Μακροεντολές Microsoft 365 Excel για αρχάριους: Πώς να εγγράψετε και να γράψετε μακροεντολές VBA στα βιβλία εργασίας του Excel 2019;

Η ανάρτηση ενημερώθηκε: Αύγουστος 2021

Εδώ είναι μια ερώτηση αναγνώστη:

Έχω έναν συνάδελφο που χρησιμοποιεί μακροεντολές Excel VBA για να αναλύσει μια δέσμη δεδομένων. Μπορείτε να μου εξηγήσετε πώς λειτουργούν οι μακροεντολές και πιθανώς να μου προτείνετε έναν τρόπο να αποκτήσω αυτήν την ικανότητα; Οποιεσδήποτε απλές συμβουλές για αρχάριους εκτιμώνται πολύ.

Ευχαριστώ για την ερώτηση.

Εισαγωγή στις μακροεντολές του Excel 365

Η εκμάθηση της ανάπτυξης μακροεντολών είναι ίσως μια από τις πιο σημαντικές δεξιότητες που απαιτούνται για να γίνετε ισχυρός χρήστης του Excel. Ουσιαστικά, χρησιμοποιούμε μακροεντολές VBA για να αυτοματοποιήσουμε εργασίες στο Excel (επίσης στο Word, οι μακροεντολές είναι πολύ χρήσιμες ) που διαφορετικά θα ήταν κοσμικές, βαρετές και πολύ χρονοβόρες.

Ακολουθούν μερικά παραδείγματα εργασιών που μπορούμε να αυτοματοποιήσουμε με μακροεντολές στο Excel:

1. Δημιουργία και χειρισμός βιβλίων και φύλλων εργασίας.
2. Δημιουργία και χειρισμός γραφημάτων
3. Εισαγωγή δεδομένων από αρχεία ή άλλα συστήματα.
4. Αναλύστε δεδομένα και δημιουργήστε/ανανεώστε γραφήματα και πίνακες εργαλείων
5. Προσαρμόστε φόρμες για να λαμβάνετε σχόλια
6. Στείλτε email
7. Και πολλα ΑΚΟΜΑ…

Λόγω του γεγονότος ότι το Excel διατίθεται με ενσωματωμένη συσκευή εγγραφής μακροεντολών (σε αντίθεση με το Outlook και το PowerPoint), υπάρχουν δύο κύριες επιλογές για την προσθήκη μιας μακροεντολής σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel:

1) Καταγραφή μιας ακολουθίας ενεργειών χρήστη με την οποία είναι πιθανώς εύκολο να ξεκινήσετε, αλλά δεν επεκτείνεται για πολύπλοκες εργασίες που μπορεί να περιλαμβάνουν αλληλεπίδραση με άλλες εφαρμογές του Office ή χειρισμό μεγαλύτερων υποσυνόλων δεδομένων.

2) Γράψτε τις μακροεντολές σας αξιοποιώντας τη Visual Basic for Applications (VBA). Αυτή είναι μια σχετικά απλή διαδικαστική γλώσσα που σας επιτρέπει να αναπτύξετε γρήγορα πιο περίπλοκη αυτοματοποίηση.

Σε αυτήν την ανάρτηση, θα καλύψουμε και τις δύο περιπτώσεις. Θα ξεκινήσουμε δείχνοντάς σας πώς να καταγράψετε τη μακροεντολή σας και θα συνεχίσουμε παρέχοντας μια λεπτομερή διαδικασία για την εισαγωγή μακροεντολών VBA σε υπολογιστικά φύλλα.

Θα κάνουμε επίδειξη και τις δύο επιλογές χρησιμοποιώντας μια πολύ απλή εργασία: Θα αυτοματοποιήσουμε την προσθήκη ενός ονόματος φύλλου εργασίας "DEMO" σε ένα υπάρχον βιβλίο εργασίας και την αντιγραφή ενός συγκεκριμένου πίνακα από το Φύλλο1 σε αυτό.

