10 κλειδιά για τη χρήση τεχνολογίας για τη διαχείριση αρχείων μικρών επιχειρήσεων

Οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων παντού έχουν αγκαλιάσει την τεχνολογία για τη διαχείριση των αρχείων τους, είτε πρόκειται για προγραμματισμό ραντεβού, δημιουργία αλληλογραφίας, καταγραφή επιχειρηματικών λειτουργιών, επεξεργασία μισθοδοσίας, παρακολούθηση αποθέματος ή άλλα. Ενώ οι επιχειρήσεις δεν έχουν μείνει «χωρίς χαρτί», έχουν αναγνωρίσει τα πλεονεκτήματα της χρήσης τεχνολογίας για να παραμείνουν οργανωμένες. Εάν εξακολουθείτε να είστε αλυσοδεμένοι στη χρήση χαρτιού, ίσως είναι καιρός να χρησιμοποιήσετε τα παρακάτω δέκα πλήκτρα για να αντικαταστήσετε το χαρτί με ηλεκτρονικά αρχεία.

Χρησιμοποιήστε το Outlook για να παρακολουθείτε συναντήσεις, εργασίες και έργα

Το έντυπο ημερολόγιο που πηγαίνει παντού είναι χρήσιμο, αλλά έχετε δοκιμάσει να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Ημερολόγιο σε ένα πρόγραμμα λογισμικού; Με ένα ηλεκτρονικό ημερολόγιο, μπορείτε να εισάγετε μια συνάντηση μία φορά και να τη ρυθμίσετε να επαναλαμβάνεται καθημερινά, εβδομαδιαία, δύο φορές την εβδομάδα ή μηνιαία, και μπορείτε να ορίσετε αυτόματες υπενθυμίσεις — εργασίες που δεν μπορείτε να κάνετε στο έντυπο ημερολόγιό σας. Να ένα άλλο μπόνους: Με λογισμικό όπως το Outlook, όλα τα μέλη του προσωπικού σας μπορούν να μοιράζονται ημερολόγια.

Σαρώστε επαγγελματικές κάρτες και μεταφέρετε τις πληροφορίες τους στις λίστες επαφών του Outlook

Έχετε βαρεθεί να πρέπει να περνάτε μέσα από το Rolodex σας ή μια τεράστια στοίβα επαγγελματικών καρτών για να βρείτε έναν αριθμό τηλεφώνου ή μια διεύθυνση email; Λοιπόν, μπορείτε να απομακρυνθείτε από όποια εκδοχή αυτού του εφιάλτη αντιμετωπίζετε. Πως? Εκτελέστε κάθε επαγγελματική κάρτα μέσω ενός σαρωτή που περιλαμβάνει λογισμικό για τη μετατροπή των πληροφοριών της κάρτας στη λίστα επαφών στο Outlook. Στη συνέχεια, μπορείτε να βρείτε τις πληροφορίες που αναζητάτε με μια λειτουργία Εύρεση.

Μετατροπή εγγράφων σε αρχεία Adobe .pdf

Το MS Word έχει μια επιλογή για αποθήκευση αρχείων ως. pdf. Η διαδικασία είναι ανώδυνη. Με ένα ανοιχτό έγγραφο του Word, επιλέξτε FileSave AsSave ως τύπο και κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος στα δεξιά. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στη λίστα, επισημάνετε το PDF και κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση (δίπλα στο Άκυρο στο κάτω μέρος του πλαισίου).

Ποιο είναι το μεγάλο θέμα με τα pdf; Δεν χρειάζεται πλέον να ανησυχείτε για το αν κάποιος έχει τη σωστή έκδοση λογισμικού για να διαβάσει το αρχείο σας. Οποιοσδήποτε υπολογιστής με πρόγραμμα ανάγνωσης Adobe μπορεί να ανοίξει οποιοδήποτε αρχείο .pdf.

Μπορείτε επίσης να σαρώσετε επιστολές, τιμολόγια, διαφημίσεις — τυχόν έγγραφα που ταιριάζουν στον σαρωτή σας — και να τα αποθηκεύσετε ως pdf. Απλώς βεβαιωθείτε ότι έχετε ορίσει τον σαρωτή στον τύπο αρχείου .pdf πριν σαρώσετε το έγγραφο.

Δημιουργήστε κύρια έγγραφα που χρησιμοποιούνται συχνά

Όταν χρησιμοποιείτε συχνά ουσιαστικά το ίδιο γράμμα αλλά με μικρές αλλαγές, κρατήστε ένα κύριο αρχείο του στον υπολογιστή σας. Στη συνέχεια, όταν χρειάζεστε το έγγραφο, ανοίξτε το κύριο έγγραφο, κάντε τις αλλαγές και εκτυπώστε το έγγραφο. Θυμηθείτε να αποθηκεύσετε το αρχείο με διαφορετικό όνομα αρχείου για να μην αλλάξει το κύριο.

