Φύλλο εξαπάτησης QuickBooks 2008 For LuckyTemplates

Τα περιουσιακά στοιχεία της επιχείρησής σας μπορεί να περιλαμβάνουν την ικανότητά σας να εργάζεστε με το λογιστικό λογισμικό QuickBooks. Αυτό το εύχρηστο φύλλο εξαπάτησης σάς βοηθά να αναπτύξετε την τεχνογνωσία σας στη λογιστική — από τη διαχείριση αρχείων δεδομένων έως την προετοιμασία μισθοδοσίας, τη συναρμολόγηση λίστας αντικειμένων έως την παρακολούθηση παραγγελιών αγορών με το QuickBooks 2008.

Πώς να ορίσετε μια ημερομηνία κλεισίματος και έναν κωδικό πρόσβασης στο QuickBooks

Το QuickBooks δεν σας απαιτεί ούτε σας αφήνει να «κλείσετε» μήνες και χρόνια, όπως έκαναν τα παλιά χειροκίνητα λογιστικά συστήματα. (Όταν «κλείσατε» μια παλιά λογιστική περίοδο, στην πραγματικότητα μηδενίσατε τους λογαριασμούς εσόδων και εξόδων και μεταφέρατε το καθαρό ποσό στους λογαριασμούς ιδίων κεφαλαίων του ιδιοκτήτη.)

Ωστόσο, το QuickBooks σάς επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε μια ημερομηνία κλεισίματος και έναν κωδικό πρόσβασης. Η ημερομηνία κλεισίματος κατά κάποιο τρόπο αποτρέπει κάποιον από το να πραγματοποιήσει συναλλαγές νωρίτερα από την καθορισμένη ημερομηνία. Εάν ορίσετε έναν κωδικό κλεισίματος, για παράδειγμα, κάποιος πρέπει να παρέχει αυτόν τον κωδικό πρόσβασης πριν από την εισαγωγή μιας συναλλαγής ή την αλλαγή μιας συναλλαγής με ημερομηνία πριν από την ημερομηνία κλεισίματος. Εάν δεν ορίσετε κωδικό πρόσβασης κλεισίματος, προειδοποιείται κάποιος που προσπαθεί να εισαγάγει ή να αλλάξει μια συναλλαγή με ημερομηνία πριν από την ημερομηνία κλεισίματος, αλλά εξακολουθεί να μπορεί να δημιουργήσει ή να αλλάξει την καταχώριση.

Για να ορίσετε μια ημερομηνία κλεισίματος, επιλέξτε Επεξεργασία→ Προτιμήσεις, κάντε κλικ στο εικονίδιο Λογιστική, κάντε κλικ στην καρτέλα Προτιμήσεις Εταιρείας και, στη συνέχεια, εισαγάγετε την ημερομηνία κλεισίματος (πιθανώς το τέλος του πιο πρόσφατα συμπληρωμένου έτους) στο πλαίσιο Ημερομηνία μέσω ποιων βιβλίων κλείνουν. Για να χρησιμοποιήσετε έναν κωδικό κλεισίματος, κάντε κλικ στο κουμπί Ορισμός κωδικού πρόσβασης και χρησιμοποιήστε το πλαίσιο διαλόγου που εμφανίζει το QuickBooks για να δημιουργήσετε τον κωδικό κλεισίματος.

Getting Ready to Do Payroll with QuickBooks 2008

Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μία από τις επιλογές της υπηρεσίας QuickBooks Payroll επειδή θέλετε να εξοικονομήσετε χρήματα, δεν φοβάστε λίγη γραφειοκρατία ή ίσως θέλετε την επιπλέον ευελιξία που συνοδεύει το να το κάνετε μόνοι σας, πρέπει να εγγραφείτε στο κατάλληλη γεύση υπηρεσίας.

Για να ρυθμίσετε μια επιλογή υπηρεσίας μισθοδοσίας, ετοιμαστείτε να μεταβείτε στο Διαδίκτυο. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

Στο QuickBooks, επιλέξτε Υπάλληλοι→ Μισθοδοσία→ Παραγγελία υπηρεσίας μισθοδοσίας.

