Τι κάνει η συμπύκνωση των εταιρικών αρχείων QuickBooks;

Η διαδικασία συμπύκνωσης αρχείων QuickBooks κάνει δύο πράγματα. Η εντολή QuickBooks Condense δημιουργεί ένα μόνιμο αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks. (Αυτό το αντίγραφο ονομάζεται αρχειακό αντίγραφο του αρχείου.) Η διαδικασία συμπύκνωσης αρχείων κάνει επίσης το αρχείο δεδομένων μικρότερο συνοψίζοντας πολλές παλιές κλειστές, λεπτομερείς συναλλαγές που χρησιμοποιούν εγγραφές ημερολογίου τεράτων.

Ένα αρχειακό αντίγραφο του αρχείου της εταιρείας ισοδυναμεί με ένα στιγμιότυπο του αρχείου της εταιρείας όπως υπήρχε σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή. Εάν κάποιος αργότερα έχει μια ερώτηση - ίσως ο λογιστής σας ή ένας ομοσπονδιακός ή κρατικός ελεγκτής - μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων για να δείξετε πώς ήταν το αρχείο της εταιρείας σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή.

Δείτε τι κάνει συνήθως το QuickBooks κατά τη διάρκεια της διαδικασίας:

• Αποθηκεύει ένα αντίγραφο αρχειοθέτησης των αρχείων της εταιρείας σας: Όταν συμπυκνώνετε το εταιρικό αρχείο QuickBooks, το QuickBooks αποθηκεύει ένα αρχειακό αντίγραφο αυτού του αρχείου.
• Αφαιρεί κλειστές συναλλαγές: Ως μέρος της διαδικασίας συμπύκνωσης, το QuickBooks σάς δίνει την ευκαιρία να αφαιρέσετε παλιές, κλειστές συναλλαγές από την τρέχουσα, λειτουργική έκδοση του εταιρικού αρχείου QuickBooks. Να θυμάστε ότι η αρχειοθέτηση δημιουργεί ένα αρχειακό αντίγραφο του εταιρικού αρχείου QuickBooks. Ωστόσο, εξακολουθείτε να έχετε την λειτουργική έκδοση του εταιρικού αρχείου QuickBooks και είναι αυτή η τρέχουσα, λειτουργική έκδοση του εταιρικού αρχείου QuickBooks που καθαρίζεται ή συμπυκνώνεται με την κατάργηση παλιών, κλειστών συναλλαγών.

Οι κλειστές συναλλαγές είναι συναλλαγές που το QuickBooks δεν χρειάζεται πλέον να παρακολουθεί λεπτομερώς. Ένα παλιό τιμολόγιο πελάτη — αφού εξοφληθεί — είναι μια κλειστή συναλλαγή. Μια παλιά επιταγή που γράφτηκε σε κάποιον πωλητή - αφού εκκαθαριστεί από την τράπεζα - είναι μια κλειστή συναλλαγή.

• Συνοψίζει τις κλειστές συναλλαγές: Επειδή οι παλιές, κλειστές συναλλαγές καταργούνται από το αρχείο δεδομένων QuickBooks, η συμπύκνωση δημιουργεί συνήθως συνοπτικές μηνιαίες εγγραφές ημερολογίου για τις παλιές, κλειστές συναλλαγές και τοποθετεί αυτές τις συνοπτικές συναλλαγές στην τρέχουσα, λειτουργική έκδοση του αρχείου δεδομένων QuickBooks. Αυτές οι συνοπτικές μηνιαίες εγγραφές ημερολογίου σας επιτρέπουν να συνεχίσετε να συντάσσετε μηνιαίες οικονομικές καταστάσεις. Παρόλο που η αρχειοθέτηση καταργεί όλες τις παλιές, κλειστές συναλλαγές, ας πούμε, από τον Ιανουάριο του 2020, μπορείτε να δημιουργήσετε οικονομικές καταστάσεις για τον Ιανουάριο του 2020 το 2021. Για τη δημιουργία μηνιαίων οικονομικών καταστάσεων για τον Ιανουάριο του 2020, το QuickBooks χρησιμοποιεί τις συνοπτικές μηνιαίες εγγραφές ημερολογίου.
• Διαγράφει τη διαδρομή ελέγχου: Το QuickBooks διατηρεί μια διαδρομή ελέγχου που δείχνει ποιος εισήγαγε ποιες συναλλαγές. Ένα σχεδόν κρυφό αποτέλεσμα της εκκαθάρισης των αρχείων δεδομένων QuickBooks αφορά τη διαδρομή ελέγχου. Εάν καθαρίσετε ένα εταιρικό αρχείο και υποδείξετε ότι το εταιρικό αρχείο πρέπει να συμπυκνωθεί, το QuickBooks διαγράφει τη διαδρομή ελέγχου πριν από την ημερομηνία "καταργημένες κλειστές συναλλαγές κατά ή πριν". Με άλλα λόγια, για τη χρονική περίοδο κατά την οποία το QuickBooks αφαιρεί παλιές, κλειστές συναλλαγές, αφαιρεί επίσης τη διαδρομή ελέγχου αυτών των συναλλαγών.

