Πώς γίνεται ο ορθογραφικός έλεγχος στο Excel 2019 / 365 και 2016 (αυτόματα και μη αυτόματα);

Δυνατότητα εφαρμογής: Office 2019, 2016, 2013. Office 365 και Standard.

Ακολουθεί μια ερώτηση που λάβαμε πριν από λίγες ημέρες:

Αυτήν τη στιγμή χρησιμοποιώ το Excel 2016 στον υπολογιστή μου που βασίζεται στα Windows 10. Καθώς είμαι πολύ γρήγορη δακτυλογράφος, συχνά κάνω κατά λάθος αρκετά ορθογραφικά λάθη. Για κάποιο λόγο περίμενα ότι το Excel θα έκανε ορθογραφικό έλεγχο καθώς πληκτρολογώ στο κελί. Εάν θυμάμαι σωστά, το Word διορθώνει αυτόματα τα τυπογραφικά λάθη στα έγγραφα, οπότε θα περίμενα ότι το Excel θα συμπεριφερθεί παρόμοια ή κάνω λάθος εδώ; Μου φαίνεται ότι ο ορθογραφικός του Excel 2016 δεν λειτουργεί… Καμιά ιδέα;

Καλή ερώτηση. Ο αυτόματος ορθογραφικός έλεγχος είναι πράγματι μία από τις βασικές δυνατότητες της σουίτας του Office. Όσον αφορά τη διόρθωση κειμένου, υπάρχει μια θεμελιώδης διαφορά μεταξύ του Excel και του Word (ή του PowerPoint και του OneNote). Αποδεικνύεται ότι το Excel δεν έχει τη δυνατότητα αυτόματης διόρθωσης της ορθογραφίας και της γραμματικής σας καθώς πληκτρολογείτε κείμενο στο υπολογιστικό φύλλο, εκτός εάν το έχετε ενεργοποιήσει συγκεκριμένα στις Επιλογές Αυτόματης Διόρθωσης (δείτε παρακάτω πώς να το κάνετε). ενώ το Word και το PowerPoint διορθώνονται αυτόματα καθώς πληκτρολογείτε. Ας ξεκινήσουμε με το Excel.

Πώς να εκτελέσετε τον ορθογραφικό έλεγχο στο Excel;

Πρώτα πράγματα πρώτα, ο ορθογραφικός έλεγχος του Excel βρίσκεται στην καρτέλα Αναθεώρηση .

Για να ελέγξετε με απόδειξη το κείμενο του φύλλου εργασίας σας, ακολουθήστε αυτή τη διαδικασία:

1. Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας σας και μεταβείτε στο φύλλο εργασίας σας.
2. Στην Κορδέλα, ανοίξτε την καρτέλα Αναθεώρηση .
3. Πατήστε στην Ορθογραφία .
4. Το φύλλο εργασίας σας θα αναλυθεί για σφάλματα και το Excel θα παρέχει προτεινόμενες διορθώσεις στο παράθυρο διαλόγου Ορθογραφίας .
5. Σε περίπτωση ψευδώς θετικών, μπορείτε να προσθέσετε στο Λεξικό σχετικές λέξεις ή όρους.
6. Εναλλακτικά, πατώντας το κουμπί F7 θα έχετε τα ίδια αποτελέσματα.
7. Μόλις τελειώσετε, πατήστε ΟΚ .
8. Αποθηκεύστε την εργασία σας όπως χρειάζεται.

Ενεργοποιήστε την Αυτόματη Διόρθωση στο Excel

Το παράθυρο διαλόγου Ορθογραφίας που μόλις εξετάσαμε στην παραπάνω ενότητα σάς επιτρέπει επίσης να ενεργοποιήσετε μια ενέργεια Αυτόματης Διόρθωσης . Η Αυτόματη Διόρθωση τροποποιεί αυτόματα το περιεχόμενό σας σύμφωνα με τους κανόνες που έχετε ορίσει στην ενότητα Επιλογές>> Έλεγχος .

Μερικοί από τους κανόνες αυτόματης διόρθωσης που μπορείτε να ορίσετε:

• Αυτόματη χρήση κεφαλαίων των πρώτων γραμμάτων σε μια πρόταση.
• Χρήση κεφαλαίων ημερών
• Η διόρθωση του Caps Lock πατήθηκε κατά λάθος.
• Και οποιαδήποτε αυτόματη αντικατάσταση κειμένου μπορεί να έχετε

Σημείωση: Θυμηθείτε ότι ο ορθογραφικός έλεγχος δυνατότητας Αυτόματης Διόρθωσης δεν ενεργοποιείται αυτόματα στο Excel, πρέπει να τον επικαλεστείτε μόνοι σας. Αυτός είναι ο λόγος που το Excel δεν μπορεί να κάνει ορθογραφικό έλεγχο καθώς πληκτρολογείτε το κείμενό σας.

