Χρήση αντικαταστάσεων στα Sage Timeslips

Όλες οι ρυθμίσεις χρέωσης του Sage Timeslips εμφανίζουν δελτία στους λογαριασμούς, παρέχοντας πολλές λεπτομέρειες σχετικά με τον λογαριασμό (δείτε την παρακάτω εικόνα). Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να μην θέλετε να εμφανίσετε τέτοιες λεπτομέρειες. Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε ανταλλακτικά.

Ένας τυπικός λογαριασμός εμφανίζει τις λεπτομέρειες όλων των δελτίων.

Ένα δελτίο αντικατάστασης αντικαθιστά μια ομάδα δελτίων στον λογαριασμό ενός πελάτη με μία καταχώρηση. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δελτία αντικατάστασης για να αντικαταστήσετε δελτία χρόνου ή εξόδων ή για να αντικαταστήσετε δελτία που χρησιμοποιούν μια συγκεκριμένη εργασία, δαπάνη ή αναφορά.

Εάν χρησιμοποιείτε κατηγορίες, μπορείτε να ορίσετε δελτία αντικατάστασης ανά κατηγορία, έτσι ώστε το δελτίο αντικατάστασης να αντικαθιστά πολλές διαφορετικές εργασίες ταυτόχρονα. Για να χρησιμοποιήσετε δελτία αντικατάστασης, προσδιορίζετε τον πελάτη στον λογαριασμό του οποίου θέλετε να αντικαταστήσετε τα στοιχεία με ένα δελτίο αντικατάστασης. Στη συνέχεια, ρυθμίζετε το δελτίο αντικατάστασης, καθορίζοντας ταυτόχρονα τους κανόνες που πρέπει να χρησιμοποιεί το Timeslips για να αντικαταστήσει ένα δελτίο αντικατάστασης για μια ομάδα δελτίων.

Οι κανόνες που θεσπίζετε για έναν πελάτη είναι συγκεκριμένοι για αυτόν τον πελάτη και δεν επηρεάζουν άλλους πελάτες.

Για να δημιουργήσετε ένα δελτίο αντικατάστασης, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Επιλέξτε Slips→ Replacement Slips για να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Replacement Slip List που φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

Δελτία αντικατάστασης που έχετε δημιουργήσει για τον επιλεγμένο πελάτη.

Ανοίξτε την αναπτυσσόμενη λίστα Client και επιλέξτε έναν πελάτη.

Για να διαθέσετε ένα δελτίο αντικατάστασης σε πολλούς πελάτες, μπορείτε να αντιστοιχίσετε το δελτίο αντικατάστασης σε έναν υπολογιστή-πελάτη προτύπου. Κάντε δεξί κλικ στο πεδίο Πελάτης και επιλέξτε Πρότυπο από το μενού συντόμευσης. Στη συνέχεια, επιλέξτε τον πελάτη προτύπου για τον οποίο θέλετε να δημιουργήσετε ένα δελτίο αντικατάστασης. Εάν αλλάξετε γνώμη και θέλετε να επιστρέψετε σε έναν συγκεκριμένο πελάτη, κάντε δεξί κλικ στο πεδίο Πελάτης και επιλέξτε Άνοιγμα.

Κάντε κλικ στο κουμπί Νέο.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Αντικατάσταση αντικειμένων, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

Καθορίστε τις παραμέτρους του κανόνα που πρέπει να χρησιμοποιεί το Timeslips όταν αντικαθιστά το δελτίο αντικατάστασης με μια ομάδα δελτίων.

Χρησιμοποιήστε την ενότητα Slips That Match για να προσδιορίσετε τα δελτία που πρέπει να αντικαταστήσουν τα Timeslips.

• Για να αντικαταστήσετε όλα τα δελτία χρόνου ή όλα τα δελτία εξόδων, ορίστε τον Τύπο δελτίου σε Χρόνος ή Έξοδα, ορίστε την αναπτυσσόμενη λίστα κάτω από το πεδίο Τύπος δελτίου σε Δραστηριότητα και, στη συνέχεια, ορίστε την τιμή του πεδίου πλαισίου αναπτυσσόμενης λίστας δίπλα στη Δραστηριότητα σε . Στο παραπάνω σχήμα, ο κανόνας θα αντικαταστήσει όλα τα χρονικά δελτία με το δελτίο αντικατάστασης.

• Για να αντικαταστήσετε όλα τα δελτία για μια συγκεκριμένη εργασία ή δαπάνη, ορίστε το Slip Type σε Time or Expense. Στη συνέχεια, ορίστε την αναπτυσσόμενη λίστα κάτω από το πεδίο Slip Type σε Δραστηριότητα. Στη συνέχεια, ανοίξτε το πεδίο του πλαισίου αναπτυσσόμενης λίστας δίπλα στη Δραστηριότητα και επιλέξτε την εργασία ή τη δαπάνη από τη λίστα.

• Για να αντικαταστήσετε όλα τα δελτία χρόνου για μια συγκεκριμένη κατηγορία, ορίστε το Slip Type σε Time, ορίστε την αναπτυσσόμενη λίστα κάτω από το πεδίο Slip Type σε Κατηγορία και ανοίξτε το πεδίο του αναπτυσσόμενου πλαισίου λίστας δίπλα στο Category και επιλέξτε ένα όνομα κατηγορίας.

