Διαμορφώστε τα μηνύματά σας με τις Lotus Notes 6

Πριν αποστείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Lotus Notes 6, μπορείτε να ορίσετε Επιλογές Παράδοσης, Επιλογές Ασφάλειας και Σφραγίδες διάθεσης. Χρησιμοποιήστε αυτές τις υποδείξεις Σημειώσεων για να ενημερώσετε τον παραλήπτη σας πόσο καυτό είναι το μήνυμά σας ή ποια είναι η διάθεσή σας. ή για να ζητήσετε επιβεβαίωση παράδοσης, να ορίσετε χρόνο παράδοσης και άλλα.

Αφού ολοκληρώσετε τη σύνθεση του σώματος του μηνύματός σας, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές παράδοσης εκεί πάνω στη γραμμή ενεργειών, το οποίο οδηγεί, αναπόφευκτα, στο πλαίσιο διαλόγου Επιλογές παράδοσης όπως φαίνεται στην Εικόνα 1. Σε αυτό το πλαίσιο διαλόγου, έχετε πολλές επιλογές για παράδοση και ασφάλεια και διασκέδαση.

(Μπορεί να παρατηρήσετε στα ταξίδια σας και στο πλαίσιο διαλόγου ότι υπάρχει μια καρτέλα Για προχωρημένους — τα καλά νέα είναι ότι πιθανότατα δεν θα χρειαστεί να το μπερδέψετε.)

Εικόνα 1: Ορίστε τις επιλογές παράδοσης εδώ.

Ρύθμιση μηνύματος Επίπεδο σημασίας

Στην ενότητα Επιλογές παράδοσης, μπορείτε να επισημάνετε το επίπεδο σημασίας του μηνύματός σας: Χαμηλό, Κανονικό ή Υψηλό. Μπορείτε να ορίσετε τις Σημειώσεις να επισημαίνουν μηνύματα που επισημαίνετε ως Υψηλής Σημασίας. αυτά τα μηνύματα εμφανίζονται με ένα κόκκινο εικονίδιο φακέλου στα Εισερχόμενα του παραλήπτη σας. Χρησιμοποιήστε αυτήν τη δυνατότητα για να ειδοποιήσετε τον παραλήπτη σας για ένα ιδιαίτερα σημαντικό, επείγον ή με άλλο τρόπο κρίσιμο για το χρόνο μήνυμα.

Προσθήκη σφραγίδας διάθεσης σε ένα μήνυμα

Η χρήση της λίστας Mood Stamp είναι ένας τρόπος για να έρθετε σε επαφή με το (ηλεκτρονικό) εσωτερικό σας παιδί. Το Mood Stamp είναι απλώς μια εικόνα που εμφανίζεται στο επάνω μέρος του σώματος του μηνύματός σας, έτσι ώστε ο αναγνώστης σας να γνωρίζει πώς ένιωθες όταν στείλατε το μήνυμα. Τα μηνύματα με σφραγίδα διάθεσης επισημαίνονται επίσης ως τέτοια στα Εισερχόμενα του παραλήπτη.

Έχετε πολλές σφραγίδες διάθεσης για να διαλέξετε, όπως Ιδιωτικό, Φλόγα και Ανέκδοτο. Για διασκέδαση, δοκιμάστε το καθένα για να δείτε πώς μοιάζουν. Η επιλογή Joke είναι χρήσιμη αν θέλετε να στείλετε ένα μήνυμα που είναι λίγο σαρκαστικό και πρέπει να βεβαιωθείτε ότι ο αναγνώστης σας αντιλαμβάνεται ότι ναι, κάνατε πλάκα!

Για να επιλέξετε μια σφραγίδα, κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στην αναπτυσσόμενη λίστα Mood Stamp. Κάντε κύλιση στη λίστα για να κάνετε την επιλογή σας. Για να κάνετε προεπισκόπηση μιας σφραγίδας διάθεσης, κάντε κλικ στο όνομά της στην αναπτυσσόμενη λίστα και το εικονίδιό της θα εμφανιστεί κάτω από αυτήν τη λίστα. Κάντε κλικ στο κουμπί OK και η σφραγίδα διάθεσης εμφανίζεται στο νέο σας μήνυμα. Εάν δεν θέλετε να υπάρχει σφραγίδα διάθεσης στο εξερχόμενο μήνυμά σας, απλώς αφήστε το προεπιλεγμένο σετ Κανονικό.