Χρησιμοποιήστε λογιστικό λογισμικό για τη δημιουργία τιμολογίων και εντολών αγοράς

Δεν χρειάζεται πλέον να εξετάζετε ντουλάπια αρχειοθέτησης γεμάτα τιμολόγια ή παραγγελίες αγοράς. Χρησιμοποιήστε λογιστικό λογισμικό όπως το QuickBooks ή το Sage 50 για να δημιουργήσετε αυτά τα έγγραφα. Μπορεί να χρειαστεί να εκτυπώσετε και να ταχυδρομήσετε έγγραφα σε έναν πελάτη, αλλά το πραγματικό αρχείο θα παραμείνει—όχι σε ντουλάπια αρχειοθέτησης—αλλά στον υπολογιστή σας όπου η εύρεση τιμολογίου είναι θέμα πληκτρολόγησης μερικών πλήκτρων.

Αυτοματοποιήστε τις χρονοκάρτες, τις χρεώσεις έργων και την επεξεργασία μισθοδοσίας

Μπορείτε να αντικαταστήσετε τη διάτρηση και την επεξεργασία καρτών χρόνου με ηλεκτρονικό ρολόι και επεξεργασία μισθοδοσίας. Σκεφτείτε τον χρόνο που εξοικονομήθηκε και τα σφάλματα που αποφεύχθηκαν. Ένας εργοδότης λέει ότι η εταιρεία του μείωσε την επεξεργασία μισθοδοσίας από 6 ώρες σε 45 λεπτά χρησιμοποιώντας λογισμικό χρονοκάρτας. Τώρα αυτό είναι ένα σημαντικό κατόρθωμα.

Και αν η αξιοπιστία είναι ένα ζήτημα για την επιχείρησή σας, μπορείτε να αγοράσετε ένα πρόγραμμα λογισμικού που απαιτεί από κάθε υπάλληλο να τοποθετεί το δάχτυλό του σε έναν σαρωτή κατά την έναρξη και τη λήξη των ωρών εργασίας! Αυτό το δακτυλικό αποτύπωμα ακούγεται σαν ταινία επιστημονικής φαντασίας, έτσι δεν είναι;

Παρακολουθήστε το απόθεμα ηλεκτρονικά

Εάν η μικρή επιχείρησή σας περιλαμβάνει απόθεμα, η χρήση της τεχνολογίας είναι ο μόνος τρόπος. Το λογισμικό Optical Character Recognition (OCR) επιτρέπει στην εταιρεία σας να διατηρεί ακριβή αρχείο του αποθέματος, να συμπληρώνει τις παραγγελίες πιο γρήγορα, να αποστέλλει τις παραγγελίες απρόσκοπτα και να τιμολογεί με ακρίβεια, επειδή τα πάντα παρακολουθούνται από υπολογιστή. Μπορείτε να διαχειριστείτε όλες αυτές τις διαδικασίες, χρησιμοποιώντας ετικέτες και αριθμούς στην οθόνη του υπολογιστή σας.

Καταγράψτε τις αγορές και τις λεπτομέρειες προϊόντων σχετικά με τα περιουσιακά στοιχεία σε ένα υπολογιστικό φύλλο ή μια βάση δεδομένων

Όταν αγοράζετε εξοπλισμό ή άλλα περιουσιακά στοιχεία, καταγράψτε τις λεπτομέρειες αγοράς και προϊόντος σε υπολογιστικό φύλλο ή βάση δεδομένων. Έχοντας όλες τις πληροφορίες στα χέρια σας, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον πωλητή για τυχόν προβλήματα ή να υπολογίσετε γρήγορα τα περιουσιακά σας στοιχεία για μια οικονομική κατάσταση ή να απαντήσετε σε ένα αίτημα για πληροφορίες περιουσιακών στοιχείων από την τράπεζα.

Κάντε το χρόνο φορολογίας παιχνιδάκι

Όταν όλα ή τα περισσότερα από τα αρχεία σας βρίσκονται στον υπολογιστή, η προετοιμασία των φόρων είναι πολύ πιο εύκολη και ακριβής από τη μεταφορά δεδομένων από έγγραφα σε έντυπη μορφή στον υπολογιστή.

Με όλα τα τιμολόγιά σας ή τις παραγγελίες αγοράς σε ένα πρόγραμμα λογισμικού λογιστικής, απλώς εκτελείτε μια αναφορά και —voila! —το λογισμικό σάς δίνει το σύνολο των τιμολογίων ή των εντολών αγοράς για το έτος. Το ίδιο ισχύει για τη μισθοδοσία, το απόθεμα και τα περιουσιακά στοιχεία. Μπορείτε να ανακτήσετε οτιδήποτε έχετε αποθηκεύσει συστηματικά στον υπολογιστή όταν το χρειάζεστε.

Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας αρχείων

Ένα επιπλέον πλεονέκτημα της χρήσης τεχνολογίας για τη διαχείριση των εγγραφών σας για μικρές επιχειρήσεις είναι ότι μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας — να τα αποθηκεύσετε σε έναν υπολογιστή σε άλλη τοποθεσία ή σε μια μονάδα flash, για παράδειγμα.

Γιατί είναι τόσο σημαντικό; Το πιο πολύτιμο περιουσιακό στοιχείο του υπολογιστή είναι τα δεδομένα που διατηρεί. Κρατήστε ένα επιπλέον αντίγραφο αυτών των δεδομένων, ώστε να μην αντιμετωπίζετε ποτέ την απογοήτευση των χαμένων αρχείων. Σπάνια λαμβάνετε εκ των προτέρων ειδοποίηση ότι ο διαρρήκτης θα κλέψει τον υπολογιστή σας, ότι μια φωτιά θα τον λιώσει ή ότι απλώς θα πεθάνει.