Τι συμβαίνει κατά την εγκατάσταση του QuickBooks 2013;

Αφού εγκαταστήσετε το QuickBooks 2013, εκτελείτε έναν οδηγό στην οθόνη για να ρυθμίσετε τα QuickBooks για τη λογιστική της εταιρείας σας. Έξυπνα, αυτός ο οδηγός στην οθόνη ονομάζεται Ρύθμιση QuickBooks.

Κατά την εκτέλεση του QuickBooks Setup, παρέχετε αρκετές πληροφορίες στο QuickBooks. Πρακτικά, η εγκατάσταση και η εκκαθάριση μετά την εγκατάσταση απαιτούν να έχετε τα εξής:

• Ακριβείς οικονομικές καταστάσεις κατά την ημερομηνία μετατροπής σε QuickBooks

• Αναλυτικά αρχεία των πληρωτέων λογαριασμών, των εισπρακτέων λογαριασμών, του αποθέματος και των παγίων περιουσιακών στοιχείων σας

• Μια πλήρης ή σχεδόν πλήρης λίστα υπαλλήλων, πελατών, πωλητών και ειδών αποθέματος (εάν αγοράζετε και πουλάτε απόθεμα)

Θέλετε να συγκεντρώσετε όλα αυτά τα πράγματα μαζί πριν ξεκινήσετε το QuickBooks Setup επειδή (ανάλογα με τον τρόπο ρύθμισης του QuickBooks) μπορεί να σας ρωτήσουν ως μέρος της εγκατάστασης. Μην προσπαθήσετε να τρέχετε αναζητώντας ένα συγκεκριμένο κομμάτι δεδομένων ενώ εκτελείτε τη ρύθμιση. συλλέξτε αυτά τα δεδομένα εκ των προτέρων. Στη συνέχεια, τοποθετήστε όλα τα απαραίτητα έγγραφα στο γραφείο σας δίπλα στον υπολογιστή σας.

Θα λάβετε πολλές λογιστικές αποφάσεις καθώς περνάτε από την εγκατάσταση του QuickBooks. Για παράδειγμα, μπορεί να σας ζητηθεί να αποφασίσετε εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα πληρωτέων λογαριασμών. Μπορείτε να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε τη ρύθμιση για να πείτε στο QuickBooks εάν θέλετε να στέλνετε μηνιαίες καταστάσεις στους πελάτες.

Μπορεί επίσης να ερωτηθείτε εάν θέλετε να προετοιμάσετε εκτιμήσεις για πελάτες. Και μπορεί να ερωτηθείτε εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μαθήματα για να παρακολουθείτε περαιτέρω το εισόδημα και τις δαπάνες σας.

Σε γενικές γραμμές, όταν σας γίνεται οποιαδήποτε από τις λογιστικές ερωτήσεις, μπορείτε απλώς να αποδεχτείτε την προεπιλεγμένη απάντηση. Ωστόσο, απαιτείται από το νόμο να είστε συνεπείς στη λογιστική σας για φορολογικούς σκοπούς. Εάν θέλετε να αλλάξετε τη λογιστική σας - που τεχνικά ονομάζεται αλλαγή λογιστικής μεθόδου από την Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων αφού έχετε δηλώσει το πρώτο έτος - πρέπει να ζητήσετε άδεια για να κάνετε την αλλαγή από το IRS.

Προσοχή: Η IRS επιμένει να είστε συνεπείς στα λογιστικά σας. Εάν αντιμετωπίζετε συγκεκριμένα στοιχεία εσόδων ή εξόδων με συγκεκριμένο τρόπο, η IRS λέει, "Γεια, φίλε, πρέπει να συνεχίσεις να τα αντιμετωπίζεις με αυτόν τον τρόπο, εκτός και αν λάβεις την άδεια από εμάς να αλλάξεις."

Θα πρέπει να έχετε πρόχειρη τη φορολογική σας δήλωση από το προηγούμενο έτος, επειδή παρέχει πληροφορίες που χρειάζεστε για την εκτέλεση του QuickBooks Setup. Για παράδειγμα, η φορολογική δήλωση του περασμένου έτους παρέχει τον αριθμό φορολογικού μητρώου, το νόμιμο όνομα της επιχείρησής σας και τη λογιστική σας μέθοδο.

Καθώς προχωράτε στη ρύθμιση, εργάζεστε με το QuickBooks για να ρυθμίσετε τις προτιμήσεις του QuickBooks (που καθορίζουν τον τρόπο λειτουργίας του QuickBooks και ποιες λειτουργίες είναι αρχικά διαθέσιμες) και για να δημιουργήσετε ένα λογιστικό σχέδιο και τους τραπεζικούς σας λογαριασμούς.

Το λογιστικό σχέδιο, για να γνωρίζετε, προσδιορίζει τα έσοδα, τα έξοδα, το ενεργητικό, το παθητικό και τους λογαριασμούς ιδίων κεφαλαίων που εμφανίζονται στις οικονομικές σας καταστάσεις.

Αφού ολοκληρώσετε τη ρύθμιση του QuickBooks, είστε σχεδόν έτοιμοι να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το QuickBooks. Στην πραγματικότητα, σε λίγο, θα μπορούσατε (μετά το QuickBooks Setup) να χαλαρώσετε μαζί με τα QuickBooks.

Ένα σημαντικό σημείο διευκρίνισης: Ίσως πιστεύετε ότι θα πρέπει να είστε έτοιμοι για rock and roll μετά την εγκατάσταση του QuickBooks και την εκτέλεση της εγκατάστασης. Ωστόσο, έχετε δύο άλλες εργασίες να ολοκληρώσετε μετά το QuickBooks Setup: να προσδιορίσετε το αρχικό δοκιμαστικό υπόλοιπο και να ολοκληρώσετε τη φόρτωση των βασικών αρχείων κλειδιών σας.

Το δοκιμαστικό υπόλοιπο προσδιορίζει τους αριθμούς εσόδων και εξόδων από το έτος μέχρι την ημερομηνία. και τους αριθμούς του ενεργητικού, του παθητικού και των ιδίων κεφαλαίων του ιδιοκτήτη κατά την ημερομηνία μετατροπής. Τα κύρια αρχεία αποθηκεύουν πληροφορίες που χρησιμοποιείτε επανειλημμένα σχετικά με πελάτες, προμηθευτές, υπαλλήλους και στοιχεία αποθέματος. Για παράδειγμα, το κύριο αρχείο πελάτη αποθηκεύει το όνομα και τη διεύθυνση ενός πελάτη, τον αριθμό τηλεφώνου και το άτομο επικοινωνίας.