Ζητώντας ένα μήνυμα Αναφορά παράδοσης

Κάντε επιλογές από τη λίστα επιλογών Αναφορά παράδοσης για να καθορίσετε πότε και αν θα ειδοποιηθείτε για την κατάσταση παράδοσης των μηνυμάτων σας. Οι τέσσερις επιλογές σας σχετικά με μια αναφορά παράδοσης είναι μόνο σε περίπτωση αποτυχίας, επιβεβαίωση παράδοσης, ανίχνευση ολόκληρης διαδρομής και καμία.

• Μόνο για αποτυχία: Τα νέα δεν είναι καλά νέα. Με άλλα λόγια, το Notes σας ενημερώνει μόνο σε περίπτωση που το μήνυμά σας δεν μπορεί να παραδοθεί για κάποιο λόγο.

• Επιβεβαιώστε την παράδοση: Αυτή είναι η επιλογή για εσάς εάν είστε λίγο λιγότερο αισιόδοξοι. Σε αυτήν την περίπτωση, το Notes σάς ενημερώνει ακριβώς πότε και πού παραδόθηκε το μήνυμά σας.

• Trace Entire Path: Αυτή η επιλογή σάς λέει πού (και σε ποιες ώρες) σταμάτησε το μήνυμά σας στο δρόμο προς τον παραλήπτη σας. (Μπορεί να ακούγεται ενδιαφέρον, αλλά μάλλον δεν σας ενδιαφέρει πραγματικά.)

• Κανένα: Επιλέξτε αυτό και δίνετε προσοχή στον άνεμο, χωρίς να σας ενδιαφέρει να μάθετε αν το μήνυμά σας θα παραδοθεί ή όχι. (Αυτή είναι η προεπιλογή, παρεμπιπτόντως.)

Εάν επιλέξετε μια επιλογή Αναφορά παράδοσης διαφορετική από την Καμία, λαμβάνετε μια αναφορά επιβεβαίωσης παράδοσης (μόνο ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το δίκτυό σας προς εσάς) αμέσως μόλις φτάσει το μήνυμα που στείλατε. Το πότε θα γίνει αυτό εξαρτάται αποκλειστικά από το δίκτυο. Εάν ο παραλήπτης σας είναι μακριά — σε διαφορετική εταιρεία, για παράδειγμα — μπορεί να χρειαστούν μερικές ώρες ή ακόμα και μια ολόκληρη ημέρα για να παραδοθεί το μήνυμα.

Ορισμός της προτεραιότητας παράδοσης για ένα μήνυμα

Μια άλλη επιλογή από το παράθυρο διαλόγου Επιλογές παράδοσης — Προτεραιότητα παράδοσης — σχετίζεται με το πόσο γρήγορα θέλετε οι Σημειώσεις να παραδώσουν το μήνυμά σας:

• Χαμηλό: Επιλέξτε αυτό για να στείλετε το μήνυμα αργά το βράδυ όταν το δίκτυο δεν είναι τόσο απασχολημένο.

• Κανονικό: Επιλέξτε αυτό για να στείλετε το μήνυμα το συντομότερο δυνατό με βάση τα χρονοδιαγράμματα παράδοσης αλληλογραφίας που έχει δημιουργήσει ο διαχειριστής σας. (Αυτή είναι η προεπιλογή.)

• Υψηλό: Επιλέγοντας αυτό στέλνετε το μήνυμά σας τώρα — παραμερίστε, προχωράτε!

Εάν συμπεριλάβετε ένα τεράστιο συνημμένο σε ένα μήνυμα, εξετάστε το ενδεχόμενο να το επισημάνετε ως χαμηλής προτεραιότητας. Το μήνυμα δεν θα παραδοθεί μέχρι να κοιμηθείτε βαθιά στο σπίτι, αλλά μπορεί να κοστίσει στην εταιρεία σας λιγότερα χρήματα για να το στείλετε αργά το βράδυ. Ίσως αυτός είναι ένας τρόπος για να κερδίσετε το βραβείο Υπαλλήλου του Μήνα!

