας του Excel, το έγγραφο του Word θα αποθηκευτεί αυτόματα. Αυτό δεν δημιουργεί ένα νέο έγγραφο στον υπολογιστή σας, αλλά ενσωματώνει το έγγραφο απευθείας στο Excel.

Αυτό χρησιμοποιεί την ίδια προσέγγιση με την ενσωμάτωση ενός εγγράφου, επομένως οι επιλογές επεξεργασίας είναι οι ίδιες με αυτές που σημειώθηκαν παραπάνω.