Χρήση του QuickBooks για τη διαχείριση του αποθέματος σε μια κατασκευαστική εταιρεία

Η παρακολούθηση του αποθέματος σε μια κατασκευαστική εταιρεία είναι πιο δύσκολη από ό,τι σε άλλους τύπους επιχειρήσεων. Όταν αναλύετε τα πάντα στην ουσία τους στο QuickBooks, το πρόβλημα πηγάζει από μερικές δύσκολες λογιστικές απαιτήσεις:

• Σε ένα περιβάλλον παραγωγής, ο κατασκευαστής συνδυάζει είδη πρώτων υλών σε προϊόντα τελικών προϊόντων. Αυτό σημαίνει — και αυτό είναι το δύσκολο κομμάτι — ότι η διαδικασία κατασκευής μειώνει τον αριθμό των αποθεμάτων και την αξία για ορισμένα είδη (τις πρώτες ύλες ή τα εξαρτήματα) και ταυτόχρονα αυξάνει τον αριθμό και την αξία των άλλων τελικών προϊόντων.
• Σε ένα περιβάλλον παραγωγής, οι κανόνες λένε ότι δεν μετράτε μόνο την αξία των ειδών στις τιμές αποθέματος τελικών προϊόντων. Υπολογίζετε επίσης το κόστος εργασίας και τα γενικά έξοδα του εργοστασίου που χρησιμοποιούνται για την κατασκευή των αντικειμένων.

Το QuickBooks επιλύει το πρώτο πρόβλημα που σχετίζεται με το απόθεμα κατασκευής, αλλά δεν λύνει ή αντιμετωπίζει το δεύτερο πρόβλημα. Ευτυχώς, εφόσον είστε μικρός κατασκευαστής, μάλλον δεν χρειάζεται να ανησυχείτε πολύ για το δεύτερο πρόβλημα. Θα πρέπει να ρωτήσετε το CPA σας σχετικά με αυτό. Αλλά μην ανησυχείτε - το Κογκρέσο και η Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων έχουν παράσχει μια σειρά από κενά που διευκολύνουν τη λογιστική για τα μικρά παιδιά.

Χειριστείτε το κατασκευασμένο απόθεμα με τον απλό τρόπο

Εάν χρησιμοποιείτε το QuickBooks Pro ή κάποιες προηγούμενες εκδόσεις του QuickBooks Premier, δεν έχετε τη δυνατότητα να υπολογίσετε την κατασκευή του αποθέματος στο QuickBooks. Το καλύτερο που μπορείτε να κάνετε είναι να ομαδοποιήσετε τα στοιχεία για να τα συνδυάσετε σε μεμονωμένα στοιχεία στο τιμολόγιο ενός πελάτη.

Αυτή η προσέγγιση ακούγεται ατημέλητη, αλλά δεν είναι τόσο κακή όσο νομίζετε με την πρώτη ματιά. Μπορείτε να επιλέξετε να εμφανίζεται μόνο το ομαδικό στοιχείο σε ένα τιμολόγιο πελάτη. Αυτό σημαίνει — να επιστρέψουμε στο παράδειγμα του ανθοπώλη που πουλά κόκκινα τριαντάφυλλα και βάζα — ότι ο ανθοπώλης μπορεί να «κατασκευάσει» ένα κρυστάλλινο βάζο με δώδεκα κόκκινα τριαντάφυλλα και στη συνέχεια να εμφανίσει το κατασκευασμένο είδος ως ομαδικό στο τιμολόγιο του πελάτη.

Το μόνο πράγμα που είναι προβληματικό σχετικά με την προσέγγιση "απλώς χρησιμοποιήστε ένα ομαδικό είδος" είναι ότι δεν σας δίνει έναν τρόπο παρακολούθησης των τιμών αποθέματος των τελικών προϊόντων.

Εκτέλεση λογιστικής αποθέματος στο QuickBooks

Για να λάβετε υπόψη την κατασκευή αποθέματος στο QuickBooks Premier ή στο QuickBooks Enterprise Solutions, προσθέτετε στοιχεία συναρμολόγησης αποθέματος στη λίστα Στοιχείων για εκείνα τα είδη που κατασκευάζετε. Καταγράφετε επίσης την κατασκευή των αντικειμένων καθώς… λοιπόν, τα κατασκευάζετε .

