Πώς να εισάγετε δεδομένα από το Excel σε μια βάση δεδομένων της Access;

Ισχύει για: Office 2019/2016/365

Εδώ είναι μια ερώτηση από τον Mike:

"Ξέρω πώς να δημιουργώ φόρμες της Access και να καταγράφω τα δεδομένα χρήστη σε έναν πίνακα βάσης δεδομένων, αλλά όπως έχω ήδη συγκεντρώσει, υπάρχει ένας τρόπος αυτόματης εισαγωγής δεδομένων από ένα βιβλίο εργασίας του Excel σε έναν πίνακα βάσης δεδομένων της Access";

Καλή ερώτηση, ευχαριστώ. Ναι, μπορείτε να εισάγετε αυτόματα δεδομένα από ένα φύλλο εργασίας του Excel σε νέους και υπάρχοντες πίνακες της Access, ώστε αργότερα να μπορείτε να εκτελέσετε ερωτήματα και αναλύσεις δεδομένων σε σχέση με αυτό το σύνολο δεδομένων. Διαβάστε παρακάτω για τις βήμα προς βήμα οδηγίες απόκτησης δεδομένων από το Excel.

Δημιουργία πίνακα Access από το Excel

Σημαντική σημείωση: Πριν επιχειρήσετε να εισαγάγετε το περιεχόμενο του αρχείου Excel, βεβαιωθείτε ότι το αρχείο που πρόκειται να εισαγάγετε περιέχει δεδομένα σε μορφή πίνακα με σωστές και περιγραφικές επικεφαλίδες. Επίσης, ίσως είναι καλή ιδέα να βεβαιωθείτε ότι το υπολογιστικό φύλλο σας δεν περιέχει διπλότυπες σειρές.

• Ανοίξτε τη Microsoft Access .
• Όταν σας ζητηθεί, επιλέξτε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων ή δημιουργήστε μια κενή βάση δεδομένων.
• Στην Access 2016, προχωρήστε και πατήστε την καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα στην κορδέλα.
• Στη συνέχεια, από την ομάδα εισαγωγής & σύνδεσης , πατήστε το κουμπί Excel  .

• Εναλλακτικά, εάν χρησιμοποιείτε την Access 2019, πατήστε Νέα πηγή δεδομένων>>Από αρχείο και επιλέξτε Excel
• Στη συνέχεια, προχωρήστε και πατήστε Αναζήτηση για να επιλέξετε το αρχείο Excel που θα εισαχθεί στον πίνακα.

• Περιηγηθείτε στον υπολογιστή σας ή στην κοινόχρηστη τοποθεσία για να βρείτε το υπολογιστικό φύλλο Excel.
• Μόλις τελειώσετε, πατήστε Άνοιγμα.
• Στη συνέχεια, θα πρέπει να καθορίσετε πώς θέλετε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα του Excel στη βάση δεδομένων της Access.
• Σε αυτήν την περίπτωση, θέλουμε να προχωρήσουμε και να δημιουργήσουμε έναν πίνακα και, στη συνέχεια, να εισαγάγουμε τα εισαγόμενα δεδομένα του Excel σε αυτόν. Επομένως, θα επιλέξουμε εισαγωγή των δεδομένων προέλευσης σε έναν νέο πίνακα στην τρέχουσα βάση δεδομένων και θα κάνουμε κλικ στο OK .

• Εάν το υπολογιστικό φύλλο του Excel έχει επικεφαλίδες στηλών, βεβαιωθείτε ότι έχετε επισημάνει το πλαίσιο ελέγχου Πρώτη σειρά Περιέχει... μετά πατήστε Επόμενο .

• Στη συνέχεια, επιλέξτε κάθε στήλη για να τροποποιήσετε το όνομα του πεδίου και τον τύπο δεδομένων εάν χρειάζεται.
• Πατήστε Επόμενο .

• Τώρα επιλέξτε εάν χρειαζόμαστε την επιλογή πρωτεύοντος κλειδιού στον πίνακά σας.
• Επιλέξτε Να επιτρέπεται η πρόσβαση να προσθέσει πρωτεύον κλειδί για να αποκτήσετε πρόσβαση για να προσθέσετε μια στήλη, να το χρησιμοποιήσετε ως πρωτεύον κλειδί ή να επιλέξετε να επιλέξω το δικό μου πρωτεύον κλειδί και να προσθέσω τη στήλη του πρωτεύοντος κλειδιού.
• Εάν δεν χρειαζόμαστε πρωτεύον κλειδί, επιλέξτε Χωρίς πρωτεύον κλειδί .

• Το τελευταίο σας βήμα θα είναι να ορίσετε ένα ουσιαστικό όνομα για τον πίνακα που δημιουργήθηκε πρόσφατα.
• Ως προαιρετικό βήμα, μπορεί να θέλετε να εκτελέσετε μια γρήγορη ανάλυση για να βελτιστοποιήσετε τον πίνακά σας. Το εργαλείο ανάλυσης σάς επιτρέπει να εντοπίζετε διπλότυπα, να συμπιέσετε τον πίνακα για καλύτερη απόδοση κ.λπ.». Εάν ναι, τότε προχωρήστε και ελέγξτε  ότι θα ήθελα να αναλύσω τον πίνακά μου μετά την εισαγωγή των δεδομένων και κάντε κλικ στο Τέλος .

Σημείωση: Μέχρι στιγμής, μάθαμε πώς να μεταφέρουμε δεδομένα από το Excel στην Access. Μπορεί επίσης να σας ενδιαφέρει να εξάγετε τα δεδομένα σας από την Access στο Excel .

Εισαγάγετε το Excel για πρόσβαση σε υπάρχοντες πίνακες

Κάποια στιγμή ίσως χρειαστεί να προσαρτήσετε δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε Excel (είτε ως μορφή αρχείου XLS είτε CSV) σε έναν υπάρχοντα πίνακα βάσης δεδομένων της Access.

• Εάν χρειάζεται να εισαγάγουμε τα δεδομένα υπολογιστικού φύλλου Excel στη βάση δεδομένων που δημιουργήσαμε προηγουμένως, επιλέξτε Προσθήκη αντιγράφου των εγγραφών στον πίνακα .
• Πατήστε Επόμενο.

• Θυμηθείτε, τα ονόματα στηλών του πίνακα πρέπει να είναι ίδια με τα ονόματα στηλών στο φύλλο Excel που πρόκειται να εισαχθεί.

• Πατήστε Τέλος .

Ελπίζω να βοηθήσει. Αυτό ήταν απλώς ένα απλό σεμινάριο εισαγωγής δεδομένων για αρχάριους. Συνιστάται στους αναγνώστες που εξετάζουν συγκεκριμένες ερωτήσεις ή λύσεις να ρωτήσουν μέσω της σελίδας επικοινωνίας.