Δημιουργία κανόνα στο Lotus Notes 6

Ένας κανόνας λέει στη Notes τι να κάνει με ορισμένα εισερχόμενα μηνύματα. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να έχετε έναν κανόνα που τοποθετεί πάντα μηνύματα με μια συγκεκριμένη λέξη στο πεδίο θέματος σε έναν συγκεκριμένο φάκελο ή έναν κανόνα που μετακινεί μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ένα συγκεκριμένο άτομο απευθείας στον φάκελο Κάδος ή ίσως έναν κανόνα που αλλάζει αμέσως τη σημασία οποιουδήποτε μηνύματος που λαμβάνετε από το αφεντικό σας στο High. Δείτε τους κανόνες σας κάνοντας κλικ στη λέξη Κανόνες στο παράθυρο πλοήγησης.

Για να δημιουργήσετε έναν νέο κανόνα, κάντε πρώτα κλικ στο φάκελο Κανόνες στο παράθυρο πλοήγησης της αλληλογραφίας σας. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Νέος κανόνας της γραμμής ενεργειών. Το σχήμα 1 δείχνει το (σχετικά μεγάλο) πλαίσιο διαλόγου Νέος κανόνας που εμφανίζεται.

Εικόνα 1: Δημιουργήστε έναν νέο κανόνα εδώ.

Όπως μπορείτε να δείτε από την Εικόνα 1, το πλαίσιο διαλόγου Νέος κανόνας χωρίζεται σε τρεις ενότητες. Αυτός ο κανόνας είναι καθορίζει εάν ο κανόνας είναι ενεργοποιημένος, το Specify Conditions αποφασίζει σε ποια μηνύματα θα ενεργεί ο κανόνας και το Specify Actions καθορίζει τι θα κάνει ο κανόνας με τα μηνύματα που επιλέγει.

Κάθε νέος κανόνας που δημιουργείτε είναι ενεργοποιημένος, από προεπιλογή. Μπορεί, ωστόσο, να έχετε έναν κανόνα που θέλετε να απενεργοποιήσετε προσωρινά. για παράδειγμα, ίσως δεν θέλετε προς το παρόν τα εισερχόμενα μηνύματα να αποστέλλονται σε αυτόν τον φάκελο. Στην κορυφή του παραθύρου διαλόγου, χρησιμοποιήστε τα κουμπιά επιλογής Αυτός ο κανόνας είναι για να αποφασίσετε εάν ο κανόνας επιβάλλεται. Επιλέξτε το κουμπί επιλογής On στο πεδίο (η προεπιλογή) και ο κανόνας κάνει ό,τι του είπατε να κάνει. Από την άλλη πλευρά, εάν επιλέξετε το κουμπί επιλογής Off, ο κανόνας σας αναστέλλεται μέχρι να τον ενεργοποιήσετε ξανά.

Δημιουργία συνθήκης κανόνα

Τα πεδία στην ενότητα Καθορισμός συνθηκών του πλαισίου διαλόγου Νέος κανόνας καθορίζουν τα μηνύματα στα οποία θα ισχύει ο κανόνας σας. Η βασική ιδέα είναι να χρησιμοποιήσετε αυτά τα πεδία για να ορίσετε ένα κριτήριο και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε το κουμπί Προσθήκη για να αποθηκεύσετε τη συνθήκη. Ορισμένοι κανόνες μπορεί να έχουν μόνο μία προϋπόθεση, όπως το Θέμα περιέχει Ενήλικες . Άλλα μπορεί να είναι πιο περίπλοκα, με περισσότερες από μία προϋποθέσεις. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να έχετε έναν κανόνα που αναζητούσε εισερχόμενο μήνυμα με τις λέξεις Ενημερώσεις πωλήσεων στη γραμμή θέματος που στάλθηκαν από έναν τύπο που ονομάζεται Rob Fichtel.

Όταν ορίζετε το δεύτερο αναπτυσσόμενο πεδίο στην ενότητα Καθορισμός συνθηκών του παραθύρου διαλόγου, μπορείτε να επιλέξετε από 13 διαφορετικά μέρη για να κοιτάξετε:

• αποστολέας: Επιλέξτε μηνύματα με το όνομα του ατόμου που έστειλε το μήνυμα. Θα μπορούσατε, για παράδειγμα, να δημιουργήσετε έναν κανόνα που αναζητά αυτόματα μηνύματα από το αφεντικό σας.

• θέμα: Επιλέξτε μηνύματα με βάση το θέμα του μηνύματος, όπως Ενημέρωση πωλήσεων .

• σώμα: Βρείτε μηνύματα με μια συγκεκριμένη λέξη ή φράση οπουδήποτε στο σώμα του μηνύματος.

• σημασία: Επιλέξτε μηνύματα με βάση τη σημασία που επέλεξε ο αποστολέας για αυτό (Υψηλή/Μεσαία/Χαμηλή).