Ας υποθέσουμε ότι η Pine Lake Porcelain απλώς αγοράζει και μεταπωλεί κούπες καφέ και άλλα πορσελάνινα κουπόνια. Αλλά ας υποθέσουμε επίσης ότι μια φορά το χρόνο, η Pine Lake Porcelain συναρμολογεί μια συλλογή από κόκκινες κούπες καφέ σε ένα σετ δώρου για την Ημέρα του Αγίου Βαλεντίνου σε κουτί. Σε αυτήν την περίπτωση, το QuickBooks μπορεί να καταγράψει τη συναρμολόγηση ενός σετ δώρου σε κουτί που συνδυάζει, για παράδειγμα, τέσσερις κόκκινες κούπες καφέ, ένα κουτί από χαρτόνι και λίγη συσκευασία από χαρτομάντιλο.

Προσθήκη στοιχείων συναρμολόγησης αποθέματος

Για να περιγράψετε τα κατασκευασμένα είδη, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Επιλέξτε Λίστες → Λίστα στοιχείων.\

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Λίστα στοιχείων.

Κάντε κλικ στο κουμπί Item στο παράθυρο Item List και επιλέξτε New από την αναπτυσσόμενη λίστα.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Νέο στοιχείο.

Επιλέξτε το στοιχείο Συνέλευση αποθέματος από την αναπτυσσόμενη λίστα Τύπος.

Το QuickBooks εμφανίζει την έκδοση Inventory Assembly του παραθύρου New Item.

Καθορίστε τον λογαριασμό που θα χρησιμοποιήσετε για την παρακολούθηση του κόστους αυτού του αντικειμένου όταν το πουλάτε.

Το QuickBooks προτείνει τον λογαριασμό Κόστος Πωλήσεων. Ωστόσο, εάν έχετε δημιουργήσει άλλους λογαριασμούς για το COGS σας, επιλέξτε τον άλλο κατάλληλο λογαριασμό.

Περιγράψτε το κατασκευασμένο είδος.

Πληκτρολογήστε μια περιγραφή του είδους που θέλετε να εμφανίζεται σε έγγραφα που βλέπουν οι πελάτες σας, όπως τιμολόγια. (Το QuickBooks προτείνει την ίδια περιγραφή που χρησιμοποιήσατε στο πλαίσιο κειμένου Περιγραφή στις συναλλαγές αγοράς ως προεπιλογή.)

Εισαγάγετε το ποσό που χρεώνετε για το είδος στο πλαίσιο Τιμή πώλησης.

Υποδείξτε εάν το κατασκευασμένο είδος υπόκειται σε φόρο επί των πωλήσεων χρησιμοποιώντας την αναπτυσσόμενη λίστα Κωδικός Φορολογικού.

Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Λογαριασμός εισοδήματος για να καθορίσετε τον λογαριασμό που θέλετε να χρησιμοποιεί το QuickBooks για την παρακολούθηση των εσόδων από την πώληση του αντικειμένου.

Προσδιορίστε τα εξαρτήματα που περιλαμβάνονται στο έτοιμο αντικείμενο.

Χρησιμοποιήστε τη λίστα Bill of Materials για να προσδιορίσετε τα μεμονωμένα στοιχεία εξαρτημάτων και τις ποσότητες που απαιτούνται για τη συναρμολόγηση του αποθέματος. Κάθε στοιχείο στοιχείου πηγαίνει σε ξεχωριστή γραμμή στη λίστα. Για να μην είναι πολύ περιττό, αλλά σημειώστε ότι προσδιορίζετε τόσο το στοιχείο στοιχείου όσο και τον αριθμό των στοιχείων που απαιτούνται.

Προσδιορίστε τον λογαριασμό περιουσιακού στοιχείου.

Καθορίστε τον άλλο λογαριασμό τρέχοντος περιουσιακού στοιχείου που θέλετε να χρησιμοποιεί το QuickBooks για την παρακολούθηση της αξίας αυτού του στοιχείου αποθέματος.

Επιλέξτε ένα σημείο κατασκευής.

Χρησιμοποιήστε τα πλαίσια Build Point για να καθορίσετε τη χαμηλότερη ποσότητα αποθέματος αυτού του στοιχείου που μπορεί να παραμείνει προτού κατασκευάσετε περισσότερα. Όταν το επίπεδο αποθέματος πέσει σε αυτήν την ποσότητα, το QuickBooks προσθέτει μια υπενθύμιση στη λίστα Υπενθυμίσεων, ειδοποιώντας σας ότι πρέπει να κάνετε περισσότερα από το είδος.

Αγνοήστε τα πλαίσια On Hand και Total Value.

Βλέπετε αυτό το κουτί στο χέρι; Αφήστε το ρυθμισμένο στο μηδέν. Το να εισαγάγετε έναν αριθμό τώρα σημαίνει καταγραφή μιας συναλλαγής χωρίς κατηγορίες και δεν θέλετε να το κάνετε αυτό. Προχωρήστε και αφήστε το πεδίο Συνολική τιμή να μηδενιστεί επίσης.