Η διαδικασία συμπυκνωμένου αρχείου συνήθως σημαίνει τη δημιουργία ενός αντιγράφου του αρχείου δεδομένων QuickBooks που τοποθετείτε κάπου και στη συνέχεια τη δημιουργία μιας μειωμένης έκδοσης του αρχείου της εταιρείας εργασίας. Ωστόσο, η εντολή που χρησιμοποιείτε για τη συμπύκνωση του εταιρικού αρχείου QuickBooks σας επιτρέπει επίσης να δημιουργήσετε σχεδόν άδεια εταιρικά αρχεία. Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν χρειάζεται ποτέ να χρησιμοποιήσουν αυτήν την επιλογή. Μπορώ να σκεφτώ μόνο μία κατηγορία χρηστών QuickBooks που μπορεί να θέλουν να δημιουργήσουν σχεδόν άδεια εταιρικά αρχεία: CPA και σύμβουλοι (που θέλουν να επαναχρησιμοποιήσουν ένα εταιρικό αρχείο για άλλη επιχειρηματική μονάδα ή πελάτη) μπορεί να θέλουν να χρησιμοποιήσουν αυτήν την εντολή για να δημιουργήσουν αρχεία δεδομένων εταιρείας που έχουν ήδη ρυθμίσει πολλές από τις λίστες. Δεν μπαίνω σε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τη δημιουργία ενός σχεδόν άδειου εταιρικού αρχείου χρησιμοποιώντας την εντολή αρχειοθέτησης, αλλά θα πρέπει να γνωρίζετε ότι υπάρχει.

Βασικά στοιχεία καθαρισμού

Όταν καταλάβετε τι είναι η αρχειοθέτηση, η διαδικασία είναι αρκετά απλή. Για να συμπυκνώσετε το εταιρικό αρχείο QuickBooks, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Αρχείο→Βοηθητικά προγράμματα→Συμπύκνωση δεδομένων.

Το QuickBooks εμφανίζει το πρώτο παράθυρο διαλόγου Condense Data, που εμφανίζεται.

Το παράθυρο διαλόγου Συμπύκνωση του αρχείου της εταιρείας σας

2. Επιλέξτε το κουμπί επιλογής με τίτλο Κατάργηση των συναλλαγών που επιλέγετε από το εταιρικό σας αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο.

Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Condense Data.

3. Επιλέξτε το κουμπί επιλογής Συναλλαγές πριν από μια συγκεκριμένη ημερομηνία.

Αυτή η επιλογή (εμφανίζεται εδώ) λέει στο QuickBooks ότι θέλετε να κάνετε δύο πράγματα: να δημιουργήσετε ένα αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks και να σβήσετε το λειτουργικό αρχείο της εταιρείας ώστε να μην είναι τόσο μεγάλο. Το QuickBooks μειώνει το μέγεθος της λειτουργικής έκδοσης του αρχείου δεδομένων της εταιρείας καταργώντας παλιές, κλειστές συναλλαγές, εάν επιλέξετε στο Βήμα 2 να καταργήσετε τις συναλλαγές.

Το παράθυρο διαλόγου Condense Data

4. Καθορίστε την ημερομηνία κατάργησης συναλλαγών πριν.

Για να καθορίσετε την ημερομηνία πριν από την οποία θα πρέπει να αφαιρεθούν οι κλειστές συναλλαγές, εισαγάγετε την ημερομηνία στο πλαίσιο ημερομηνίας. Εάν θέλετε να συμπυκνώσετε το αρχείο καταργώντας συναλλαγές στις ή πριν από τις 31 Δεκεμβρίου 2020, για παράδειγμα, εισαγάγετε την 1/1/2021 στο πλαίσιο ημερομηνίας. Ωστόσο, δεν χρειάζεται να αισθάνεστε καταναγκαστικοί για την αφαίρεση ενός σωρού κλειστών συναλλαγών. Καταργείτε τις κλειστές συναλλαγές μόνο εάν το εταιρικό σας αρχείο QuickBooks γίνεται πολύ μεγάλο. Μπορείτε εύκολα να εργαστείτε με ένα εταιρικό αρχείο QuickBooks που είναι 25MB, 50MB ή ακόμα και 100MB (megabyte).

