Τρόπος οργάνωσης, εκτύπωσης και εξαγωγής στοιχείων λίστας QuickBooks 2015

Εάν είστε βετεράνος χρήστης του QuickBooks, τότε γνωρίζετε πόσο σημαντικές μπορεί να είναι οι λίστες για την επιχείρησή σας. Έχετε τη δυνατότητα να οργανώσετε και να εκτυπώσετε τις λίστες σας, καθώς και να εξάγετε στοιχεία λίστας σε πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, εάν είναι απαραίτητο.

Οργάνωση λιστών

Για να οργανώσετε μια λίστα, πρέπει να είστε σε λειτουργία ενός χρήστη. Ακολουθούν μερικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να οργανώσετε τη λίστα σας:

• Για να μετακινήσετε ένα στοιχείο και όλα τα υποστοιχεία του: Κάντε κλικ στο διαμάντι δίπλα στο στοιχείο και, στη συνέχεια, σύρετε το στοιχείο πάνω ή κάτω στη λίστα σε μια νέα θέση.

• Για να κάνετε ένα υποστοιχείο δικό του στοιχείο: Κάντε κλικ στο διαμάντι δίπλα στο στοιχείο και, στη συνέχεια, σύρετέ το προς τα αριστερά.

• Για να κάνετε ένα αντικείμενο υποστοιχείο: Μετακινήστε το αντικείμενο έτσι ώστε να βρίσκεται ακριβώς κάτω από το στοιχείο στο οποίο θέλετε να εμπίπτει. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο διαμάντι δίπλα στο αντικείμενο και σύρετέ το προς τα δεξιά.

• Για να αλφαβητίσετε μια λίστα: Κάντε κλικ στο κουμπί Όνομα στο επάνω μέρος του παραθύρου της λίστας. Το QuickBooks αλφαβητοποιεί τη λίστα πελατών, προμηθευτών, λογαριασμών και ούτω καθεξής με σειρά «Α έως Ω» και με αντίστροφη σειρά «Ω προς Α».

Εκτύπωση λιστών

Μπορείτε να εκτυπώσετε λίστες πελατών, προμηθευτών και υπαλλήλων κάνοντας κλικ στο κουμπί Εκτύπωση στο επάνω μέρος της συγκεκριμένης κεντρικής οθόνης για τον τύπο της λίστας που επιλέγετε. Η λίστα είναι μεταξύ των διαθέσιμων επιλογών για εκτύπωση σε μια αναπτυσσόμενη λίστα.

Μπορείτε να εκτυπώσετε μια κανονική λίστα εμφανίζοντας τη λίστα, κάνοντας κλικ στο κουμπί στην κάτω αριστερή γωνία του παραθύρου της λίστας και, στη συνέχεια, επιλέγοντας Εκτύπωση λίστας. Ωστόσο, συχνά ο καλύτερος τρόπος για να εκτυπώσετε μια λίστα είναι να εκτυπώσετε μια αναφορά λίστας.

Μπορείτε να δημιουργήσετε, να προσαρμόσετε και να εκτυπώσετε μια αναφορά λίστας επιλέγοντας Αναφορές→ Λίστα και, στη συνέχεια, επιλέγοντας τη λίστα που θέλετε να εκτυπώσετε. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μία από τις λίγες αναφορές λιστών κάνοντας κλικ στο κουμπί Αναφορές στο παράθυρο λίστας και επιλέγοντας μια αναφορά από το αναδυόμενο μενού.

Κάντε κλικ στο κουμπί Δραστηριότητες σε ένα παράθυρο λίστας για γρήγορη πρόσβαση σε κοινές δραστηριότητες που σχετίζονται με τα στοιχεία αυτής της λίστας. Ή κάντε κλικ στις Αναφορές για γρήγορη πρόσβαση σε κοινές αναφορές που σχετίζονται με τα στοιχεία της λίστας.

Εξαγωγή στοιχείων λίστας στον επεξεργαστή κειμένου σας

Εάν χρησιμοποιείτε το QuickBooks για να αποθηκεύσετε τα ονόματα και τις διευθύνσεις των πελατών, των πωλητών και των υπαλλήλων σας, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αρχείο κειμένου με τα στοιχεία επικοινωνίας για αυτά τα άτομα. Στη συνέχεια, μπορείτε να εξαγάγετε αυτό το αρχείο σε άλλη εφαρμογή, όπως επεξεργαστή κειμένου, για να δημιουργήσετε αναφορές που χρησιμοποιούν αυτές τις πληροφορίες.

Για να εξαγάγετε πληροφορίες λίστας σε αρχείο κειμένου, κάντε κλικ στο κουμπί στην κάτω αριστερή γωνία του παραθύρου της λίστας και επιλέξτε Εκτύπωση λίστας. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Εκτύπωση, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Αρχείο, κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση και, στη συνέχεια, δώστε ένα όνομα αρχείου όταν σας ζητηθεί.

Το μενού Αρχείο εντολή Εκτύπωση φορμών παρέχει επίσης μια εντολή Ετικέτες για τη δημιουργία ετικετών αλληλογραφίας για πελάτες και προμηθευτές. Επίσης, η τελευταία εντολή του μενού Εταιρείας — Προετοιμασία επιστολών με φακέλους — σάς επιτρέπει να προετοιμάζετε γράμματα (και, πριν, φακέλους με διευθύνσεις) από το όνομα και τις πληροφορίες διεύθυνσης από τις λίστες Πελάτη, Προμηθευτή και Υπαλλήλων.