Έλεγχος ορθογραφίας χρησιμοποιώντας μακροεντολές VBA

Ίσως θέλετε να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε τις αυτόματες διορθώσεις ορθογραφικού ελέγχου στις μακροεντολές Word και Excel VBA .

Ενεργοποίηση αντικατάστασης κειμένου σε VBA:

With Application.AutoCorrect

'this code turns on Automatic text corrections

.ReplaceText = True

end With

Απενεργοποίηση αντικατάστασης κειμένου σε VBA:

With Application.AutoCorrect

'this code turns off Automatic text corrections

.ReplaceText = False

end With

Ορθογραφικός έλεγχος σε Word και PowerPoint

Μερικοί χρήστες ρώτησαν για τις δυνατότητες αυτόματης ορθογραφίας άλλων εφαρμογών σουίτας του Microsoft Office. Σε αυτήν την ενότητα θα προχωρήσουμε και θα εξετάσουμε πώς λειτουργούν οι επιλογές διόρθωσης ορθογραφικού ελέγχου στο Microsoft PowerPoint και στο Word.

Χειροκίνητοι έλεγχοι απόδειξης

1. Ανοίξτε το αρχείο Word ή PowerPoint που θέλετε να ελέγξετε απόδειξη.
2. Μπορείτε πάντα να βρείτε την επιλογή Ορθογραφία και γραμματική  στην καρτέλα Αναθεώρηση στην ομάδα Διόρθωση .

1. Αυτό θα ελέγξει ολόκληρο το έγγραφο για ορθογραφικά λάθη.
2. Εναλλακτικά, μπορείτε να το κάνετε αυτό πατώντας απλώς το πλήκτρο  F7  , το οποίο θα κάνει την ίδια δουλειά.

Ενεργοποιήστε τους ορθογραφικούς ελέγχους στο Excel

Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, το Word ελέγχει αυτόματα το περιεχόμενο και τη γραμματική σας καθώς τα πληκτρολογείτε. Εάν για κάποιο λόγο, αυτή η δυνατότητα δεν είναι ενεργοποιημένη στο σύστημά σας, προχωρήστε ως εξής.

1. Κάντε κλικ στις  Επιλογές  στο  μενού Αρχείο  .
2. Στο αναδυόμενο παράθυρο που ανοίγει, επιλέξτε  Έλεγχος.
3. Στην ενότητα  Κατά τη διόρθωση της ορθογραφίας και της γραμματικής στο Word/Excel , ελέγξτε τις επιλογές που θέλετε και κάντε κλικ στο  OK.

Απενεργοποίηση αυτόματης προστασίας

Εάν για κάποιο λόγο, θέλετε να απενεργοποιήσετε τις τρέχουσες αυτόματες διορθώσεις ορθογραφίας και γραμματικής καθώς πληκτρολογείτε στο έγγραφό σας, απλώς προχωρήστε και καταργήστε την επιλογή των δύο πρώτων πλαισίων στην ενότητα που επισημαίνεται στην παραπάνω ενότητα.

macOS

Εάν χρησιμοποιείτε το Excel σε macOS, οι δυνατότητες της λειτουργίας ορθογραφικού ελέγχου είναι αρκετά συνεπείς σε σύγκριση με την έκδοση των Windows. Δείτε πώς να ρυθμίσετε τον ορθογραφικό

1. Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας σας στο Microsoft Excel για Mac.
2. Μεταβείτε στην καρτέλα Αναθεώρηση.
3. Πατήστε το κουμπί Ορθογραφία.
4. Το Excel θα σαρώσει το φύλλο εργασίας σας για ορθογραφικά λάθη.
5. Μόλις βρείτε, μπορείτε είτε να αγνοήσετε μια φορά, είτε να αγνοήσετε όλες, να προσθέσετε νέες λέξεις στο λεξικό σας ή να αλλάξετε με βάση την πρόταση.
6. Η Αυτόματη Διόρθωση είναι επίσης διαθέσιμη προαιρετικά.

Σημείωση: Για να ορίσετε τους κανόνες Αυτόματης Διόρθωσης στο mac, προχωρήστε ως εξής: Στην επάνω κορδέλα του Office για macOS, πατήστε Excel, μετά επιλέξτε Προτιμήσεις και μετά επιλέξτε Αυτόματη Διόρθωση. Τώρα προχωρήστε και ορίστε τους απαιτούμενους κανόνες Αυτόματης Διόρθωσης για την αντικατάσταση λανθασμένου κειμένου. Παρόμοια με την έκδοση των Windows, το Excel αποστέλλει κανόνες για τη διόρθωση κοινών σφαλμάτων πληκτρολογίου και υπερσυνδέσμων, καθώς και για τον καθορισμό προσαρμοσμένων κανόνων.

Σε περίπτωση που έχετε ερωτήσεις, μην διστάσετε να αφήσετε ένα σχόλιο 🙂