Αφήστε κενό το πλαίσιο Ως Από ή εισαγάγετε την τρέχουσα ημερομηνία.

Δεν πειράζει.

Η έκδοση Inventory Assembly του παραθύρου New Item.

Ηχογράφηση κατασκευή ή συναρμολόγηση αντικειμένων

Για να δημιουργήσετε κάποια συναρμολόγηση, επιλέξτε την εντολή Προμηθευτές → Δραστηριότητες αποθέματος → Δημιουργία συγκροτημάτων. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Build Assemblies. Το μόνο που κάνετε είναι να επιλέξετε το πράγμα που θέλετε να δημιουργήσετε από την αναπτυσσόμενη λίστα Στοιχείο Συναρμολόγησης και, στη συνέχεια, να εισαγάγετε την ποσότητα που εσείς (ή κάποιος άτυχος συνάδελφος) κατασκευάσατε στο πλαίσιο Ποσότητα για κατασκευή στην κάτω δεξιά γωνία. Στη συνέχεια, κάνετε κλικ είτε στο κουμπί Build & Close είτε στο Build & New. (Κάντε κλικ στο κουμπί Build & New εάν θέλετε να καταγράψετε τη συναρμολόγηση ορισμένων άλλων στοιχείων.)

Η έκδοση Build Assemblies του παραθύρου Νέο στοιχείο.

Ακολουθούν ορισμένα πράγματα που πρέπει να θυμάστε σχετικά με την εντολή Build Assemblies:

• Στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου, το QuickBooks δείχνει την ποσότητα της συναρμολόγησης που έχετε στη διάθεσή σας και τον αριθμό των πελατών που έκαναν παραγγελίες. Είναι πολύ χρήσιμες πληροφορίες για να έχετε, οπότε να θυμάστε ότι είναι εκεί.
• Ένας πίνακας στο παράθυρο Build Assemblies σάς δείχνει τι συμβαίνει στο προϊόν σας. Όχι ότι σε νοιάζει, αλλά αυτό είναι ένας λογαριασμός υλικών.
• Στο κάτω μέρος της λίστας τιμολογίων υλικών, το QuickBooks σάς δείχνει τον μέγιστο αριθμό συναρμολογήσεων που μπορείτε να κάνετε, δεδομένων των τρεχόντων αποθεμάτων σας.
• Όταν δημιουργείτε ένα αντικείμενο, το QuickBooks προσαρμόζει τις μετρήσεις των στοιχείων αποθέματος. Εάν φτιάχνετε σετ δώρου σε κουτιά, το καθένα με τέσσερις κόκκινες κούπες και δύο χαρτομάντιλα περιτυλίγματος, το QuickBooks μειώνει τον αριθμό των ειδών σε κόκκινες κούπες και χαρτομάντιλα περιτυλίγματος και αυξάνει τον αριθμό ειδών των σετ δώρων σε κουτί όταν ηχογραφείτε την κατασκευή της διάταξης.

Ορισμένα από τα εξαρτήματα που χρησιμοποιούνται σε μια συναρμολόγηση ενδέχεται να μην είναι στοιχεία αποθέματος. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μη αποθεματικά εξαρτήματα σε μια συναρμολόγηση.

Διαχείριση πολλαπλών τοποθεσιών αποθέματος

Το QuickBooks Enterprise Solutions σάς επιτρέπει να αντιμετωπίσετε την πρόκληση τήρησης αρχείων της αποθήκευσης αποθέματος σε πολλές τοποθεσίες. Για να ενεργοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα, που ονομάζεται Προηγμένη παρακολούθηση αποθέματος, επιλέξτε την εντολή Επεξεργασία → Προτιμήσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Είδη και απόθεμα, κάντε κλικ στην καρτέλα Προτιμήσεις εταιρείας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Ρυθμίσεις αποθέματος για προχωρημένους.

Εάν χρησιμοποιείτε την έκδοση Enterprise Solutions του QuickBooks, το QuickBooks εμφανίζει παράθυρα διαλόγου που σας επιτρέπουν να δημιουργήσετε μια λίστα τοποθεσιών αποθέματος και προσθέτει επίσης πεδία σε κατάλληλα παράθυρα και παράθυρα διαλόγου, ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε στοιχεία αποθέματος ανά τοποθεσία. Εάν δεν χρησιμοποιείτε την έκδοση Enterprise Solutions του QuickBooks, το QuickBooks εμφανίζει πληροφορίες σχετικά με το πώς μπορείτε να κάνετε αναβάθμιση σε Enterprise Solutions.