Εγγραφή μακροεντολών Excel 365 / 2019

Θα χρησιμοποιήσουμε ένα πολύ απλό παράδειγμα για να περιγράψουμε τη διαδικασία. Παρακαλούμε προχωρήστε ως εξής:

• Στο Excel, ανοίξτε ένα υπάρχον βιβλίο εργασίας ή δημιουργήστε ένα ολοκαίνουργιο.
• Μεταβείτε στην καρτέλα Προβολή στην επάνω κορδέλα.
• Στη δεξιά πλευρά, θα παρατηρήσετε την ενότητα Μακροεντολή.
• Πατήστε Προβολή και επιλέξτε Εγγραφή μακροεντολής.
• Θα ανοίξει η παρακάτω φόρμα. Τώρα δώστε ένα όνομα στη μακροεντολή σας και αποθηκεύστε το περιεχόμενό της στο υπάρχον βιβλίο εργασίας. Μπορεί να παρατηρήσετε ότι εδώ μπορείτε εύκολα να αντιστοιχίσετε μια συντόμευση πλήκτρου, ώστε να μπορείτε να εκτελέσετε πιο εύκολα τη μακροεντολή.

Συμβουλή: Φροντίστε να εισαγάγετε μια λεπτομερή περιγραφή στη μακροεντολή σας.

• Τώρα, πατήστε ΟΚ.
• Σε αυτό το σημείο, προχωρήστε και εκτελέστε χειροκίνητα τα βήματα που θέλετε να καταγράψετε – στην περίπτωσή μας θα προχωρήσω και θα δημιουργήσω χειροκίνητα το νέο υπολογιστικό φύλλο, θα το μετονομάσω και, στη συνέχεια, θα αντιγράψω τον πίνακα από το Φύλλο1.
• Μόλις τελειώσετε, πατήστε ξανά Μακροεντολές και επιλέξτε Διακοπή εγγραφής.
• Εάν πατήσετε τώρα Μακροεντολές και, στη συνέχεια, επιλέξετε Προβολή μακροεντολών, θα δείτε μια λίστα με όλες τις μακροεντολές που είναι αποθηκευμένες σε όλα τα ανοιχτά βιβλία εργασίας (ή σε συγκεκριμένα)

• Εάν πατήσετε το κουμπί Επεξεργασία, θα ανοίξει το Microsoft VBA Editor.
• Το πρόγραμμα επεξεργασίας VBA εμφανίζει τον κώδικα που μόλις δημιούργησε το Excel για εσάς στο παρασκήνιο. Στην επόμενη ενότητα αυτού του σεμιναρίου θα σας δείξω πώς μπορείτε να γράψετε ένα παρόμοιο κομμάτι κώδικα μόνοι σας.

• Κλείστε το πρόγραμμα επεξεργασίας VBA.

Αποθήκευση του αρχείου με δυνατότητα Macro

Τώρα θα χρειαστεί να αποθηκεύσουμε το βιβλίο εργασίας. Καθώς περιέχει μια μακροεντολή, θα πρέπει να την αποθηκεύσουμε ως αρχείο XSLM (Αρχείο Excel με δυνατότητα Macro)

• Πατήστε Αρχείο και μετά Αποθήκευση
• Επιλέξτε μια τοποθεσία στον υπολογιστή σας ή στο OneDrive στην οποία θα αποθηκεύσετε το αρχείο σας.
• Δώστε του ένα περιγραφικό όνομα
• Επιλέξτε .xslm ως Τύπο αρχείου.
• Πατήστε ΟΚ.
• Μπράβο, μόλις ηχογράφησες μια απλή μακροεντολή!

Δημιουργήστε μακροεντολές Excel VBA

Όπως αναφέραμε προηγουμένως, σε πολλές περιπτώσεις η συσκευή εγγραφής μακροεντολών Excel υπολείπεται και δεν καλύπτει όλες τις ανάγκες σας. Σε αυτές τις περιπτώσεις, θα χρειαστεί να γράψετε τον δικό σας Κώδικα.

Συμβουλή: Υπάρχουν περιπτώσεις που μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια υβριδική προσέγγιση για τη δημιουργία Macro. Θα μπορούσατε να ξεκινήσετε καταγράφοντας τη μακροεντολή σας και, στη συνέχεια, απλώς να κάνετε μη αυτόματες προσαρμογές στον κώδικα που δημιουργείται αυτόματα με το VBA.

Ρύθμιση του περιβάλλοντος ανάπτυξης του Excel

Αυτό ακούγεται αρκετά φανταχτερό, αλλά στην πραγματικότητα είναι αρκετά απλό. Εάν δεν βλέπετε μια καρτέλα με το όνομα Προγραμματιστής στην Κορδέλα σας, ξεκινήστε ενεργοποιώντας την καρτέλα Προγραμματιστής .