• Για να αντικαταστήσετε όλο το χρόνο ή το κόστος για μια συγκεκριμένη αναφορά, ανοίξτε την αναπτυσσόμενη λίστα Αναφορά και επιλέξτε την αναφορά.

Στο πλαίσιο Θα αντικατασταθεί από ένα δελτίο με αυτήν την περιγραφή, πληκτρολογήστε την περιγραφή που θέλετε να εμφανίζεται το Timeslips στον λογαριασμό του πελάτη αντί για τις περιγραφές μεμονωμένων δελτίων.

Στην ενότητα Ημερομηνίες, καθορίστε τις ημερομηνίες που θα εμφανίζονται στον λογαριασμό.

Μπορείτε να επιλέξετε:

• Πρώιμη ημερομηνία έναρξης για χρήση της πρωιμότερης ημερομηνίας έναρξης από τα δελτία Τα χρονικά δελτία θα αντικαταστήσουν με το δελτίο αντικατάστασης

• Τελευταία ημερομηνία έναρξης για χρήση της πιο πρόσφατης ημερομηνίας έναρξης από τα δελτία Τα Timeslips θα αντικαταστήσουν με το δελτίο αντικατάστασης

• Προγενέστερη ημερομηνία λήξης για χρήση της προγενέστερης ημερομηνίας λήξης από τα δελτία Τα Timeslips θα αντικατασταθούν με το δελτίο αντικατάστασης.

• Τελευταία Ημερομηνία λήξης για χρήση της παλαιότερης ημερομηνίας λήξης από τα δελτία που θα αντικαταστήσει το Timeslips με το δελτίο αντικατάστασης

• Ημερομηνία λογαριασμού για να χρησιμοποιήσετε την ημερομηνία που έχετε ορίσει κατά την προετοιμασία των λογαριασμών

• Η σημερινή ημερομηνία για να χρησιμοποιήσετε την ημερομηνία του υπολογιστή σας

Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Enabled for Printing on Bills για να χρησιμοποιήσετε το δελτίο αντικατάστασης στους λογαριασμούς όταν τους εκτυπώνετε.

Η κατάργηση της επιλογής αυτού του πλαισίου ελέγχου αφήνει διαθέσιμο το δελτίο αντικατάστασης, αλλά λέει στο Timeslips να το αγνοήσει.

Μπορείτε να διαγράψετε εντελώς ένα δελτίο αντικατάστασης από το πλαίσιο διαλόγου Replacement Slip List. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το δελτίο στη λίστα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή.

Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε το δελτίο αντικατάστασης και να εμφανίσετε ξανά το παράθυρο διαλόγου Replacement Slip List.

Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά Νέο, Πρώτο, Προηγούμενο, Επόμενο και Τελευταίο για να δημιουργήσετε πρόσθετα δελτία αντικατάστασης και να πλοηγηθείτε στα υπάρχοντα δελτία αντικατάστασης για τον επιλεγμένο πελάτη. Όταν ολοκληρώσετε τη δημιουργία δελτίων αντικατάστασης, κάντε κλικ στο OK.

Κάντε κλικ στο Done για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Replacement Slip List.

Όταν ετοιμάζετε έναν λογαριασμό για έναν πελάτη με ενεργό δελτίο αντικατάστασης, το Timeslips αντικαθιστά το δελτίο αντικατάστασης για τα δελτία που προσδιορίσατε όταν δημιουργήσατε το δελτίο αντικατάστασης. Το παρακάτω σχήμα δείχνει τον ίδιο λογαριασμό που είδατε στην αρχή αυτού του άρθρου, με τη διαφορά ότι αυτό το σχήμα χρησιμοποιεί ένα δελτίο αντικατάστασης για όλα τα δελτία χρόνου, ανεξάρτητα από την εργασία που έχει ανατεθεί στο δελτίο χρόνου.

Λογαριασμός που χρησιμοποιεί δελτίο αντικατάστασης.

Εάν εμφανίσετε την ωριαία χρέωση στον λογαριασμό, το Timeslips υπολογίζει τον μέσο όρο της τιμής. Στο σχήμα, η ωριαία χρέωση έχει κρυφτεί για να αποφευχθεί η σύγχυση.

Μερικές σημειώσεις σχετικά με τα δελτία αντικατάστασης:

• Όταν συγχωνεύετε χρεώσεις χρόνου και εξόδων σε έναν λογαριασμό και χρησιμοποιείτε ένα δελτίο αντικατάστασης, το Timeslips αναζητά πρώτα ένα δελτίο εξόδων αντικατάστασης. Εάν δεν υπάρχει απόδειξη αντικατάστασης, το Timeslips αναζητά ένα δελτίο χρόνου αντικατάστασης.

• Ακόμη και αν χρησιμοποιείτε ένα δελτίο αντικατάστασης σε έναν λογαριασμό, εάν υπάρχει απόδειξη παράκαμψης για τον πελάτη, το Timeslips εμφανίζει το δελτίο παράκαμψης στον λογαριασμό μαζί με το δελτίο αντικατάστασης. Το Timeslips δεν περιλαμβάνει το δελτίο παράκαμψης στα δελτία που αντικαθιστά.

• Όταν εγκρίνετε έναν λογαριασμό που χρησιμοποιεί δελτία αντικατάστασης, το Timeslips επισημαίνει ως χρεωμένα τα δελτία που αντικατέστησε.