Αν και συνήθως, συμπυκνώνετε ένα αρχείο QuickBooks αφαιρώντας παλιές, κλειστές συναλλαγές, η εντολή Condense δημιουργεί επίσης αρχεία χωρίς συναλλαγές και αρχεία μόνο με ένα καθορισμένο εύρος δεδομένων συναλλαγών. Για να δημιουργήσετε ένα αρχείο που περιέχει λίστες και προτιμήσεις αλλά όχι συναλλαγές, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Όλες οι συναλλαγές. Παρεμπιπτόντως, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Όλες οι συναλλαγές για να δημιουργήσετε ένα σχεδόν άδειο αρχείο που θα μπορούσατε να επαναχρησιμοποιήσετε (όπως για εκπαίδευση). Για να δημιουργήσετε ένα αρχείο QuickBooks που περιέχει ένα καθορισμένο εύρος συναλλαγών, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Συναλλαγές εκτός εύρους ημερομηνιών και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τις ημερομηνίες που κλείνουν το εύρος στα πλαίσια Πριν και Μετά.

5. Κάντε κλικ στο Επόμενο όταν ολοκληρώσετε τον καθορισμό των συναλλαγών που πρέπει να καταργήσει το QuickBooks.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Condense Data που εμφανίζεται.

Το τρίτο παράθυρο διαλόγου Condense Data

6. Καθορίστε πώς πρέπει να συνοψίζονται οι συναλλαγές.

Εάν θέλετε να συνοψίσετε ιστορικές συναλλαγές, το QuickBooks χρησιμοποιεί ένα τρίτο παράθυρο διαλόγου Condense Data για να ρωτήσει πώς θα πρέπει να συνοψίζει τα ιστορικά δεδομένα: με μία μόνο καταχώριση ημερολογίου σύνοψης, με μηνιαίες συνοπτικές εγγραφές ημερολογίου ή καθόλου περίληψη. Επιλέξτε το κουμπί επιλογής που αντιστοιχεί στην προσέγγιση σύνοψης που θέλετε. (Συνήθως, επιλέγετε τη δεύτερη επιλογή — το QuickBooks να δημιουργεί μηνιαίες συνοπτικές εγγραφές ημερολογίου — έτσι ώστε να μπορείτε να δημιουργήσετε σημαντικές συγκριτικές μηνιαίες αναφορές.)

7. Κάντε κλικ στο Επόμενο όταν ολοκληρώσετε τον καθορισμό του τρόπου με τον οποίο το QuickBooks θα συνοψίζει τις συναλλαγές.

Το QuickBooks εμφανίζει το τέταρτο πλαίσιο διαλόγου Condense Data, όπως φαίνεται.

Το τέταρτο παράθυρο διαλόγου Condense Data

8. Καθορίστε τον τρόπο συμπύκνωσης των συναλλαγών αποθέματος και κάντε κλικ στο Επόμενο.

Εάν το αρχείο QuickBooks περιλαμβάνει συναλλαγές αποθέματος, το QuickBooks συνιστά να αφαιρέσετε παλιές συναλλαγές αποθέματος. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το τέταρτο πλαίσιο διαλόγου Συμπύκνωσης δεδομένων, μπορείτε να πείτε στο QuickBooks να κάνει ακριβώς αυτό επιλέγοντας το κουμπί επιλογής Σύνοψη συναλλαγών αποθέματος (Συνιστάται). (Εάν δεν θέλετε να καταργήσετε παλιές συναλλαγές, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Διατήρηση λεπτομερειών συναλλαγών αποθέματος.)

Όταν κάνετε κλικ στο Επόμενο, συνεχίζετε στο πέμπτο πλαίσιο διαλόγου Συμπύκνωσης δεδομένων (δεν εμφανίζεται), το οποίο ρωτά ποιες συναλλαγές πρέπει να θεωρηθούν ότι έχουν κλείσει.

9. Καθορίστε ποιες συναλλαγές πρέπει να καταργηθούν και κάντε κλικ στο Επόμενο.