Υπογραφή μηνύματος

Υπογράφετε μηνύματα για τον ίδιο λόγο που υπογράφετε επιταγές ή επίσημα έγγραφα: για να δείξετε ότι είναι πραγματικά από εσάς. Δεν χρειάζεται να υπογράψετε ένα σημείωμα συνάντησης για καφέ, αλλά όταν στέλνετε ένα μήνυμα με κρίσιμες ή ευαίσθητες πληροφορίες, μπορεί να θέλετε οι Σημειώσεις 6 να αποδείξουν ότι το μήνυμα προήλθε πραγματικά από εσάς.

Τώρα, προφανώς δεν μπορείτε να χαράξετε την υπογραφή σας στην οθόνη στο κάτω μέρος ενός σημειώματος. (Λοιπόν, στην πραγματικότητα, μπορείτε, αλλά το αφεντικό σας δεν είναι πιθανό να το εκτιμήσει.) Υπογράφετε ένα μήνυμα επιλέγοντας το πλαίσιο ελέγχου Υπογραφή κάτω από την ενότητα Επιλογές ασφαλείας του πλαισίου διαλόγου Επιλογές παράδοσης.

Η υπογραφή που χρησιμοποιείτε στις Σημειώσεις 6 είναι ακόμη πιο δύσκολο να πλαστογραφηθεί από τον δικό σας John Hancock, επειδή είναι ένας ειδικός αριθμητικός κωδικός υπολογιστή που προστίθεται στο μήνυμα όταν το στέλνετε και ελέγχεται από τον υπολογιστή του παραλήπτη όταν ανοίγει το μήνυμα. Το σημείωμα δεν έχει πραγματική υπογραφή, αλλά αυτός ο τύπος μηνύματος εμφανίζεται στο κάτω μέρος της οθόνης:

Υπογράφηκε από τον Alan Dunkel/Primus στις 07-1-02 8:30:46 π.μ., σύμφωνα με τον Primus.

Κρυπτογράφηση μηνύματος

Σίγουρα, ο κόσμος σέρνεται με πολυάσχολους, κακούς και κατασκόπους. Εάν χρησιμοποιείτε ένα μόντεμ, στέλνετε τα μηνύματά σας μέσω τηλεφωνικών γραμμών όπου ένα άτομο μέχρι και μη καλό θα μπορούσε με κάποιο τρόπο να τα υποκλέψει και να τα διαβάσει. (Είναι πραγματικά απίθανο να συμβεί αυτό, αλλά ποτέ δεν ξέρεις.) Αυτό δεν είναι μεγάλο θέμα για τα περιστασιακά μηνύματά σας, αλλά αν στείλετε ένα μήνυμα που περιλαμβάνει πληροφορίες όπως εμπιστευτικές εταιρικές πληροφορίες, αξιολογήσεις απόδοσης εργαζομένων, ή απλά πολύ, πολύ καλά κουτσομπολιά που δεν θέλετε να διαβάσει κανείς άλλος, μπορείτε να τα κρυπτογραφήσετε.

Όταν χρησιμοποιείτε την επιλογή ασφαλείας κρυπτογράφησης Notes, είστε 100 τοις εκατό σίγουροι ότι μόνο ο προβλεπόμενος παραλήπτης θα μπορεί να τη διαβάσει.

Για να κρυπτογραφήσετε ένα μήνυμα, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Κρυπτογράφηση από την ενότητα Επιλογές ασφαλείας του πλαισίου διαλόγου Επιλογές παράδοσης. Κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου όταν τελειώσετε.

Όταν στέλνετε ένα κρυπτογραφημένο μήνυμα, το Notes κάνει την κρυπτογράφηση για εσάς — στα παρασκήνια. Όταν οι παραλήπτες ανοίγουν το μήνυμα, βλέπουν το περιεχόμενο ακριβώς όπως το γράψατε. Με άλλα λόγια, ο αναγνώστης ενός κρυπτογραφημένου μηνύματος δεν χρειάζεται να κάνει κάτι ιδιαίτερο για να αποκρυπτογραφήσει ένα κρυπτογραφημένο μήνυμα. Μόνο οι προβλεπόμενοι παραλήπτες με τα κατάλληλα αναγνωριστικά χρήστη μπορούν να διαβάσουν το κρυπτογραφημένο τμήμα του μηνύματος. Ο μόνος που θα δει την πραγματική μπερδεμένη έκδοση είναι ο φτωχός κατάσκοπος που παρεμποδίζει το μήνυμα κατά τη μεταφορά.

