QuickBooks Simple Start: Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας, ο γρήγορος και βρώμικος τρόπος

Είσαι απασχολημένος. Δεν έχεις χρόνο να χαζεύεις. Θέλετε απλώς να κάνετε μια εύχρηστη δουλειά δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και έχετε αποφασίσει πόσο συχνά σκοπεύετε να το κάνετε. Ακούγεται σαν την κατάστασή σας; Στη συνέχεια, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

1. Τοποθετήστε έναν κενό δίσκο στη μονάδα σας.

Μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας σε οποιονδήποτε αφαιρούμενο δίσκο, συμπεριλαμβανομένων δισκέτες, δίσκους Zip, Memory Stick και εγγράψιμα CD.

Μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας σε οποιαδήποτε σταθερή μονάδα δίσκου, όπως ο σκληρός δίσκος ή μια μονάδα δικτύου, αλλά το πλεονέκτημα μιας αφαιρούμενης μονάδας δίσκου είναι ότι μπορείτε να την αποθηκεύσετε σε κάποια άλλη θέση. Ως συμβιβασμός, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια μονάδα δίσκου δικτύου. Συνήθως δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τον σκληρό σας δίσκο (αν και αυτό είναι καλύτερο από το τίποτα), επειδή μια από τις καταστροφές που μπορεί να συμβεί στα δεδομένα σας είναι η αποτυχία του σκληρού δίσκου.

2. Εάν αποθηκεύετε δεδομένα για περισσότερες από μία εταιρείες, βεβαιωθείτε ότι η εταιρεία της οποίας θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας είναι η ενεργή εταιρεία.

Για να μάθετε εάν η σωστή εταιρεία είναι ενεργή, απλώς κοιτάξτε τη γραμμή τίτλου του παραθύρου της εφαρμογής QuickBooks, η οποία ονομάζει την ενεργή εταιρεία. (Αν δεν θυμάστε να έχετε δημιουργήσει πολλά αρχεία, μην ανησυχείτε. Πιθανότατα έχετε μόνο ένα αρχείο — η συνηθισμένη περίπτωση.

3. Επιλέξτε Αρχείο –> Συντήρηση –> Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας για να ξεκινήσετε τη λειτουργία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.

Το QuickBooks εμφανίζει την καρτέλα Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας Εταιρείας στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας QuickBooks.

4. Για να προσδιορίσετε τη μονάδα αντιγράφου ασφαλείας, κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής δίσκου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας από την εταιρεία σε.

5. Κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα Αποθήκευση σε και επιλέξτε το γράμμα της μονάδας δίσκου στην οποία τοποθετήσατε το δίσκο.

Το QuickBooks Simple Start περιλαμβάνει δύο ειδικές επιλογές δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας — Επαλήθευση ακεραιότητας δεδομένων και μορφοποίηση κάθε δισκέτας κατά τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας — οι οποίες εμφανίζονται ως πλαίσια ελέγχου στην καρτέλα Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας εταιρικού αρχείου του παραθύρου διαλόγου Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας QuickBooks. Μπορείτε να επιλέξετε αυτά τα πλαίσια ελέγχου ώστε το QuickBooks να κάνει διπλό έλεγχο των δεδομένων που αντιγράφει στη δισκέτα αντιγράφων ασφαλείας και, εάν είναι απαραίτητο, να μορφοποιήσει πρώτα το QuickBooks την εφεδρική δισκέτα. Ωστόσο, όπως υποδεικνύει η καρτέλα Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας εταιρείας σε, αυτές οι επιλογές επιβραδύνουν τη διαδικασία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.

6. Κάντε κλικ στην Αποθήκευση.

Το QuickBooks επιστρέφει στην καρτέλα Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας Εταιρείας του παραθύρου διαλόγου Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας QuickBooks

7. Κάντε κλικ στο OK.

Το QuickBooks δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας του εταιρικού σας αρχείου. Όταν τελειώσει, εμφανίζει ένα μήνυμα που σας λέει ότι το αντίγραφο ασφαλείας λειτούργησε.

Μπορείτε επίσης γρήγορα και εύκολα να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας στο διαδίκτυο. Με αυτόν τον τρόπο, δεν χρειάζεται πλέον να θυμάστε να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας και να τα βγάζετε εκτός τοποθεσίας. Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας στο διαδίκτυο, κάντε κλικ στο κουμπί Πείτε μου περισσότερα στην καρτέλα Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας εταιρικού αρχείου του παραθύρου διαλόγου Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας QuickBooks. Για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας στο διαδίκτυο, κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής Online και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

Η υπηρεσία Online Backup είναι μια πολύ καλή ιδέα εάν έχετε γρήγορη σύνδεση στο Διαδίκτυο, αλλά η υπηρεσία δεν είναι φθηνή. Πληρώνετε τουλάχιστον 80 $ το χρόνο και έως και 240 $ ετησίως ανάλογα με το επίπεδο της υπηρεσίας. Ωστόσο, μπορείτε να ρυθμίσετε την υπηρεσία έτσι ώστε το QuickBooks Simple Start να δημιουργεί αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας σε τακτική βάση.