Χρήση Συστημάτων Περιοδικής Απογραφής στο QuickBooks 2017

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια απλή προσέγγιση για τη λογιστική αποθέματος με το QuickBooks 2017. Αντί να παρακολουθείτε μεμονωμένα είδη αποθέματος χρησιμοποιώντας ένα σύστημα διαρκούς αποθέματος — που σημαίνει απλώς ότι παρακολουθείτε κάθε στοιχείο όταν μετακομίζει στην επιχείρησή σας και βγαίνει στο αυτοκίνητο ή το μίνι βαν ενός πελάτη — μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα απλό περιοδικό σύστημα. Θα πρέπει να γνωρίζετε πώς λειτουργεί ένα σύστημα περιοδικής απογραφής στο QuickBooks. Είναι επίσης καλό να γνωρίζετε τι είναι κακό και τι καλό στη χρήση ενός συστήματος περιοδικής απογραφής.

Πώς λειτουργούν τα συστήματα περιοδικής απογραφής στα QuickBooks

Εάν χρησιμοποιείτε ένα σύστημα περιοδικής απογραφής, δημιουργείτε έναν λογαριασμό τύπου Άλλου Τρέχοντος Στοιχείου που ονομάζεται Απόθεμα. Στη συνέχεια, κάθε φορά που αγοράζετε απόθεμα, κατηγοριοποιείτε την αγορά αποθέματος ως εμπίπτουσα σε αυτόν τον πλαστό λογαριασμό αποθέματος. (Ο λογαριασμός ονομάζεται "ψεύτικος" λογαριασμός αποθέματος επειδή δεν είναι πραγματικός λογαριασμός αποθέματος για το QuickBooks.)

Για να καταγράφετε το κόστος των αγαθών που πωλούνται κάθε μήνα, χρησιμοποιείτε μια καταχώριση ημερολογίου για να μετακινήσετε ένα κατάλληλο τμήμα από τον πλαστό λογαριασμό αποθέματος και στον λογαριασμό κόστους πωληθέντων αγαθών. Πώς ξέρετε ποια μερίδα πρέπει να μετακινήσετε; Καλή ερώτηση. Με λίγα λόγια, μαντεύετε με βάση το ιστορικό ποσοστό πώλησης κόστους-προϊόντων.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα για το πώς λειτουργεί αυτό: Ας υποθέσουμε ότι από αμνημονεύτων χρόνων, το κόστος των πωληθέντων αγαθών αντιστοιχούσε στο 45 τοις εκατό των εσόδων από τις πωλήσεις σας και ότι τον περασμένο μήνα πουλήσατε προϊόντα αξίας 10.000 $. Σε αυτήν την περίπτωση, θα υπολογίσετε ότι το 45 τοις εκατό των 10.000 $ (4.500 $) ισούται με το κόστος του αποθέματος που πουλήσατε. Αντίστοιχα, θα μετακινούσατε 4.500 $ από τον πλαστό λογαριασμό αποθέματος και στο κόστος πωληθέντων αγαθών.

Αναμενόμενα, αυτή η πρόχειρη και έτοιμη προσέγγιση σημαίνει ότι οι αριθμοί του αποθέματός σας και του κόστους των πωληθέντων αγαθών θα είναι λανθασμένοι. Έτσι, στο τέλος του έτους, εξακολουθείτε να εκτελείτε μια μέτρηση φυσικού αποθέματος για να καταλάβετε τι ακριβώς κρατάτε στο απόθεμα. Σε εκείνο το σημείο, θα προσαρμόζατε το υπόλοιπο του αποθέματος και του κόστους των πωληθέντων αγαθών, ώστε να ταιριάζουν με αυτό που δείχνει το φυσικό σας απόθεμα.

Μπορεί κατά τη διάρκεια του έτους, ο χονδρικός αριθμός 45 τοις εκατό να σημαίνει ότι μετακινήσατε υπερβολικά 5.000 $ από το απόθεμα στο κόστος των πωληθέντων αγαθών. Σε αυτήν την περίπτωση, θα μετακινήσετε 5.000 $ από το κόστος πωληθέντων αγαθών και θα επιστρέψετε στο απόθεμα. Ή μπορεί να διαπιστώσετε ότι μετακινήσατε πολύ λίγα 5.000 $ από το απόθεμα στο κόστος των πωληθέντων αγαθών. Για να διορθώσετε αυτό το πρόβλημα, μετακινείτε άλλα 5.000 $ από το απόθεμα στο κόστος πωληθέντων αγαθών.

Ένα τελευταίο γρήγορο σημείο σχετικά με τη χρήση περιοδικού αποθέματος: Δεν χρησιμοποιείτε στοιχεία αποθέματος εάν χρησιμοποιείτε περιοδικό απόθεμα. Επομένως, αυτό που βάζετε στα τιμολόγια ή στις αποδείξεις πωλήσεων είναι απλώς ένα γενικό, μη αποθεματικό ανταλλακτικό.

Τα καλά και τα κακά μιας περιοδικής απογραφής

Ένα σύστημα περιοδικής απογραφής είναι καλό για ορισμένους τύπους επιχειρήσεων. Εάν έχετε πάρα πολλά στοιχεία για παρακολούθηση με τη λίστα στοιχείων QuickBooks, για παράδειγμα, η προσέγγιση που περιγράφεται εδώ μπορεί να είναι σωτήρια.

Ωστόσο, τα συστήματα περιοδικής απογραφής δημιουργούν ορισμένα προβλήματα. Εδώ είναι τα τέσσερα μεγαλύτερα και χειρότερα προβλήματα:

• Δεν θα ξέρετε πραγματικά ποια είδη πωλούν καλά και ποια όχι, επειδή δεν θα παρακολουθείτε τις πωλήσεις ανά είδη αποθέματος. Αυτό σημαίνει ότι δεν μπορείτε να αποθηκεύσετε περισσότερα από τα προϊόντα που πωλούν καυτά και λιγότερα πράγματα που δεν πωλούνται.
• Δεν θα ξέρετε τι πραγματικά κρατάτε στο απόθεμά σας, παρά μόνο όταν κάνετε αυτό το φυσικό απόθεμα στο τέλος του έτους. (Δεν θα ξέρετε πόσα δολάρια απόθεμα κρατάτε ή ποιες ποσότητες αντικειμένων κρατάτε.)
• Επειδή δεν θα κάνετε προσαρμογές σε επίπεδο αντικειμένου με βάση το φυσικό σας απόθεμα, δεν θα γνωρίζετε ποια είδη είναι επιρρεπή σε συρρίκνωση από προβλήματα όπως κλοπή, σπάσιμο και αλλοίωση.
• Θα χρειαστεί να κάνετε τις εγγραφές στο ημερολόγιο που καταγράφουν τα δολάρια που απομακρύνονται από το απόθεμα και στο κόστος πωληθέντων αγαθών. Αυτές οι εγγραφές ημερολογίου δεν είναι τρομερά δύσκολες, αλλά μπορεί να είναι λίγο δύσκολο να καταλάβετε τις πρώτες φορές.

Πρέπει να αποφασίσετε εάν θέλετε ή πρέπει να ακολουθήσετε ένα απλούστερο σύστημα περιοδικής απογραφής, παρά τα προβλήματα που παρουσιάζει ένα τέτοιο σύστημα. Μια τελευταία σκέψη: Πολλές μικρές επιχειρήσεις, ειδικά οι μικροί έμποροι λιανικής, χρησιμοποιούν με επιτυχία συστήματα περιοδικής απογραφής.