Χρήση QuickBooks σε περιβάλλον πολλών χρηστών

Δεν περιορίζεστε στη χρήση ενός κωδικού πρόσβασης για τον έλεγχο της πρόσβασης στο αρχείο δεδομένων QuickBooks 2021. Μπορείτε να ορίσετε πολλούς κωδικούς πρόσβασης για το αρχείο δεδομένων QuickBooks. Αυτό που είναι πραγματικά προσεγμένο σε αυτήν την πρακτική είναι ότι μπορείτε να πείτε στα QuickBooks να επιτρέπουν σε συγκεκριμένους χρήστες και κωδικούς πρόσβασης να κάνουν μόνο ορισμένα πράγματα.

Αυτό ακούγεται περίπλοκο, αλλά στην πραγματικότητα δεν είναι. Η ιδιοκτήτρια επιχείρησης, για παράδειγμα, μπορεί να έχει έναν κωδικό πρόσβασης που της επιτρέπει να κάνει οτιδήποτε. Αλλά ένας νέος λογιστής, για παράδειγμα, μπορεί να έχει έναν κωδικό πρόσβασης που του επιτρέπει μόνο να καταγράφει λογαριασμούς στο σύστημα.

Πώς να ρυθμίσετε επιπλέον χρήστες QuickBooks

Εάν περισσότερα από ένα άτομα θα χρησιμοποιούν QuickBooks, θέλετε να ρυθμίσετε επιπλέον χρήστες.

Προσθήκη χρηστών στο QuickBooks Enterprise Solutions

Για να προσθέσετε χρήστες στο QuickBooks Enterprise Solutions, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Εταιρεία→Χρήστες→Ρύθμιση χρηστών και ρόλων.

Το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Χρήστης και Ρόλοι (δείτε την εικόνα). Αυτό το πλαίσιο διαλόγου προσδιορίζει τυχόν χρήστες για τους οποίους έχει ρυθμιστεί η πρόσβαση στο QuickBooks και τους ρόλους που μπορούν να συμπληρώσουν τα QuickBooks όταν χρησιμοποιούν QuickBooks. Η λίστα χρηστών, η οποία εμφανίζεται στην καρτέλα Λίστα χρηστών του παραθύρου διαλόγου, προσδιορίζει επίσης ποιος είναι συνδεδεμένος αυτήν τη στιγμή στο σύστημα.

Το παράθυρο διαλόγου Χρήστες και ρόλοι

2. Πείτε στο QuickBooks ότι θέλετε να προσθέσετε έναν χρήστη κάνοντας κλικ στο κουμπί Νέο.

Όταν κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Νέος χρήστης.

3. Προσδιορίστε τον χρήστη και δώστε έναν κωδικό πρόσβασης.

Πρέπει να δώσετε σε κάθε χρήστη για τον οποίο ρυθμίζετε ένα όνομα χρήστη. Μπορείτε να το κάνετε αυτό εισάγοντας ένα σύντομο όνομα — ίσως το μικρό όνομα του χρήστη — στο πλαίσιο Όνομα χρήστη. Αφού αναγνωρίσετε τον χρήστη, εισάγετε τον κωδικό πρόσβασης του χρήστη τόσο στο πλαίσιο κειμένου Κωδικός πρόσβασης όσο και στο πλαίσιο κειμένου Επιβεβαίωση κωδικού πρόσβασης.

Το παράθυρο διαλόγου Νέος χρήστης

4. Προσδιορίστε τους ρόλους του χρήστη.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο λίστας Διαθέσιμοι ρόλοι για να επιλέξετε τους ρόλους (ή τα καθήκοντα) που θα εκπληρώσει ο χρήστης. Στη συνέχεια, προσθέστε τον επιλεγμένο ρόλο στη λίστα με τους εκχωρημένους ρόλους του χρήστη κάνοντας κλικ στο κουμπί Προσθήκη. Για να καταργήσετε έναν ρόλο από έναν χρήστη, επιλέξτε τον ρόλο στο πλαίσιο λίστας Εκχωρημένοι ρόλοι και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση.

Το πλαίσιο Περιγραφή στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου Νέος χρήστης σάς επιτρέπει να περιγράψετε τον ρόλο με περισσότερες λεπτομέρειες. Μπορείτε να εισαγάγετε τον τύπο χρήστη του QuickBooks στον οποίο μπορεί να εκχωρηθεί συνήθως ο επιλεγμένος ρόλος, για παράδειγμα.