Εάν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα άτομο που χρησιμοποιεί διαφορετικό πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή εάν στέλνετε το μήνυμά σας μέσω του Διαδικτύου, επικοινωνήστε πρώτα με τον διαχειριστή των Notes της εταιρείας σας για να δείτε εάν θα μπορείτε να το κρυπτογραφήσετε .

Αίτημα απόδειξης επιστροφής για μήνυμα

Εάν χρησιμοποιείτε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές παράδοσης για να ζητήσετε μια απόδειξη επιστροφής για ένα μήνυμα, το δίκτυό σας σας ειδοποιεί αυτόματα όταν ο παραλήπτης σας διαβάσει το μήνυμά σας. Αυτό διαφέρει από το να ζητάτε μια αναφορά επιβεβαίωσης παράδοσης, η οποία σας ενημερώνει μόνο πότε έφτασε το μήνυμα στη βάση δεδομένων αλληλογραφίας του παραλήπτη. Συνήθως θα ζητούσατε μια αναφορά παραλαβής (απλώς ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Απόδειξη επιστροφής) για να αποτρέψετε τη δικαιολογία "Δεν είδα ποτέ το μήνυμά σας" και ζητούσατε μια αναφορά επιβεβαίωσης παράδοσης για να εξαλείψετε το "Δεν έλαβα ποτέ το μήνυμά σας. το δίκτυο πρέπει να το έχει χάσει» δικαιολογία.

Εάν στέλνετε ένα μήνυμα σε κάποιον που δεν χρησιμοποιεί τις Σημειώσεις ή εάν το μήνυμά σας μεταδίδεται μέσω του Διαδικτύου, ενδέχεται να μην μπορείτε να λάβετε αναφορές παραλαβής από αυτόν.

Αποτροπή αντιγραφής μηνύματος

Μια άλλη επιλογή ασφαλείας του Notes που έχετε στη διάθεσή σας είναι να αποτρέψετε την αντιγραφή. Όταν επιλέγετε το πλαίσιο ελέγχου Αποτροπή αντιγραφής, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι το άτομο που λαμβάνει το μήνυμά σας δεν θα μπορεί να το προωθήσει σε κανέναν άλλο. Στην πραγματικότητα, δεν θα μπορούν καν να αντιγράψουν (Επεξεργασία –> Αντιγραφή) το σημείωμά σας στο Πρόχειρο, σε περίπτωση που σκοπεύουν να κάνουν μια μικρή παράνομη επικόλληση (Επεξεργασία –> Επικόλληση). Επιλέγοντας την επιλογή Αποτροπή αντιγραφής διασφαλίζετε ότι ό,τι στέλνετε σε ένα άτομο δεν στέλνεται ανεπιθύμητο σε όλη την εταιρεία σας.

Όταν ολοκληρώσετε την επιλογή των επιλογών παράδοσης, κάντε κλικ στο OK για να επιστρέψετε στο έγγραφό σας. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αφού αποφασίσετε σχετικά με αυτές τις επιλογές, κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή και Αρχείο.

Εάν το κεφάλι σας περιστρέφεται από όλες αυτές τις επιλογές παράδοσης, μην το αφήσετε να σας απογοητεύσει. Πρέπει να τα χρησιμοποιείτε μόνο υπό ειδικές συνθήκες. Στην πραγματικότητα, για τα περισσότερα μηνύματα, θα φυσάτε απευθείας από τις επιλογές παράδοσης χωρίς να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές παράδοσης και χωρίς δεύτερη σκέψη. Τι ανακούφιση!

Εάν διαπιστώσετε ότι επισκέπτεστε πάντα το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές παράδοσης για να υπογράψετε και να κρυπτογραφήσετε τα μηνύματά σας, μπορείτε να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση αυτών των επιλογών ασφαλείας ως προεπιλογή. Με αυτόν τον τρόπο, τυχόν νέα μηνύματα που δημιουργείτε θα έχουν τις ίδιες ρυθμίσεις ασφαλείας. Φυσικά, μπορείτε πάντα να αλλάξετε γνώμη επιστρέφοντας στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές παράδοσης για να αλλάξετε μια προεπιλεγμένη ρύθμιση ή για να αλλάξετε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις ασφαλείας.