Τρόπος εγγραφής και εκτύπωσης επιταγών από το QuickBooks

Προφανώς, κάθε επιχείρηση γράφει επιταγές για να πληρώσει λογαριασμούς και να πληρώσει τους υπαλλήλους. Το QuickBooks περιλαμβάνει μια εντολή και ένα παράθυρο ειδικά για την καταγραφή και, ενδεχομένως, την εκτύπωση επιταγών.

Για να καταγράψετε ή να εκτυπώσετε επιταγές, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1Επιλέξτε την εντολή Τραπεζική→Εγγραφή επιταγών.

Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Εγγραφή επιταγών, χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Τραπεζικού Λογαριασμού για να επιλέξετε τον σωστό λογαριασμό στον οποίο θα γράψετε μια επιταγή.

2Χρησιμοποιήστε το πεδίο Αρ. (αριθμός ελέγχου) για να προσδιορίσετε τον αριθμό ελέγχου.

Εάν δεν γνωρίζετε ακόμη τον αριθμό επιταγής επειδή δεν έχετε εκτυπώσει την επιταγή, αφήστε κενό το πεδίο Αρ. Στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εκτύπωση αργότερα, το οποίο εμφανίζεται στην καρτέλα Main του παραθύρου Εγγραφή επιταγών.

Όταν επιλέγετε το πλαίσιο ελέγχου Εκτύπωση αργότερα, το QuickBooks εμφανίζει τη φράση Εκτύπωση στο πεδίο Αρ.

3 Χρησιμοποιήστε το πεδίο Ημερομηνία για να καταγράψετε την ημερομηνία που συντάχθηκε ή θα γραφτεί η επιταγή.

Μπορείτε να εισαγάγετε την ημερομηνία ελέγχου σε μορφή μμ/ηη/εεεε. Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε ημερομηνίες ως απλά μμηη ή μ/ηη και το QuickBooks τις μετατρέπει σε μμ/ηη/εεεε. Έτσι, οι 17/3, 0317 και 17/03/2014 είναι όλοι έγκυροι τρόποι εισαγωγής της ίδιας ημερομηνίας, εάν το τρέχον έτος είναι το 2014.

Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί μικρού ημερολογίου που εμφανίζεται στα δεξιά του πεδίου Ημερομηνία. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί ημερολογίου, το QuickBooks εμφανίζει ένα αναδυόμενο ημερολόγιο. Για να επιλέξετε μια ημέρα που εμφανίζεται στο ημερολόγιο, κάντε κλικ στην ημέρα. Το αναδυόμενο ημερολόγιο περιλαμβάνει επίσης ένα ζευγάρι κουμπιά στα οποία μπορείτε να κάνετε κύλιση εμπρός και πίσω στους μήνες.

4Χρησιμοποιήστε το πεδίο Pay to the Order Of για να προσδιορίσετε το άτομο ή την επιχείρηση που πληρώνετε με την επιταγή.

Εάν η επιταγή που καταγράφετε είναι η πρώτη επιταγή που έχετε κάνει ποτέ στον δικαιούχο πληρωμής, πρέπει να πληκτρολογήσετε το όνομα του δικαιούχου πληρωμής στο πεδίο Πληρωμή στην παραγγελία.

Εάν έχετε πληρώσει προηγουμένως τον δικαιούχο πληρωμής, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί βέλους στο δεξιό άκρο του πεδίου Πληρωμή στην παραγγελία. Όταν το κάνετε, το QuickBooks εμφανίζει μια λίστα με προηγούμενους δικαιούχους πληρωμής. Μπορείτε να επιλέξετε έναν δικαιούχο πληρωμής από αυτήν τη λίστα κάνοντας κλικ στο όνομα.

5 Μετακινήστε τον κέρσορα επιλογής στο πεδίο Δολάρια (ή ποσό) και πληκτρολογήστε το ποσό της επιταγής.

Το QuickBooks καταγράφει το ποσό της επιταγής στη γραμμή κάτω από το πεδίο Πληρωμή στην παραγγελία.

6 (Προαιρετικό) Δώστε μια διεύθυνση.

Εάν θέλετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το μπλοκ διευθύνσεων για να δώσετε τη διεύθυνση του δικαιούχου πληρωμής. Σημειώστε ότι το QuickBooks γράφει το όνομα δικαιούχου πληρωμής στην πρώτη γραμμή του μπλοκ διευθύνσεων όταν συμπληρώνετε το πεδίο Πληρωμή στην παραγγελία. Μπορείτε να προσθέσετε τις άλλες γραμμές στο μπλοκ διευθύνσεων με μη αυτόματο τρόπο.