5. (Προαιρετικό) Τροποποιήστε τους ρόλους όπως απαιτείται.

Μπορείτε να ρυθμίσετε τους ρόλους που εκχωρείτε (με τη βοήθεια του QuickBooks). Για να το κάνετε αυτό, επιστρέψτε στο παράθυρο διαλόγου Χρήστες και ρόλοι, επιλέξτε την καρτέλα Λίστα ρόλων, κάντε κλικ στον ρόλο που θέλετε να αλλάξετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία ρόλου (δεν εμφανίζεται), επιλέξτε μια λογιστική δραστηριότητα ή περιοχή στη λίστα Περιοχή και Δραστηριότητες και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα κουμπιά επιλογής Επίπεδο πρόσβασης περιοχής για να καθορίσετε τι μπορεί να κάνει ένας χρήστης με τον επιλεγμένο ρόλο. Μπορείτε να υποδείξετε ότι ο χρήστης δεν πρέπει να έχει πρόσβαση επιλέγοντας το κουμπί επιλογής Κανένα. Μπορείτε να υποδείξετε ότι ο χρήστης πρέπει να έχει πλήρη πρόσβαση επιλέγοντας το κουμπί επιλογής Πλήρης. Εάν ο χρήστης πρέπει να έχει μερική πρόσβαση, επιλέγετε το κουμπί Μερική και, στη συνέχεια, επιλέγετε ή καταργείτε (ανάλογα με την περίπτωση) τα πλαίσια ελέγχου Προβολή, Δημιουργία, Τροποποίηση, Διαγραφή, Εκτύπωση και Προβολή υπολοίπου.

Μπορείτε να δείτε ποια πρόσβαση έχει αρχικά οποιοσδήποτε ρόλος επιλέγοντας μία από τις εγγραφές στη λίστα Περιοχή και Δραστηριότητες. Το QuickBooks χρησιμοποιεί τα κουμπιά και τα πλαίσια Area Access Level για να εμφανίσει τις τρέχουσες ρυθμίσεις για το ρόλο.

Κατά γενικό κανόνα, όταν πρόκειται για λογιστικούς ελέγχους, θέλετε να παρέχετε ένα ελάχιστο ποσό πρόσβασης. Εάν κάποιος δεν χρειάζεται πρόσβαση στο αρχείο δεδομένων QuickBooks για τις καθημερινές του εργασίες, θα πρέπει να επιλέξετε το κουμπί Κανένα. Εάν κάποιος χρειάζεται λίγη πρόσβαση - ίσως για να προετοιμάσει εκτιμήσεις εργασίας ή τιμολόγια - δίνετε ακριβώς αυτή την πρόσβαση και τίποτα περισσότερο. Η ουσία είναι η εξής: Όσο μεγαλύτερη δυνατότητα δίνετε στους υπαλλήλους ή τους υπεργολάβους ή τους λογιστές να κάνουν νουντλς στο λογιστικό σας σύστημα, τόσο μεγαλύτερος είναι ο κίνδυνος κάποιος να εισάγει λάθη είτε ακούσια είτε εκ προθέσεως στο σύστημα. Επίσης, όσο μεγαλύτερα είναι τα δικαιώματα και η πρόσβαση που δίνετε, τόσο πιο εύκολο θα κάνετε για κάποιον να σας κλέψει.

Η καρτέλα Λίστα ρόλων του παραθύρου διαλόγου Χρήστες και ρόλοι

6. (Προαιρετικό) Ελέγξτε τα δικαιώματα χρήστη σας.

Αφού ρυθμίσετε έναν χρήστη, θα πρέπει (για να είστε προσεκτικοί) να ελέγξετε τα δικαιώματα που έχετε δώσει στον χρήστη. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα Λίστα χρηστών του παραθύρου διαλόγου Χρήστες και ρόλοι, επιλέξτε τον χρήστη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή δικαιωμάτων. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Δικαιώματα προβολής (δεν εμφανίζεται), επιλέξτε τον χρήστη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Εμφάνιση για να δείτε το παράθυρο Δικαιώματα προβολής, το οποίο εμφανίζει μια πολύ λεπτομερή λίστα με το τι μπορεί και τι δεν μπορεί να κάνει ο χρήστης.

Προβολή παραθύρου Δικαιωμάτων

7. (Προαιρετικό) Ελέγξτε τις τροποποιήσεις του ρόλου σας.