Το QuickBooks συνδέεται στο Διαδίκτυο και εμφανίζει την πρώτη σελίδα μιας φόρμας web πολλαπλών σελίδων που σας δίνει τη δυνατότητα να υπογράψετε και να ρυθμίσετε την υπηρεσία QuickBooks Payroll.

Ακολουθήστε τις οδηγίες που εμφανίζονται στην οθόνη.

Σημείωση: Η ρύθμιση της υπηρεσίας Μισθοδοσίας QuickBooks απαιτεί να έχετε ακριβείς πληροφορίες μισθοδοσίας από το έτος έως την ημερομηνία για όλους τους υπαλλήλους σας, καθώς και πληροφορίες σχετικά με το κρατικό ποσοστό παρακράτησης. Θα θελήσετε να συλλέξετε όλες αυτές τις πληροφορίες πριν ξεκινήσετε. Η διαδικασία ρύθμισης της μισθοδοσίας — υποθέτοντας ότι έχετε τις πληροφορίες στη διάθεσή σας και ότι έχετε μόνο λίγους υπαλλήλους — δεν πρέπει να διαρκέσει πολύ περισσότερο από μισή ώρα.

Προγραμματίστε τη μισθοδοσία σας.

Αφού εγγραφείτε (και ρυθμίσετε έμμεσα) την υπηρεσία QuickBooks Payroll, πρέπει να προγραμματίσετε τις επερχόμενες δραστηριότητες μισθοδοσίας σας. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε την εντολή Εργαζόμενοι → Προσθήκη ή Επεξεργασία Προγραμμάτων Μισθοδοσίας.

Όταν το QuickBooks εμφανίσει το παράθυρο Λίστα Χρονοδιάγραμμα Μισθοδοσίας, κάντε κλικ στο κουμπί Χρονοδιάγραμμα Μισθοδοσίας και, στη συνέχεια, Νέο. Όταν σας ζητηθεί από το QuickBooks, περιγράψτε τη μισθοδοσία που προγραμματίζετε. Για παράδειγμα, εάν ρυθμίζετε μια εβδομαδιαία μισθοδοσία, ονομάστε τη μισθοδοσία κάτι σαν μισθοδοσία Παρασκευής. Επιπλέον, περιγράψτε τη συχνότητα ως εβδομαδιαία, διεβδομαδιαία, ημιμηνιαία και ούτω καθεξής.

Περιγράψτε τους υπαλλήλους σας.

Πρέπει να περιγράψετε τον καθένα από τους υπαλλήλους σας και πρέπει να προσδιορίσετε σε ποιο πρόγραμμα μισθοδοσίας ανήκουν. Επιλέξτε Employees→ Employee Center. Κάντε κλικ στο κουμπί Νέος Υπάλληλος. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τις καρτέλες του παραθύρου που εμφανίζει το QuickBooks για να δώσετε το όνομα, τη διεύθυνση, τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης του υπαλλήλου και ούτω καθεξής. Λάβετε υπόψη ότι χρησιμοποιείτε την καρτέλα Μισθοδοσία και αποζημίωση για να καθορίσετε τον μισθό ή το μισθό του υπαλλήλου και να αναθέσετε τον εργαζόμενο σε μια προγραμματισμένη μισθοδοσία.

Απενεργοποίηση στοιχείων λίστας στο QuickBooks 2008

Ένα από τα προσεγμένα χαρακτηριστικά του QuickBooks είναι ότι σας δίνει τη δυνατότητα να απλοποιήσετε τις λίστες σας αποκρύπτοντας στοιχεία που δεν είναι πλέον ενεργά, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που περιμένετε να είναι ξανά ενεργά αργότερα. Εάν έχετε εποχικούς υπαλλήλους, μπορείτε να τους αποκρύψετε από τη λίστα υπαλλήλων σας κατά τις περιόδους του έτους που δεν εργάζονται. Ή, εάν πουλάτε αναμνηστικά μπρελόκ μόνο κάθε πέντε χρόνια, μπορείτε να τα εμποδίσετε να γεμίσουν τη λίστα αντικειμένων σας στα χρόνια που είναι εκτός λειτουργίας. Μπορείτε επίσης να απενεργοποιήσετε πελάτες και προμηθευτές από τις αντίστοιχες λίστες τους.

