Τρόπος χρέωσης χρόνου με το QuickBooks 2011

Εάν χρησιμοποιείτε το QuickBooks 2011 με μια επιχείρηση παροχής υπηρεσιών, ενδέχεται να πουλήσετε περισσότερες μονάδες χρόνου από ό,τι πραγματοποιείτε υλικά. Για παράδειγμα, ένας δικηγόρος μπορεί να πουλάει ώρες ή μερικές ώρες νομικών συμβουλών. Το QuickBooks παρέχει δύο μεθόδους για την παρακολούθηση του χρόνου που δαπανάται που θα χρεωθεί σε ένα τιμολόγιο ως είδος. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εβδομαδιαίο φύλλο χρόνου ή να χρονομετρήσετε ή να καταγράψετε μεμονωμένες δραστηριότητες κατά τη χρέωση με το QuickBooks.

Χρήση εβδομαδιαίου φύλλου χρόνου

Για να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο εβδομαδιαίου φύλλου χρόνου, επιλέξτε Πελάτες → Εισαγωγή ώρας → Χρήση εβδομαδιαίου φύλλου χρόνου. Για να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο Εβδομαδιαίο φύλλο χρόνου, επιλέξτε τον υπάλληλο ή τον προμηθευτή ή άλλο άτομο που εκτελεί την υπηρεσία από το πλαίσιο Όνομα.

Εάν δεν μπορείτε να επιλέξετε το όνομα ενός ατόμου από το πλαίσιο Όνομα, εισαγάγετε το όνομα του ατόμου στο πλαίσιο και, στη συνέχεια, όταν σας ζητηθεί, πείτε στο QuickBooks σε ποια λίστα (υπάλληλος, προμηθευτής ή άλλα ονόματα) πρέπει να προστεθεί. Αφού προσθέσετε το όνομα του ατόμου που εκτελεί την εργασία, χρησιμοποιήστε τις στήλες του παραθύρου Εβδομαδιαίο φύλλο χρόνου για να περιγράψετε τον πελάτη ή την εργασία για την οποία έχει εκτελεστεί η εργασία.

Χρονομέτρηση μεμονωμένες δραστηριότητες

Εάν θέλετε να καταγράψετε τις δραστηριότητες υπηρεσίας καθώς πραγματοποιούνται, επιλέξτε Πελάτες→ Εισαγωγή ώρας→ Ώρα/Εισαγωγή μεμονωμένης δραστηριότητας. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Time/Enter Single Activity. Συμπληρώστε ή επιλέξτε τις πληροφορίες που χρειάζεστε:

• Για να χρονομετρήσετε ή να καταγράψετε μια μεμονωμένη δραστηριότητα, καταγράψτε την ημερομηνία δραστηριότητας στο πλαίσιο Ημερομηνία.

• Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Όνομα για να προσδιορίσετε το άτομο που εκτελεί την υπηρεσία.

• Στο πλαίσιο Customer:Job, προσδιορίστε τον πελάτη ή την εργασία για την οποία εκτελείται η υπηρεσία.

• Επιλέξτε το κατάλληλο στοιχείο υπηρεσίας από την αναπτυσσόμενη λίστα Στοιχείο υπηρεσίας.

• Επιλέξτε το κατάλληλο στοιχείο μισθοδοσίας από την αναπτυσσόμενη λίστα Στοιχείο μισθοδοσίας.

• Εάν παρακολουθείτε τάξεις, χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Τάξη για να ταξινομήσετε τη δραστηριότητα.

Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου Με χρέωση. Το πλαίσιο ελέγχου Χρεώσιμο εμφανίζεται στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου Time/Enter Single Activity. Επιλέγοντας το πλαίσιο Χρεώσιμη, λέτε στο QuickBooks ότι θα πρέπει να διατηρήσει αυτό το αρχείο μιας χρεώσιμης δραστηριότητας για να συμπεριληφθεί αργότερα σε ένα τιμολόγιο.

Αφού περιγράψετε ή παρέχετε αυτές τις γενικές πληροφορίες σχετικά με την υπηρεσία, έχετε δύο τρόπους για να καταγράψετε τον χρόνο που αφιερώσατε στην υπηρεσία:

• Μη αυτόματη εγγραφή χρόνου: Μπορείτε να καταγράψετε με μη αυτόματο τρόπο τον χρόνο που αφιερώνεται σε μια δραστηριότητα, χρησιμοποιώντας το πλαίσιο Διάρκεια για να εισαγάγετε την ώρα.

• Να καταγράφουν το QuickBooks το χρόνο: Μπορείτε επίσης να βάλετε το QuickBooks να καταγράφει τον χρόνο που αφιερώσατε στη δραστηριότητα. Απλώς κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη στο πλαίσιο Διάρκεια όταν ξεκινάτε τη δραστηριότητα και κάντε κλικ στο κουμπί Διακοπή όταν σταματήσετε τη δραστηριότητα.

Αφού περιγράψετε τη δραστηριότητα που εκτελείτε στο παράθυρο Time/Enter Single Activity, κάντε κλικ στο κουμπί Save & New ή Save & Close για να αποθηκεύσετε τις πληροφορίες δραστηριότητας.

Συμπεριλαμβανομένου του χρεώσιμου χρόνου σε ένα τιμολόγιο

Για να προσθέσετε χρεώσιμο χρόνο και κόστος σε ένα τιμολόγιο, δημιουργήστε το τιμολόγιο με τον συνηθισμένο τρόπο. Αφού προσδιορίσετε τον πελάτη και εάν παρακολουθείτε τον χρόνο ή το κόστος για τον πελάτη, το QuickBooks θα σας ρωτήσει εάν θέλετε να χρεώσετε οποιονδήποτε χρόνο ή κόστος. Εάν δηλώσετε "ναι", το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Επιλογή χρεώσιμου χρόνου και κόστους. Η καρτέλα Χρόνος του παραθύρου διαλόγου Επιλογή χρεώσιμου χρόνου και κόστους εμφανίζει καθεμία από τις φορές που έχετε καταγράψει για έναν πελάτη.