Τρόπος καταγραφής πληρωτέων συναλλαγών λογαριασμών

Στο QuickBooks 2012, έχετε την επιλογή είτε να εργάζεστε με είτε χωρίς λογαριασμό πληρωτέων λογαριασμών. Εάν θέλετε, μπορείτε να καταγράφετε τα έξοδα όταν γράφετε επιταγές. Αυτό σημαίνει ότι για να έχετε μια πλήρη λίστα με όλα τα έξοδά σας, πρέπει να έχετε καταγεγραμμένες επιταγές που πληρώνουν όλα τα έξοδά σας. Αυτή η προσέγγιση λειτουργεί καλά.

Το QuickBooks υποστηρίζει επίσης μια πιο ακριβή προσέγγιση καταγραφής δαπανών. Απαντώντας σε μερικές ερωτήσεις κατά τη διαδικασία ρύθμισης του QuickBooks, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό πληρωτέων λογαριασμών, ο οποίος είναι απλώς ένας λογαριασμός που παρακολουθεί τα ποσά που οφείλετε στους προμηθευτές σας και σε άλλους προμηθευτές.

Πώς να καταγράψετε έναν λογαριασμό

Όταν χρησιμοποιείτε έναν λογαριασμό πληρωτέων λογαριασμών, εισάγετε τους λογαριασμούς που λαμβάνετε από τους προμηθευτές όταν τους λαμβάνετε.

Ο παρακάτω πίνακας δείχνει τον τρόπο καταγραφής αυτής της συναλλαγής. Το Journal Entry 5 χρεώνει αυτόματα έξοδα ειδών γραφείου για 1.000 $ και πιστώνει λογαριασμούς πληρωτέους για 1.000 $. Αυτή είναι η καταχώριση ημερολογίου που θα καταγραφόταν από το QuickBooks εάν αγοράζατε είδη γραφείου αξίας 1.000 $ και στη συνέχεια καταχωρούσατε αυτόν τον λογαριασμό στο σύστημα QuickBooks.

Καταχώριση ημερολογίου 5: Καταγραφή μιας πιστωτικής αγοράς

Πώς να πληρώσετε έναν λογαριασμό

Όταν αργότερα πληρώσετε αυτόν τον λογαριασμό, το QuickBooks καταγράφει την Καταχώριση Ημερολογίου 6. Στο Ημερολόγιο 6, το QuickBooks χρεώνει λογαριασμούς πληρωτέους για 1.000 $ και πιστώνει μετρητά για 1.000 $. Η καθαρή επίδραση στους πληρωτέους λογαριασμούς που συνδυάζουν τόσο την αγορά όσο και την πληρωμή είναι μηδενική.

Αυτό είναι λογικό, σωστά; Η προσέγγιση που εμφανίζεται στις Εγγραφές Ημερολογίου 5 και 6 υπολογίζει το ποσό που οφείλετε σε κάποιον πωλητή ή προμηθευτή ως υποχρέωση, πληρωτέους λογαριασμούς, μόνο όταν οφείλετε τα χρήματα.

Καταχώριση ημερολογίου 6: Καταγραφή της πληρωμής στον προμηθευτή

Όταν καταγράφετε το Journal Entry 6 στο QuickBooks, πρέπει να δώσετε το όνομα του λογαριασμού που χρεώνεται. Το QuickBooks προφανώς γνωρίζει ποιον λογαριασμό να πιστώσει — τον λογαριασμό πληρωτέων λογαριασμών. Ωστόσο, το QuickBooks πρέπει επίσης να γνωρίζει το λογαριασμό εξόδων ή περιουσιακού στοιχείου προς χρέωση.

Το QuickBooks πρέπει να γνωρίζει ποιον λογαριασμό μετρητών να πιστώσει όταν πληρώνετε ένα πληρωτέο ποσό λογαριασμών. Αυτό το προσδιορίζετε όταν γράφετε την επιταγή για την πληρωμή του λογαριασμού.

Ορισμένοι άλλοι δείκτες πληρωτέων λογαριασμών

Ακολουθούν μερικά πρόσθετα σημεία σχετικά με τις Εγγραφές Ημερολογίου 5 και 6:

• Η μέθοδος των πληρωτέων λογαριασμών είναι πιο ακριβής. Η μέθοδος πληρωτέων λογαριασμών, η οποία είναι αυτή που δείχνουν οι Εγγραφές Ημερολογίου 5 και 6, είναι ο καλύτερος τρόπος για να καταγράψετε τους λογαριασμούς σας. Η μέθοδος πληρωτέων λογαριασμών σημαίνει ότι καταγράφετε τα έξοδα όταν πραγματοποιούνται πραγματικά τα έξοδα.

  Όπως ίσως έχετε ήδη καταλάβει, η μέθοδος των πληρωτέων λογαριασμών είναι στην πραγματικότητα η κατοπτρική εικόνα της προσέγγισης των εισπρακτέων λογαριασμών. Το μεγάλο πλεονέκτημα της μεθόδου πληρωτέων λογαριασμών, όπως ίσως καταλαβαίνετε, είναι ότι παρακολουθεί τα ποσά που οφείλετε σε πωλητές και προμηθευτές και αναγνωρίζει τα έξοδα όπως προκύπτουν και όχι όταν τα πληρώνετε (που μπορεί να είναι λίγο αργότερα).

• Δεν είναι κάθε χρέωση για έξοδο. Η καταχώριση ημερολογίου 5 δείχνει τη χρέωση σε λογαριασμό εξόδων ειδών γραφείου. Πολλοί από τους πληρωτέους λογαριασμούς που καταγράφετε είναι ποσά που οφείλονται για έξοδα.

  Ωστόσο, δεν προκύπτει κάθε συναλλαγή πληρωτέων λογαριασμών από την πραγματοποίηση κάποιου κόστους. Μπορεί επίσης να χρειαστεί να καταγράψετε την αγορά ενός περιουσιακού στοιχείου — όπως ένα κομμάτι εξοπλισμού. Σε αυτήν την περίπτωση, η χρέωση δεν πηγαίνει σε λογαριασμό εξόδων αλλά σε λογαριασμό ενεργητικού. Εκτός από αυτή τη μικρή αλλαγή, ωστόσο, η συναλλαγή λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο.

Μπορείτε να μαντέψετε πώς καταγράφεται ένα έξοδο ή μια αγορά παγίου στοιχείου εάν δεν χρησιμοποιείτε λογαριασμό πληρωτέων λογαριασμών; Στην περίπτωση που πληρώσατε 1.000 $ για είδη γραφείου, το QuickBooks χρεώνει τα έξοδα ειδών γραφείου για 1.000 $ και πιστώνει μετρητά για 1.000 $ όταν γράφετε μια επιταγή 1.000 $. Ως μέρος της σύνταξης της επιταγής, προσδιορίζετε ποιο λογαριασμό εξόδων να χρεώσετε.

Εάν αγοράζετε έναν εξοπλισμό 1.000 $, η καταχώριση ημερολογίου φαίνεται και λειτουργεί με τον ίδιο περίπου τρόπο. Όταν καταγράφετε την αγορά, το QuickBooks χρεώνει τον λογαριασμό ενεργητικού για 1.000 $ και πιστώνει μετρητά για 1.000 $. Και πάλι, αυτή η συναλλαγή καταγράφεται όταν γράφετε την επιταγή για να πληρώσετε για το περιουσιακό στοιχείο.