Το QuickBooks ζητά περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το τι ακριβώς αποτελεί μια κλειστή ή παλιά συναλλαγή που πρέπει να καταργηθεί. Επιλέγετε τα πλαίσια ελέγχου για να υποδείξετε εάν οι συναλλαγές πριν από την ημερομηνία αφαίρεσης θα πρέπει να καταργηθούν ακόμη και αν δεν είναι καθαρές, επισημαίνονται ως προς εκτύπωση, επισημαίνονται ως προς αποστολή κ.λπ.

Όταν κάνετε κλικ στο Επόμενο, μεταβαίνετε στο έκτο πλαίσιο διαλόγου Συμπύκνωση δεδομένων.

Το έκτο παράθυρο διαλόγου Condense Data

10. Καθορίστε οποιαδήποτε εκκαθάριση λίστας που πρέπει να πραγματοποιηθεί και κάντε κλικ στο Επόμενο.

Χρησιμοποιήστε το έκτο παράθυρο διαλόγου Condense Data για να πείτε στο QuickBooks ότι εκτός από την κατάργηση παλιών κλειστών συναλλαγών, θα πρέπει να καθαρίσει ορισμένες από τις λίστες. Μπορείτε να επιλέξετε πλαίσια ελέγχου που λένε στο QuickBooks να αφαιρεί αχρησιμοποίητους λογαριασμούς, αχρησιμοποίητους πελάτες, μη χρησιμοποιημένους προμηθευτές κ.λπ. Καθαρίζοντας τη λίστα σας μέσω της κατάργησης των αχρησιμοποίητων στοιχείων της λίστας, όχι μόνο μειώνετε το μέγεθος του αρχείου της εταιρείας, αλλά και διευκολύνετε τους χρήστες να εργαστούν με τη λίστα.

Όταν κάνετε κλικ στο Επόμενο, το QuickBooks εμφανίζει το έβδομο παράθυρο διαλόγου Συμπύκνωση δεδομένων, όπως φαίνεται εδώ. Το πλαίσιο διαλόγου σάς ενημερώνει ότι η διαδικασία αρχειοθέτησης ξεκινά με το QuickBooks να δημιουργεί ένα αντίγραφο του αρχείου δεδομένων και ότι η λειτουργία συμπύκνωσης μπορεί να διαρκέσει αρκετά λεπτά ή και αρκετές ώρες για να ολοκληρωθεί.

Το έβδομο και τελευταίο πλαίσιο διαλόγου Συμπύκνωση δεδομένων

11. Κάντε κλικ στο Begin Condense.

Το QuickBooks ξεκινά τη διαδικασία συμπύκνωσης του αρχείου δεδομένων.

12. Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων όταν σας ζητηθεί.

Στην αρχή της διαδικασίας συμπύκνωσης, το QuickBooks σάς ζητά να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του εταιρικού αρχείου QuickBooks. Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του εταιρικού αρχείου QuickBooks ως μέρος μιας λειτουργίας συμπύκνωσης λειτουργεί το ίδιο με τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του εταιρικού αρχείου QuickBooks οποιαδήποτε άλλη στιγμή. Εάν έχετε ερωτήσεις σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας του εταιρικού αρχείου QuickBooks, ανατρέξτε στα «Βασικά στοιχεία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας» νωρίτερα σε αυτό το κεφάλαιο.

Αφού δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του εταιρικού αρχείου QuickBooks, το QuickBooks αποθηκεύει ένα αρχειακό αντίγραφο του εταιρικού αρχείου και στη συνέχεια καθαρίζει την έκδοση εργασίας του εταιρικού αρχείου σύμφωνα με τις οδηγίες σας. Και πάλι, όπως σημειώθηκε στα προηγούμενα βήματα, η διαδικασία εκκαθάρισης μπορεί να διαρκέσει μόνο λίγα λεπτά ή μπορεί να διαρκέσει αρκετές ώρες εάν το αρχείο σας είναι πολύ μεγάλο.

Μερικές στρατηγικές καθαρισμού και αρχειοθέτησης

Το να αποφασίσετε πότε και πώς θέλετε να καθαρίσετε ή να αρχειοθετήσετε το εταιρικό σας αρχείο QuickBooks είναι κυρίως θέμα κοινής λογικής. Η πρώτη σας σκέψη θα πρέπει να είναι αν χρειάζεται να συμπυκνώσετε καθόλου το αρχείο της εταιρείας. Εάν το QuickBooks εξακολουθεί να λειτουργεί με λογική ταχύτητα, εάν δεν τρελαίνεστε λόγω πολλών αχρησιμοποίητων στοιχείων σε λίστες ή εάν το αρχείο δεδομένων δεν έχει μεγαλώσει τρομερά (μεγαλύτερο από 100 MB περίπου), ίσως να μην χρειαστεί να συνοψίζω. Σε πολλές περιπτώσεις, δεν επιτυγχάνετε κανένα όφελος με τον καθαρισμό. Και με το να μην καθαρίζετε, έχετε ακόμα πλήρη, λεπτομερή οικονομικά αρχεία στα χέρια σας.