• προτεραιότητα παράδοσης: Επιλέξτε μηνύματα με βάση την προτεραιότητα παράδοσης που έχει εκχωρήσει ο συγγραφέας στο μήνυμα.

• προς: Επιλέξτε μηνύματα με το όνομα του ατόμου ή των ατόμων στο πεδίο Προς του μηνύματος.

• cc: Επιλέξτε μηνύματα με το όνομα του ατόμου ή των ατόμων στο πεδίο cc του μηνύματος.

• κρυφή κοινοποίηση: Επιλέξτε μηνύματα με το όνομα του ατόμου ή των ατόμων στο πεδίο κρυφής κοινοποίησης του μηνύματος.

• προς ή cc: Επιλέξτε μηνύματα με το όνομα του ατόμου ή των ατόμων στο πεδίο Προς ή cc του μηνύματος.

• σώμα ή θέμα: Εισαγάγετε ένα κριτήριο που θα αναζητούν οι Σημειώσεις τόσο στο θέμα όσο και στο σώμα των μηνυμάτων.

• Τομέας Διαδικτύου: Καθορίστε μηνύματα από μια συγκεκριμένη εταιρεία, όπως το ibm.com ή το yourcustomerscompany.com.

• μέγεθος: Καθορίστε μηνύματα συγκεκριμένου μεγέθους.

• όλα τα έγγραφα: Εφαρμόστε τον κανόνα σας σε όλα τα νέα μηνύματα.

Αφού πείτε στις Notes πού να κοιτάξουν, χρησιμοποιείτε το τρίτο αναπτυσσόμενο πεδίο στην ενότητα Καθορισμός συνθηκών του πλαισίου διαλόγου για να πείτε στις Notes για ποιο είδος σύγκρισης σας ενδιαφέρει:

• περιέχει: Ο όρος που εισάγετε στο τρίτο πεδίο μπορεί να εμφανιστεί οπουδήποτε στο πεδίο που επιλέγετε στο πρώτο πεδίο.

• δεν περιέχει: Ό,τι επιλέξατε στο πρώτο πεδίο δεν μπορεί να περιλαμβάνει αυτό που εισάγετε στο τρίτο πεδίο.

• είναι: Ό,τι επιλέξατε στο πρώτο πεδίο πρέπει να είναι ακριβώς ίσο με αυτό που εισάγετε στο τρίτο πεδίο.

• δεν είναι: Ό,τι και να επιλέξεις στο πρώτο πεδίο δεν μπορεί να είναι αυτό που εισάγεις στο τρίτο πεδίο.

Τέλος, χρησιμοποιήστε το τρίτο πεδίο στην ενότητα Καθορισμός συνθηκών για να πείτε στις Notes τι ψάχνετε. Απλώς πληκτρολογήστε τον όρο αναζήτησης — το όνομα ενός ατόμου, τη λέξη που θέλετε να βρείτε στο σώμα του μηνύματος, το όνομα τομέα Διαδικτύου και ούτω καθεξής — στο τρίτο πεδίο.

Αφού ορίσετε τα τρία μέρη της συνθήκης, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη για να αποθηκεύσετε τη συνθήκη. Εάν αλλάξετε γνώμη μετά την αποθήκευση μιας συνθήκης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά Αφαίρεση και Κατάργηση όλων για να επεξεργαστείτε τυχόν λάθη. Πρέπει να επιλέξετε τη συνθήκη στο πεδίο Όταν φτάνουν τα μηνύματα αλληλογραφίας που πληρούν αυτές τις προϋποθέσεις και να κάνετε κλικ στο κουμπί Κατάργηση για να την καταργήσετε.

Μερικές φορές μπορεί να θέλετε έναν κανόνα με περισσότερες από μία προϋποθέσεις. Ίσως ο κανόνας αποσκοπεί στην εύρεση μηνυμάτων που προέρχονται από έναν συγκεκριμένο πελάτη και που έχουν επίσης τις λέξεις νέα παραγγελία στη γραμμή θέματός τους. Ένας κανόνας μπορεί να έχει όσες προϋποθέσεις θέλετε. απλώς συνεχίστε να χρησιμοποιείτε αυτό το κουμπί Προσθήκη εάν χρειάζεστε περισσότερα από ένα.