7 (Προαιρετικό) Δώστε μια περιγραφή σημείωσης.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πεδίο Σημείωση για να παρέχετε ή να καταγράψετε πρόσθετες πληροφορίες. Εάν πρόκειται να εκτυπώσετε την επιταγή, για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πεδίο Σημείωση για να προσδιορίσετε τον αριθμό λογαριασμού σας ή τον αριθμό τιμολογίου που πληρώνει η επιταγή.

8 (Προαιρετικό) Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Pay Online στην καρτέλα Σημείωση.

Λοιπόν, ορίστε η συμφωνία: Εάν έχετε πει στην τράπεζά σας ότι θέλετε να κάνετε τις ηλεκτρονικές τραπεζικές συναλλαγές και έχετε ακολουθήσει τις οδηγίες της για τη ρύθμιση, μπορείτε να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Πληρωμή μέσω Διαδικτύου (που εμφανίζεται αφού ρυθμίσετε τη διαδικτυακή τραπεζική). Αυτή η ρύθμιση λέει στο QuickBooks να διαβιβάσει αυτές τις πληροφορίες επιταγής στην τράπεζά σας, μαζί με οδηγίες στην τράπεζα για την πραγματοποίηση της πληρωμής.

9 Διανείμετε το ποσό της επιταγής στους κατάλληλους λογαριασμούς εξόδων ή περιουσιακών στοιχείων.

Εάν η επιταγή πληρώνει για ένα συγκεκριμένο κόστος ή αγοράζει ένα συγκεκριμένο περιουσιακό στοιχείο, κάντε κλικ στην καρτέλα Έξοδα. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τις γραμμές ή τις σειρές της καρτέλας Έξοδα για να προσδιορίσετε τον λογαριασμό και το ποσό που πληρώνει η επιταγή. Εάν κατηγοριοποιήσετε τη δαπάνη ως δαπάνη που πραγματοποιήθηκε για έναν συγκεκριμένο πελάτη ή εργασία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Χρεώσιμο; στήλη για να υποδείξετε εάν αυτό το στοιχείο θα χρεωθεί αργότερα στον πελάτη.

10 Περιγράψτε τα είδη που αγοράζει η επιταγή.

Το σχήμα δείχνει την καρτέλα Items του παραθύρου Write Checks. Χρησιμοποιείτε την καρτέλα Είδη όταν γράφετε μια επιταγή για να αγοράσετε αντικείμενα που εμφανίζονται και περιγράφονται στη λίστα αντικειμένων σας. Για παράδειγμα, εάν γράψετε μια επιταγή 1.000 $ για να αγοράσετε αντικείμενα 1.000 $ 1 για απόθεμα, χρησιμοποιείτε την καρτέλα Είδη. Για να χρησιμοποιήσετε την καρτέλα Αντικείμενα, προσδιορίστε το προϊόν που αγοράζεται εισάγοντας τον κωδικό ή το όνομα του στοιχείου στη στήλη Στοιχείο.

11 Για να εκτυπώσετε μια επιταγή, κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση.

Εναλλακτικά, εάν θέλετε να εκτυπώσετε επιταγές ομαδικά, αφού καταγράψετε την τελευταία επιταγή που θέλετε να εκτυπώσετε, κάντε κλικ στο κάτω βέλος κάτω από το κουμπί Εκτύπωση. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το μενού Εκτύπωση, επιλέξτε την εντολή Print Batch. Το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Επιλογή ελέγχου για εκτύπωση.

Επιλέξτε τις επιταγές που θέλετε να εκτυπώσετε κάνοντας κλικ σε αυτές. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο First Check Number για να προσδιορίσετε τον αριθμό της πρώτης φόρμας ελέγχου που θα χρησιμοποιηθεί για εκτύπωση.

12 Κάντε κλικ στο OK.

Όταν το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Έλεγχοι εκτύπωσης, χρησιμοποιήστε την περιοχή Έλεγχος στυλ για να προσδιορίσετε τον τύπο των φορμών επιταγών στις οποίες εκτυπώνετε. Εάν χρησιμοποιείτε τυπικές επιταγές ή επιταγές τύπου πορτοφολιού, πρέπει επίσης να αναφέρετε τον αριθμό των επιταγών. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση.

13 Αφού περιγράψετε την επιταγή και τους λόγους για τη σύνταξη της επιταγής, κάντε κλικ είτε στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο είτε στο κουμπί Αποθήκευση & Νέο.

Το κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο αποθηκεύει την επιταγή και επίσης κλείνει το παράθυρο Εγγραφή ελέγχων. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Νέα για να αποθηκεύσετε την επιταγή και, στη συνέχεια, εμφανίστε ξανά το παράθυρο Εγγραφή επιταγών, ώστε να μπορείτε να καταγράψετε μια άλλη επιταγή. Εάν δεν θέλετε να αποθηκεύσετε την επιταγή, κάντε κλικ στο κουμπί Εκκαθάριση.