Για να απενεργοποιήσετε κάτι από μια λίστα, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να ανοίξετε τη λίστα και να κάνετε διπλό κλικ στο στοιχείο. Όταν το QuickBooks ανοίγει το στοιχείο, τον υπάλληλο, τον πελάτη ή τον προμηθευτή που θέλετε να απενεργοποιήσετε, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Item Is Inactive. (Το όνομα του πλαισίου ελέγχου αλλάζει, ανάλογα με το τι προσπαθείτε να απενεργοποιήσετε.) Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK. Το QuickBooks αποκρύπτει αυτό το μέλος από τη λίστα σας. Την επόμενη φορά που θα εμφανίσετε τη λίστα, εμφανίζεται το πλαίσιο Συμπερίληψη ανενεργών.

Για να προβάλετε και να επεξεργαστείτε τα κρυφά μέλη της λίστας σας, απλώς κάντε κλικ στο πλαίσιο Συμπερίληψη ανενεργών. Τυχόν ανενεργά μέλη εμφανίζονται με X εικονίδια δίπλα τους. Εάν θέλετε να επανενεργοποιήσετε ένα μέλος, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να κάνετε κλικ στο εικονίδιο X και το μέλος ενεργοποιείται ξανά.

Το QuickBooks παρακολουθεί τις παραγγελίες αγοράς

Μπορείτε να δημιουργήσετε PO QuickBooks ακόμα κι αν παραγγέλνετε αγαθά μέσω τηλεφώνου ή μέσω του Παγκόσμιου Ιστού — δηλαδή όποτε δεν ζητάτε προϊόντα εγγράφως. Η συμπλήρωση εντολών αγοράς σάς δίνει τη δυνατότητα να καθορίσετε ποια είδη έχετε κατά παραγγελία και πότε θα φτάσουν τα προϊόντα. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να ρωτήσετε το QuickBooks, "Τι υπάρχει στην παραγγελία και πότε θα έρθει, τέλος πάντων;" Ποτέ ξανά δεν θα χρειαστεί να βάλετε το μυαλό σας για να θυμάστε αν έχετε παραγγείλει αυτά τα πράγματα και τα doohickeys.

Και όταν έρθει ο λογαριασμός, θα τον έχετε ήδη αναγράψει στη φόρμα PO. Έχοντας γράψει όλα τα στοιχεία στην PO σας, δεν χρειάζεται να συμπληρώσετε μια καρτέλα Αντικείμενα στην επιταγή σας όταν πληρώνετε τον λογαριασμό. Ή, εάν πληρώνετε λογαριασμούς με τη μέθοδο των πληρωτέων λογαριασμών, δεν χρειάζεται να συμπληρώσετε την καρτέλα Στοιχεία στο παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών. Όταν φτάσουν τα αντικείμενα, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να ενημερώσετε το QuickBooks. τα είδη προστίθενται αμέσως στη λίστα αποθέματός σας.

Χρησιμοποιήστε PO για αντικείμενα που παραγγέλνετε — δηλαδή για αντικείμενα που θα λαμβάνετε και θα πληρώνετε στο μέλλον. Εάν αγοράζετε αντικείμενα από τον πάγκο ή λαμβάνετε αντικείμενα που δεν παραγγείλατε, προφανώς δεν χρειάζεστε PO. Αυτό που πρέπει να κάνετε είναι απλώς να πληρώσετε τον λογαριασμό και να αποθέσετε τα αντικείμενα που μόλις αγοράσατε.