Αφού γίνει ορατή η καρτέλα Προγραμματιστής, η Κορδέλα σας θα έχει την εξής εμφάνιση:

Γράψτε τη μακροεντολή VBA

• Ανοίξτε το αρχείο Excel.
• Από την Κορδέλα, πατήστε Προγραμματιστής.
• Τώρα πατήστε το κουμπί της Visual Basic (Εναλλακτικά, πατήστε Alt+F11).
• Πηγαίνετε στο Module1 και επικολλήστε τον ακόλουθο κώδικα:

Sub Write_Macro()
'This code creates a Macro named Write_Macro
Dim MySheet As New Worksheet
Dim MyTable As Range

' Create a worksheet programatically and call it TEST
Set MySheet = ThisWorkbook.Sheets.Add(After:=Sheets(Sheets.Count))
MySheet.Name = "TEST"

'Copy the table from Sheet1 into TEST worksheet
Set MyTable = Sheet1.Range("A1:C11")

With MyTable
.Copy Sheets("TEST").Range("A1")
End With

End Sub

• Κλείστε το πρόγραμμα επεξεργασίας VBA.
• Επιστρέψτε στο Excel, πατήστε Προγραμματιστής.
• Τώρα πατήστε στο Macro και δείτε τη λίστα με τις μακροεντολές στο βιβλίο εργασίας σας. Θα παρατηρήσετε την καταχώρηση Write_Macro, την οποία γράφουμε μόνοι μας.

• Αποθηκεύστε το υπολογιστικό φύλλο σας ως .xslm (αρχείο Excel με δυνατότητα μακροεντολής)

Εκτέλεση της μακροεντολής σας

Η εκτέλεση της μακροεντολής σας είναι πολύ απλή: Από το παράθυρο διαλόγου μακροεντολών που εμφανίζεται παραπάνω, επισημάνετε την καταχώρισή σας Write_Macro και πατήστε Εκτέλεση.

Ενεργοποίηση αδειών ασφαλείας VBA

Στο Microsoft Office, οι μακροεντολές είναι απενεργοποιημένες από προεπιλογή, προκειμένου να αποφευχθεί η εκτέλεση επιβλαβούς κώδικα. Εάν θέλετε να εκτελέσετε τις μακροεντολές σας, θα πρέπει να το επιτρέψετε. Εκτελέστε αυτό το προαιρετικό βήμα σε περίπτωση που λάβετε μήνυμα σφάλματος κατά την εκτέλεση μιας από τις δύο μακροεντολές που δημιουργήσαμε παραπάνω.

• Κάντε κλικ στο Developer in the Ribbon.
• Επιλέξτε Ασφάλεια Μακροεντολής .
• Επιλέξτε την επιλογή Απενεργοποίηση όλων των μακροεντολών με ειδοποίηση .
• Πατήστε ΟΚ.

Σημείωση: Η απενεργοποίηση όλων των μακροεντολών με ειδοποίηση είναι η συνιστώμενη ρύθμιση ασφαλείας για βιβλία εργασίας του Excel που περιέχουν μακροεντολές. Λειτουργεί ως εξής: όταν ένας χρήστης ανοίγει ένα τέτοιο βιβλίο εργασίας, το Excel δημοσιεύει μια ειδοποίηση "Το MACROS έχει απενεργοποιηθεί" ακριβώς πέρα ​​από τη γραμμή τύπων. Στη συνέχεια, εναπόκειται στην απόφαση του χρήστη να ενεργοποιήσει τις μακροεντολές στο βιβλίο εργασίας.

Τυλίγοντας

Στο σημερινό σύντομο σεμινάριο μάθαμε πώς να εισάγουμε μακροεντολές στο Office 365 Excel είτε καταγράφοντας είτε γράφοντάς τες χρησιμοποιώντας απευθείας τη Visual Basic for Applications.

Αυτό είναι απλώς ένα αρχικό βήμα για να εξοικειωθούν οι αρχάριοι με την ανάπτυξη του Excel. Οι αναγνώστες που απαιτούν συγκεκριμένες λύσεις, παρακαλούμε να μας στείλουν μια ερώτηση μέσω της σελίδας επικοινωνίας .