Εάν αλλάξετε τα δικαιώματα ενός ρόλου, πιθανότατα θέλετε να ελέγξετε και αυτές τις αλλαγές. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα Λίστα ρόλων του παραθύρου διαλόγου Χρήστες και ρόλοι, επιλέξτε το ρόλο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή δικαιωμάτων. Το QuickBooks εμφανίζει μια άλλη έκδοση του παραθύρου Δικαιώματα προβολής που παραθέτει τους ρόλους που έχετε ρυθμίσει εσείς και το QuickBooks. Επιλέξτε τον ρόλο που θέλετε να ελέγξετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή δικαιωμάτων. Το QuickBooks εμφανίζει μια άλλη έκδοση του παραθύρου Δικαιώματα προβολής, με μια λεπτομερή λίστα με το τι μπορεί και τι δεν μπορεί να κάνει κάποιος με τον ρόλο.

8. Αφού ολοκληρώσετε τον έλεγχο των δικαιωμάτων χρήστη και ρόλου, κάντε κλικ στο Κλείσιμο για να κλείσετε τυχόν ανοιχτά παράθυρα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Ακύρωση ή Κλείσιμο για να κλείσετε τυχόν ανοιχτά παράθυρα διαλόγου.

Από αυτό το σημείο και μετά, ο νέος χρήστης μπορεί να χρησιμοποιεί QuickBooks. Τα δικαιώματά του/της περιορίζονται σε αυτό που ορίσατε.

Μπορεί να είναι σημαντικό να ελέγχετε τις άδειες κάθε λίγους μήνες ή χρόνια, ανάλογα με τον κύκλο εργασιών σας και τις πρακτικές τήρησης βιβλίων. Προφανώς, οι προηγούμενοι υπάλληλοι ή οι λογιστές δεν θα πρέπει πλέον να έχουν ρόλους που τους επιτρέπουν να κάνουν αλλαγές στο αρχείο σας. Ε, μάλλον δεν θα έπρεπε να έχουν καθόλου ρόλους! Το παράθυρο αδειών προβολής του QuickBooks είναι ένας εύκολος τρόπος για να δείτε αυτά τα δεδομένα στο διαδίκτυο και εάν θέλετε να εκτυπώσετε ένα αντίγραφο των πληροφοριών αδειών, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να κάνετε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση του παραθύρου.

Προσθήκη χρηστών στα QuickBooks Pro και Premier

Για να ρυθμίσετε επιπλέον χρήστες στο QuickBooks Pro και στο QuickBooks Premier, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

1. Επιλέξτε Εταιρεία→ Ρύθμιση χρηστών και κωδικών πρόσβασης→ Ρύθμιση χρηστών.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Χρήστες και Λίστα ρόλων, το οποίο προσδιορίζει τυχόν χρήστες για τους οποίους έχει ρυθμιστεί η πρόσβαση QuickBooks και οι οποίοι είναι συνδεδεμένοι αυτήν τη στιγμή στο σύστημα.

2. Πείτε στο QuickBooks ότι θέλετε να προσθέσετε έναν χρήστη κάνοντας κλικ στο κουμπί Προσθήκη χρήστη.

Το QuickBooks εμφανίζει το πρώτο παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης (δεν εμφανίζεται).

3. Προσδιορίστε τον χρήστη και δώστε έναν κωδικό πρόσβασης.

Δώστε σε κάθε χρήστη για τον οποίο ορίζετε κωδικό πρόσβασης ένα όνομα χρήστη εισάγοντας ένα σύντομο όνομα — ίσως το μικρό όνομα του χρήστη — στο πλαίσιο Όνομα χρήστη. Αφού αναγνωρίσετε τον χρήστη, εισάγετε τον κωδικό πρόσβασης του χρήστη τόσο στο πλαίσιο κειμένου Κωδικός πρόσβασης όσο και στο πλαίσιο κειμένου Επιβεβαίωση κωδικού πρόσβασης.

4. Κάντε κλικ στο Επόμενο για να συνεχίσετε και, στη συνέχεια, υποδείξτε εάν θέλετε να περιορίσετε την πρόσβαση για τον νέο χρήστη.