Ο τεχνικός μου συντάκτης θέλει να επισημάνω κάτι εδώ: Σημειώνει ότι η εκτέλεση μιας λειτουργίας καθαρισμού δεν μειώνει απαραίτητα το μέγεθος του αρχείου δεδομένων QuickBooks όσο το δυνατόν περισσότερο. Λέει, επομένως, ότι εάν πρέπει πραγματικά να έχετε ένα μικρότερο αρχείο δεδομένων, θα πρέπει πρώτα να εκτελέσετε μια λειτουργία εκκαθάρισης και στη συνέχεια να αποθηκεύσετε και να επαναφέρετε ένα φορητό αρχείο δεδομένων QuickBooks.

Ακολουθεί μια άλλη κοινή λογική για τον καθαρισμό και την αρχειοθέτηση των εταιρικών αρχείων QuickBooks: Θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks. Στην πραγματικότητα, σας συνιστώ να δημιουργήσετε ένα αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks στο τέλος του έτους, αφού εσείς ή η CPA σας κάνετε τις τελικές προσαρμογές για το έτος. Είναι καλή ιδέα να δημιουργήσετε ένα αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks που χρησιμοποιείται για την προετοιμασία της φορολογικής σας δήλωσης και τυχόν οικονομικών καταστάσεων, επειδή μπορείτε πάντα αργότερα να εξηγήσετε κάποιο αριθμό σε μια φορολογική δήλωση ή οικονομική κατάσταση κοιτάζοντας το αρχειακό αντίγραφο των δεδομένων αρχείο.

Ένα από τα προβλήματα με τη χρήση του QuickBooks είναι ότι οι άνθρωποι μπορούν να αλλάξουν σκόπιμα ή ακούσια παλιές συναλλαγές. Αυτό σημαίνει, δυστυχώς, ότι κάποιος μπορεί να αλλάξει συναλλαγές σε ένα αρχείο δεδομένων QuickBooks ένα προηγούμενο έτος. Όταν συμβεί αυτή η αλλαγή, κάποιος που κοιτάζει αργότερα το αρχείο δεδομένων QuickBooks ενδέχεται να μην μπορεί να εξηγήσει έναν αριθμό σε μια φορολογική δήλωση ή μια οικονομική κατάσταση. Εάν κάποιος επιστρέψει για να αλλάξει μια συναλλαγή σε προηγούμενο έτος και αυτή η συναλλαγή χρησιμοποιείται για τον υπολογισμό των συνολικών εσόδων για το έτος, δεν μπορείτε πλέον να χρησιμοποιείτε τα δεδομένα QuickBooks για να εξηγήσετε τους αριθμούς στη φορολογική σας δήλωση και τις οικονομικές καταστάσεις σας για τα συνολικά έσοδα. Αυτό είναι λογικό, σωστά;

Ευτυχώς, έχοντας ένα αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks — το αρχείο δεδομένων QuickBooks που παρείχε αριθμούς στη φορολογική σας δήλωση και στις οικονομικές καταστάσεις — μπορείτε πάντα να δείτε ποιες συναλλαγές QuickBooks υποστηρίζουν έναν συγκεκριμένο αριθμό φορολογικής δήλωσης ή αριθμό οικονομικής κατάστασης. Εάν εξακολουθείτε να έχετε σύγχυση σχετικά με αυτό το σημείο - και είναι λίγο δύσκολο - ρωτήστε τον φορολογικό σας σύμβουλο ή τον CPA σας για το πρόβλημα. Αυτός ή αυτή μπορεί να σας εξηγήσει τον κίνδυνο αλλαγής στα δεδομένα του QuickBooks που έχουν χρησιμοποιηθεί για την προετοιμασία μιας δήλωσης ή μιας οικονομικής κατάστασης μετά την προετοιμασία αυτής της δήλωσης ή μετά τη δημοσίευση και διανομή αυτών των οικονομικών καταστάσεων.