Πώς να δημιουργήσετε λίστες ελέγχου σε φύλλα Excel και έγγραφα Word;

Ισχύει για: Word και Excel 2019, 2016, 2013, 365. Εκδόσεις Microsoft και Apple Office.

Τελευταία ενημέρωση: Οκτώβριος 2019

Οι πιθανότητες είναι ότι από καιρό σε καιρό μπορεί να θέλετε να δημιουργήσετε φόρμες χρησιμοποιώντας στο Office για να καταγράψετε εύκολα τα σχόλια των χρηστών ή να τεκμηριώσετε μια τυπική διαδικασία λειτουργίας. Στο σημερινό σεμινάριο, θα σας διδάξουμε σχεδόν όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για να δημιουργήσετε και να μορφοποιήσετε λίστες πλαισίων επιλογής είτε ως μέρος των υπολογιστικών φύλλων του Excel είτε των εγγράφων του Word. Μόλις τελειώσετε, ίσως θέλετε να χρησιμοποιήσετε τη λίστα ελέγχου σας ως πρότυπο. Το παρακάτω σεμινάριο αναφέρεται σε εφαρμογές του Office 2016, ωστόσο σχετίζεται και με τις εκδόσεις του 2019 και του 2013.

Ενεργοποίηση της καρτέλας προγραμματιστή

Σημείωση: Η καρτέλα προγραμματιστής σάς επιτρέπει να έχετε πρόσβαση σε πολλά χρήσιμα στοιχεία ελέγχου που θα χρησιμοποιήσετε κατά τη δημιουργία της φόρμας σας. Θα χρειαστεί να ενεργοποιήσετε την καρτέλα προγραμματιστή για κάθε Εφαρμογή Office που θα χρησιμοποιήσετε.

• Ανοίξτε το Microsoft Word ή το Excel, κάντε κλικ στο Αρχείο και επιλέξτε Επιλογές.
• Ανοίξτε την καρτέλα Προσαρμογή κορδέλας και επιλέξτε την επιλογή Κύριες καρτέλες στην περιοχή Προσαρμογή της κορδέλας.

• Κάντε κλικ στην επιλογή Προγραμματιστής και πατήστε το  κουμπί OK.

• Μόλις κάνετε κλικ στην επιλογή Προγραμματιστής, θα εμφανιστεί ως πρόσθετο μενού στο επάνω μέρος της οθόνης με πολλές επιλογές προγραμματιστή.

Δημιουργία λιστών πλαισίου ελέγχου του Excel

Ο στόχος μας είναι να χρησιμοποιήσουμε το Excel για να δημιουργήσουμε την ακόλουθη λίστα ελέγχου.

• Γράψτε τις εργασίες σας στη στήλη Α όπως φαίνεται παραπάνω.
• Στην επιλογή Προγραμματιστής , κάντε κλικ στην Εισαγωγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου  που βρίσκεται κάτω από τον έλεγχο φόρμας.

• Επιλέξτε το απαιτούμενο κελί για να τοποθετήσετε το πλαίσιο ελέγχου.
• Για να αφαιρέσετε το πλαίσιο ελέγχου 1 , κάντε κλικ στο κείμενο και διαγράψτε το.
• Κάντε κλικ στη δεξιά γωνία του κελιού και σύρετε προς τα κάτω μέχρι το τελευταίο στοιχείο της λίστας.

• Κάντε δεξί κλικ στο πλαίσιο ελέγχου και κάντε κλικ στο στοιχείο ελέγχου μορφής.

• Συνδέστε το πλαίσιο ελέγχου με το κελί δίπλα του. Εάν C 2, κάντε κλικ στη σύνδεση Κελιού υπό έλεγχο και πληκτρολογήστε $C$2. Επαναλάβετε το ίδιο για όλα τα πλαίσια ελέγχου.

• Για να μετρήσετε τον αριθμό των στοιχείων που έχουν επισημανθεί, εισαγάγετε μια  συνάρτηση COUNTIF  δίπλα στο τελευταίο στοιχείο της λίστας.

• Απόκρυψη κελιού C.
• Εισαγάγετε τη συνάρτηση IF στο τέλος της λίστας.
• Το τελικό αποτέλεσμα φαίνεται:

Εισαγάγετε πλαίσια ελέγχου στο Word

Η διαδικασία στο Word δεν είναι πολύ διαφορετική, σε σύγκριση με το Excel:

• Στο Word, ανοίξτε το έγγραφό σας
• Ανοίξτε την καρτέλα Προγραμματιστής
• Πατήστε Λειτουργία σχεδίασης
• Από την ομάδα κουμπιών ελέγχου, χρησιμοποιήστε το στοιχείο ελέγχου περιεχομένου πλαισίου ελέγχου για να προσθέσετε πλαίσια ελέγχου όπως απαιτείται.
• Για κάθε στοιχείο, καθορίστε επίσης το κείμενο της ετικέτας (ITEM1, ITEMS 2 κ.λπ.)

• Μόλις τελειώσετε, προχωρήστε και απενεργοποιήστε τη Λειτουργία σχεδίασης.
• Πατήστε Αρχείο και μετά Αποθήκευση ως.
• Καθορίστε μια τοποθεσία, όνομα εγγράφου και επίθημα (docx ή docxm για έγγραφα που περιέχουν μακροεντολές).
• Χρησιμοποιήστε/Διανείμετε το έγγραφό σας όπως απαιτείται.