Όταν το QuickBooks εμφανίζει το δεύτερο παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης (δεν εμφανίζεται), υποδείξτε εάν θέλετε να περιορίσετε την πρόσβαση και τα δικαιώματα του χρήστη. Εάν θέλετε να περιορίσετε την πρόσβαση και τα δικαιώματα (τα δικαιώματα είναι απλώς τα πράγματα που μπορεί να κάνει ο χρήστης), επιλέξτε το κουμπί επιλογής Επιλεγμένες περιοχές του QuickBooks. Εάν θέλετε ο χρήστης να μπορεί να κάνει οτιδήποτε, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Όλες οι περιοχές του QuickBooks. Εάν υποδείξετε ότι ο νέος χρήστης πρέπει να έχει πρόσβαση σε όλες τις περιοχές των QuickBooks, έχετε ολοκληρώσει τη ρύθμιση του κωδικού πρόσβασης χρήστη και μπορείτε να παραλείψετε τα υπόλοιπα βήματα.

5. Κάντε κλικ στο Επόμενο για να συνεχίσετε και, στη συνέχεια, περιγράψτε την πρόσβαση στις πληροφορίες και τις εργασίες πωλήσεων και εισπρακτέων λογαριασμών.

Το QuickBooks εμφανίζει το τρίτο πλαίσιο διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης (δεν εμφανίζεται) — το πρώτο από μια σειρά πλαισίων διαλόγου που σας καθοδηγούν σε μια συνέντευξη, θέτοντας λεπτομερείς ερωτήσεις σχετικά με το είδος πρόσβασης που πρέπει να έχει κάθε χρήστης σε μια συγκεκριμένη περιοχή. Όσον αφορά τη δραστηριότητα πωλήσεων, για παράδειγμα, το QuickBooks ρωτά σχετικά με την πρόσβαση σε συναλλαγές (όπως τιμολόγια, πιστωτικά σημειώματα και πληροφορίες εισπρακτέων λογαριασμών). Μπορείτε να υποδείξετε ότι ο χρήστης δεν πρέπει να έχει πρόσβαση επιλέγοντας το κουμπί επιλογής Χωρίς πρόσβαση. Μπορείτε να υποδείξετε ότι ο χρήστης πρέπει να έχει πλήρη πρόσβαση επιλέγοντας το κουμπί επιλογής Full Access. Εάν ο χρήστης πρέπει να έχει μερική πρόσβαση, επιλέγετε το κουμπί επιλογής Επιλεκτική πρόσβαση και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα από τα βοηθητικά κουμπιά: Δημιουργία μόνο συναλλαγών, Δημιουργία και εκτύπωση συναλλαγών ή Δημιουργία συναλλαγών και δημιουργία αναφορών.

6. Κάντε κλικ στο Επόμενο και, στη συνέχεια, περιγράψτε τις αγορές και τα δικαιώματα πληρωτέων λογαριασμών.

Το QuickBooks εμφανίζει το τέταρτο παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης (δεν εμφανίζεται), το οποίο σας επιτρέπει να καθορίσετε ποια πρόσβαση έχει αυτός ο νέος χρήστης στις περιοχές αγορών και πληρωτέων λογαριασμών. Μπορείτε να επιλέξετε το κουμπί επιλογής Χωρίς πρόσβαση. Μπορείτε να επιλέξετε το κουμπί επιλογής Full Access. Ή μπορείτε να επιλέξετε κάποια μέση λύση επιλέγοντας το κουμπί επιλογής Επιλεκτική πρόσβαση και ένα από τα βοηθητικά κουμπιά. Οι ίδιοι κανόνες για τον καθορισμό δικαιωμάτων και πρόσβασης που ισχύουν για την περιοχή αγορών και πληρωτέων λογαριασμών ισχύουν για την περιοχή πωλήσεων και εισπρακτέων λογαριασμών.

7. Κάντε κλικ στο Επόμενο και, στη συνέχεια, περιγράψτε τα υπόλοιπα δικαιώματα χρήστη και την πρόσβαση.

Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Επόμενο στο κάτω μέρος κάθε έκδοσης του πλαισίου διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης, το QuickBooks εμφανίζει πολλές άλλες εκδόσεις του πλαισίου διαλόγου που χρησιμοποιεί για να σας ρωτήσει σχετικά με τα δικαιώματα χρήστη και την πρόσβαση. Αφού περιγράψετε ποια δικαιώματα είναι κατάλληλα για τον χρήστη στην περιοχή αγορών και πληρωτέων λογαριασμών, για παράδειγμα, το QuickBooks ρωτά σχετικά με την περιοχή ελέγχου και πιστωτικής κάρτας. Στη συνέχεια ρωτά για την περιοχή απογραφής. Στη συνέχεια, ρωτά για τη μισθοδοσία και ακολουθούν ερωτήσεις σχετικά με γενικές, ευαίσθητες λογιστικές δραστηριότητες. Τέλος, το QuickBooks ρωτά σχετικά με την πρόσβαση σε δυνατότητες οικονομικής αναφοράς.