Όταν καθορίζετε πολλές συνθήκες για έναν κανόνα, ίσως θέλετε να πείτε στο Notes να ενεργεί μόνο εάν πληρούνται όλα τα κριτήρια. Άλλες φορές, μπορεί να θέλετε το Notes να ενεργεί εάν πληρούται κάποιο από τα καθορισμένα κριτήρια. Για παράδειγμα, στην Εικόνα 1, οι Σημειώσεις έχουν ρυθμιστεί ώστε να διαγράφουν κάθε μήνυμα του οποίου το σώμα ή το θέμα περιέχει τη λέξη Ενήλικας . Η λέξη Ενήλικος δεν χρειάζεται να εμφανίζεται και στα δύο σημεία για να ενεργοποιηθεί ο κανόνας. Εάν προτιμάτε, μπορείτε να ρυθμίσετε τις Σημειώσεις έτσι ώστε η λέξη Ενήλικας να εμφανίζεται στο σώμα και το θέμα για να ενεργοποιηθεί ο κανόνας. Μπορείτε να ελέγξετε αυτήν τη δυνατότητα επιλέγοντας ΚΑΙ ή Ή στο πρώτο αναπτυσσόμενο πεδίο. Αυτό το αναπτυσσόμενο πεδίο εμφανίζεται μόνο αφού κάνετε κλικ στην Προσθήκη για να προσθέσετε τουλάχιστον μία συνθήκη στον κανόνα σας.

Καθορισμός της δράσης ενός κανόνα

Αφού πείτε στο Notes σε ποια μηνύματα θα ενεργεί ένας κανόνας, χρησιμοποιήστε την ενότητα Καθορισμός ενεργειών του πλαισίου διαλόγου για να προσδιορίσετε τι θα κάνουν οι Σημειώσεις με αυτά τα μηνύματα. Αυτό είναι το τμήμα του πλαισίου διαλόγου όπου λέτε στο Notes ότι θέλετε αυτά τα συγκεκριμένα μηνύματα να μετακινηθούν σε έναν συγκεκριμένο φάκελο, να διαγραφούν κ.λπ.

Αυτή η ενότητα του πλαισίου διαλόγου έχει δύο πεδία. Το πρώτο — μια αναπτυσσόμενη λίστα — λέει στο Notes τι θέλετε να κάνετε σε αυτά τα μηνύματα. Το δεύτερο πεδίο λέει στις Σημειώσεις πού να τις τοποθετήσουν.

Στο πρώτο πεδίο, μπορείτε να επιλέξετε από έξι πράγματα με ένα μήνυμα που πληροί τις συνθήκες που έχετε ορίσει στο επάνω μέρος του πλαισίου διαλόγου Νέος κανόνας:

• Μετακίνηση σε φάκελο: Πείτε στο Notes να μετακινήσει τα αντίστοιχα μηνύματα σε έναν συγκεκριμένο φάκελο, το όνομα του οποίου εισάγετε στο δεύτερο πεδίο ή χρησιμοποιήστε το κουμπί Επιλογή για να επιλέξετε, τα οποία εμφανίζονται και τα δύο όταν κάνετε αυτήν την επιλογή.

• αντιγραφή σε φάκελο: Πείτε στο Notes να μετακινήσει τα αντίστοιχα μηνύματα σε έναν συγκεκριμένο φάκελο, το όνομα του οποίου εισάγετε στο δεύτερο πεδίο ή χρησιμοποιήστε το κουμπί Επιλογή για να επιλέξετε, τα οποία εμφανίζονται και τα δύο όταν κάνετε αυτήν την επιλογή. Αυτό διαφέρει από τη μετακίνηση σε φάκελο, καθώς το μήνυμα παραμένει στα Εισερχόμενά σας.

• αποστολή αντιγράφου σε: Αυτόματη προώθηση του μηνύματος σε κάποιον άλλο.

• ορισμός ημερομηνίας λήξης: Σημειώστε την ημερομηνία κατά την οποία θα λήξει το μήνυμα.

• αλλαγή σημασίας σε: Επισημάνετε τη σημασία του μηνύματος ως Υψηλή, Μέτρια ή Χαμηλή — ανεξάρτητα από το πώς ο αποστολέας όρισε τη σημασία του μηνύματος.

• διαγραφή: Αφαιρέστε το μήνυμα.

Αφού χρησιμοποιήσετε αυτήν την αναπτυσσόμενη λίστα για να αποφασίσετε τι θα συμβεί στα μηνύματα, χρησιμοποιήστε το πεδίο στα δεξιά για να εισαγάγετε το όνομα του φακέλου ή το όνομα του ατόμου στο οποίο θα προωθηθεί το μήνυμα και ούτω καθεξής. Το πεδίο στα δεξιά εμφανίζεται ή όχι, ανάλογα με το τι έχετε επιλέξει στην αναπτυσσόμενη λίστα.

Αφού ορίσετε την κατάσταση και την ενέργεια του κανόνα, κάντε κλικ στο κουμπί OK στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου Νέος κανόνας για να τον αποθηκεύσετε. Ο νέος σας κανόνας θα εμφανιστεί στην προβολή Κανόνες στην αλληλογραφία σας.

Όπως συμβαίνει με τις συνθήκες, ένας κανόνας μπορεί να έχει περισσότερες από μία ενέργειες. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε έναν κανόνα που αναζητά μηνύματα από έναν συγκεκριμένο πελάτη και, στη συνέχεια, προωθεί αυτόματα αυτό το μήνυμα στον βοηθό σας, αφού επίσης καταχωρήσει το μήνυμα σε έναν ειδικό φάκελο.