Περιορίζετε τα δικαιώματα σε καθέναν από αυτούς τους άλλους τομείς με τον ίδιο τρόπο που κάνετε για τις πωλήσεις και τους εισπρακτέους λογαριασμούς και για τις αγορές και τους πληρωτέους λογαριασμούς. Επομένως, δεν πρόκειται να περιγράψω πώς επιλέγετε το κουμπί επιλογής Χωρίς πρόσβαση, το κουμπί επιλογής Πλήρης πρόσβαση ή το κουμπί Επιλεκτικής πρόσβασης ξανά και ξανά. Απλώς να είστε προσεκτικοί καθώς περνάτε από τις οθόνες, περιορίζοντας τα δικαιώματα του χρήστη. Θέλετε οι χρήστες να έχουν τα απαραίτητα δικαιώματα για να κάνουν τη δουλειά τους, αλλά δεν θέλετε να τους δώσετε περισσότερα δικαιώματα από όσα χρειάζονται.

8. Καθορίστε εάν ο χρήστης μπορεί να αλλάξει ή να διαγράψει συναλλαγές.

Αφού ολοκληρώσετε περίπου μισή ντουζίνα εκδόσεις των παραθύρων διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης που ρωτούν για συγκεκριμένους τομείς λογιστικής, το QuickBooks εμφανίζει τη σελίδα Αλλαγή ή διαγραφή συναλλαγών του πλαισίου διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης (όχι απεικονίζεται). Η σελίδα Αλλαγή ή Διαγραφή Συναλλαγών σάς επιτρέπει να υποδείξετε εάν ένας χρήστης μπορεί να αλλάξει τις συναλλαγές που έχουν καταγραφεί πριν από την ημερομηνία κλεισίματος. Γενικά, θέλετε να περιορίσετε τη δυνατότητα ενός χρήστη να αλλάζει ή να διαγράφει συναλλαγές.

9. Κάντε κλικ στο Επόμενο και, στη συνέχεια, ελέγξτε τις αποφάσεις για τα δικαιώματα σας.

Το QuickBooks εμφανίζει την τελική έκδοση του πλαισίου διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης (δεν εμφανίζεται), το οποίο προσδιορίζει τα δικαιώματα χρήστη που εκχωρήσατε ή επιτρέψατε. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το παράθυρο διαλόγου για να ελέγξετε τα δικαιώματα που έχει κάποιος. Εάν συνειδητοποιήσετε ότι έχετε εκχωρήσει τα δικαιώματα εσφαλμένα, κάντε κλικ στο κουμπί Πίσω για να μετακινηθείτε πίσω μέσα από τα παράθυρα διαλόγου σε αυτό όπου κάνατε λάθος. Αλλάξτε την εκχώρηση δικαιωμάτων και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να επιστρέψετε στο τελικό παράθυρο του πλαισίου διαλόγου Ρύθμιση κωδικού πρόσβασης χρήστη και πρόσβασης.

10. Όταν ολοκληρώσετε τον έλεγχο των δικαιωμάτων χρήστη και της πρόσβασης, κάντε κλικ στο Τέλος.

Από αυτό το σημείο και μετά, ο νέος χρήστης θα μπορεί να χρησιμοποιεί QuickBooks. Τα δικαιώματά του/της περιορίζονται σε αυτό που ορίσατε.

Πώς να αλλάξετε τα δικαιώματα χρήστη στο Enterprise Solutions

Μπορείτε να τροποποιήσετε τα δικαιώματα που εκχωρείτε σε έναν χρήστη. Για να το κάνετε αυτό στο QuickBooks Enterprise Solutions, επιλέξτε Εταιρεία→ Χρήστες→ Ρύθμιση χρηστών και ρόλων για να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Χρήστες και ρόλοι (δεν εμφανίζεται).

Για να αλλάξετε τα δικαιώματα ενός χρήστη αφού τα ελέγξετε, επιλέξτε τον χρήστη και κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία. Το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Επεξεργασία χρήστη (δείτε την παρακάτω εικόνα), το οποίο μοιάζει πολύ με το πλαίσιο διαλόγου Νέος χρήστης που χρησιμοποιείτε για τη ρύθμιση του χρήστη και την περιγραφή των δικαιωμάτων του. Χρησιμοποιείτε τα πλαίσια κειμένου Όνομα χρήστη, Κωδικός πρόσβασης και Επιβεβαίωση κωδικού πρόσβασης για να αλλάξετε τις πληροφορίες χρήστη. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λίστα Διαθέσιμοι ρόλοι, τη λίστα Εκχωρημένων ρόλων και τα κουμπιά Προσθήκη και Αφαίρεση για να αλλάξετε το τι μπορεί να κάνει ο χρήστης στο QuickBooks. στη συνέχεια κάντε κλικ στο Κλείσιμο όταν τελειώσετε.

Το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία χρήστη

Για να αντιγράψετε έναν χρήστη (μπορεί να θέλετε να προσθέσετε έναν δεύτερο χρήστη με δικαιώματα που αντικατοπτρίζουν τα δικαιώματα ορισμένων άλλων χρηστών), στο πλαίσιο διαλόγου Χρήστες και ρόλος, επιλέξτε τον χρήστη που θέλετε να κλωνοποιήσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Διπλότυπο. Όταν το QuickBooks εμφανίσει το παράθυρο διαλόγου Διπλότυπος χρήστης, ολοκληρώστε την περιγραφή του νέου χρήστη και κάντε κλικ στο OK.

Το παράθυρο διαλόγου Διπλότυπος χρήστης

Για να καταργήσετε έναν χρήστη, χρησιμοποιείτε επίσης το πλαίσιο διαλόγου Χρήστες και ρόλοι. Απλώς επιλέξτε τον χρήστη και μετά κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή. Το QuickBooks σας ζητά να επιβεβαιώσετε τη διαγραφή σας. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Ναι για επιβεβαίωση, το QuickBooks καταργεί τον χρήστη.

Το παράθυρο διαλόγου Διαγραφή χρήστη

Πώς να αλλάξετε τα δικαιώματα χρήστη στο QuickBooks Pro και στο Premier

Μπορείτε να τροποποιήσετε τα δικαιώματα που εκχωρείτε σε έναν χρήστη στο QuickBooks Pro ή στο Premier. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε Εταιρεία→ Ρύθμιση χρηστών και κωδικών πρόσβασης→ Ρύθμιση χρηστών για να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Λίστα χρηστών (δεν εμφανίζεται).

Για να δείτε τα δικαιώματα που έχει ένας συγκεκριμένος χρήστης, επιλέξτε τον χρήστη στη λίστα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή χρήστη. Όταν το κάνετε, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Προβολή πρόσβασης χρήστη (δεν εμφανίζεται). Αυτό το πλαίσιο διαλόγου εμφανίζει τις ίδιες πληροφορίες με την τελική έκδοση του πλαισίου διαλόγου Ρύθμιση πρόσβασης χρήστη και κωδικού πρόσβασης, το οποίο είναι το πλαίσιο διαλόγου που χρησιμοποιείτε αρχικά για να καθορίσετε ποια δικαιώματα πρέπει να έχει ένας χρήστης. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποχώρηση για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Προβολή πρόσβασης χρήστη.

Για να αλλάξετε τα δικαιώματα ενός χρήστη αφού τα ελέγξετε, επιλέξτε τον χρήστη και μετά κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία χρήστη. Το QuickBooks περνάει από το ίδιο σύνολο παραθύρων διαλόγου που χρησιμοποιείτε για να ρυθμίσετε τον χρήστη και να περιγράψετε τα δικαιώματά του. Χρησιμοποιείτε τα κουμπιά Επόμενο και Πίσω για να κάνετε πράγματα όπως να αλλάξετε το όνομα χρήστη ή τον κωδικό πρόσβασης, να καθορίσετε εάν ο χρήστης θα πρέπει να περιοριστεί στην πρόσβασή του και — εάν είναι απαραίτητο — για να περιορίσετε την πρόσβαση του χρήστη σε μια συγκεκριμένη δραστηριότητα στο QuickBooks.

Για να καταργήσετε έναν χρήστη, χρησιμοποιείτε επίσης το πλαίσιο διαλόγου Λίστα χρηστών. Απλώς επιλέξτε τον χρήστη και μετά κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή χρήστη. Το QuickBooks σας ζητά να επιβεβαιώσετε τη διαγραφή σας (δεν εμφανίζεται). Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Ναι για επιβεβαίωση, το QuickBooks καταργεί τον χρήστη.